Hvor vellykkede hendelsesplanleggere forblir organisert

Enten du er en bedriftsarrangementsplanlegger eller en administrativ person, krever det grunnleggende om hendelsesplanlegging at du har sterke organisatoriske, kommunikasjons- og dokumentasjonsferdigheter. Uansett erfaringsnivå, kan til og med en gjestfrihetsentusiast sette på et fantastisk forretningsarrangement med litt kreativitet og mye organisasjon underveis. Men når det gjelder planlegging av arrangementer, spesielt for travle arrangementplanleggere med mer enn ett arrangement på bøkene sine, kan det være en større hindring å holde seg organisert.

Hvordan hendelsesplanleggere forblir organisert

Organisasjon er en av de mange nøklene til suksess for de fleste arrangementplanleggere. Ikke bare kan det å mestre organisatoriske ferdigheter føre til mindre stress, men det kan også forbedre kreativiteten din som en hendelsesplanlegger som lar deg se det større bildet og tenke utenfor boksen og vite at du har et fast håndtak på detaljene. Her er noen måter som vellykkede hendelsesplanleggere holder seg organisert.

Lag hendelsesbindere

Å lage bindemidler for arrangement og arrangementplanlegging er sannsynligvis den mest effektive måten å holde seg organisert for planleggingsseminarer, konferanser, intern trening, utøvende møter og alle typer arrangementer. Mens mange hendelsesplanleggere flytter til mer elektroniske og digitale organisasjonsverktøy, kan fysiske permer tjene som stedet for det viktigste arrangementet og programopplysningene. Å holde harde kopier av visse dokumenter, notater og andre detaljer kan være en livredder i løpet av en begivenhets liv.

Ideelt sett skal hver hendelse og/eller program ha sitt eget bindemiddel. Avhengig av kompleksiteten i hendelsen din, kan bindemidlet ditt inkludere flere seksjoner, inkludert:

• Reiserute/agenda
• Nøkkelkontakter
• Deltakere
• Kommunikasjon
• Kontrakter
• Bankettbestillinger
• Underholdning
• Losji/romliste
• Ankomster/avganger
• Aktiviteter
• Gaver
• Budsjett
• Diverse

Med planleggingsplanleggingen din, bindemiddel oppdatert regelmessig, vil du enkelt dele informasjon med dine interne kolleger og klienter, selv om de ikke gir deg mye tid til å forberede deg.

Bruk programvare for planlegging av arrangementer eller lagring av online dokument

Mens hendelsesbindemidlene dine skal inkludere alle de viktigste detaljene i hver hendelse i papirkopi, bør resten av referansesnotene, ideene og korrespondansen også holdes organisert og sammen. I dag bruker mange arrangementplanleggere programvare for planlegging og styring av arrangementer, men mange flere ønsker å lagre alternativer for fillagring for å holde organisert.

Online verktøy som Google Drive og Dropbox kan gi et organisert sted for alle slags elektroniske dokumenter fra regneark til fakturaer. Disse verktøyene lar deg laste opp, lagre og organisere dokumenter i online filer og mapper der de lett kan nås fra hvor som helst. Du kan åpne dokumenter på den bærbare datamaskinen, smarttelefonen eller nettbrettet. Du kan også enkelt legge ved filene til e -post eller dele dokumentet med kolleger, leverandører og klienter. Det kan være den perfekte organisasjonsløsningen for hendelsesplanleggere som alltid er på farten.

Den organisatoriske bunnlinjen

Til slutt, hvordan du organiserer dokumenter, notater og korrespondanse er opp til deg. Hver hendelsesplanlegger har et annet system som fungerer for dem og deres arrangementer. Den viktigste faktoren bør alltid være tilgjengelighet og beredskap for informasjon. Så sørg for at hvilket system du bruker, kan du raskt og enkelt finne informasjonen du leter etter.