Hvordan svare på telefonen profesjonelt på din virksomhet

Alle på bedriften din trenger å vite hvordan du skal svare på telefonen profesjonelt, ikke bare resepsjonisten eller kunderepresentanten. Du vet aldri når personen som skal svare på telefonen ikke vil være i stand til det, og noen andre vil gå inn og hente den (spesielt hvis du driver hjemmevirksomhet). Selv i disse dager med teksting og e -post, er telefonen fremdeles de fleste virksomhetens primære kontaktpunkt med kunder, og måten bedriftens telefon blir besvart på, vil danne kundens førsteinntrykk av virksomheten din. Hvis personen som svarer på samtalen er uprofesjonell, kan det også være at kundens siste inntrykk også! Slik svarer du på telefonen ordentlig og vinner virksomheten i stedet for å miste den.

Hvordan svare på telefontipsene

1. Svar på alle innkommende telefonsamtaler før den tredje ringen.
2. Når du svarer på telefonen, må du være varm, entusiastisk og profesjonell. Stemmen din på telefonen er noen ganger det eneste inntrykket av selskapet ditt en innringer vil få.
3. Når du svarer på telefonen, velkommen innringere høflig og identifiser deg selv og organisasjonen din umiddelbart. Si for eksempel "God morgen. Cypress Technologies. Susan snakker. Hvordan kan jeg hjelpe deg?"Ikke bare si" hei ". Ingen skal noen gang måtte spørre om de har nådd slik og en slik virksomhet.
4. Enunciate tydelig, hold stemmevolumet moderat, og snakk sakte og tydelig når du svarer på telefonen slik at du ringer kan forstå deg lett.
5. Kontroller språket ditt når du svarer på telefonen. Ikke bruk slang eller buzzwords. I stedet for å si "OK", eller "ikke noe problem", for eksempel, si "absolutt", "veldig bra", eller "greit". Hvis du er en person som bruker fyllstoffer når du snakker, for eksempel "uh he", "um", eller uttrykk som "like" eller "du vet", trene deg nøye for ikke å bruke disse når du snakker i telefonen. (Lær mer om taleproblemet med å bruke fyllstoffer og hvordan du løser problemet.)
6. Tren stemmen og ordforrådet til å være positiv når du svarer på telefon, selv på en "ned" dag. Et positivt ordforråd er et som fokuserer på å hjelpe kunden. For eksempel, i stedet for å si "Jeg vet ikke", si "La meg finne ut av det for deg.""
7. Når du svarer på telefonen, kan du ta telefonmeldinger helt og nøyaktig. Hvis det er noe du ikke forstår eller ikke kan stave, for eksempel en persons etternavn, kan du be den som ringer om å gjenta det eller stave det for deg. Forsikre deg om at meldingen kommer til den tiltenkte mottakeren.
8. Hvis folk har måttet legge igjen meldinger, kan du svare på alle telefonsamtalene dine innen en virkedag. Jeg kan ikke understreke denne nok. Husk den tidlige fuglen? Den tidlige innringeren kan få kontrakten, salget, problemet løst ... og forsterke det gunstige inntrykket av virksomheten din som du vil sirkulere. Få ting irriterer innringere som prøver å nå virksomheten din mer enn ikke -tilbakeførte samtaler.
9. Spør alltid den som ringer om det er greit å sette henne på vent når du svarer på telefonen, og ikke la folk være på vent. Gi innringere på vent med fremdriftsrapporter hvert 30. til 45 sekund. Tilby dem valg om mulig, for eksempel "den linjen er fremdeles opptatt. Vil du fortsette å holde eller skal jeg ha ________ å ringe deg tilbake?""
10. Ikke bruk en høyttalertelefon med mindre absolutt nødvendig. Høyttalertelefoner gir den som ringer inntrykk av at du ikke konsentrerer deg helt om samtalen hans, og får ham til å tenke at samtalen hans ikke er privat. Den eneste tiden å bruke en høyttalertelefon er når du trenger mer enn én person å være i samtalen på slutten. Spør den som ringer om du kan legge dem på høyttalertelefonen før du gjør det.
11. Hvis du bruker telefonsvarer eller en telefonsvarer for å svare på samtaler når du ikke kan, må du sørge for at du har en profesjonell melding spilt inn, som gjør det samme som tips nr. 3, og gir innringere all annen relevant informasjon før det registrerer meldingene deres. Oppdater talemeldingen din etter behov. For eksempel, hvis virksomheten din skal være stengt for en ferie, kan du oppdatere talemeldingen din for å si det og si når virksomheten din vil åpne igjen.
12. Tren alle andre som kan svare på telefonen for å svare på samme måte, inkludert andre familiemedlemmer hvis du driver en hjemmebasert virksomhet. Sjekk hvordan virksomhetens telefon blir besvart ved å ringe inn og se om telefonen blir besvart på en profesjonell måte. Hvis de ikke består testen, kan du gå over denne "Hvordan svare på telefonen" -listen med dem for å sikre at alle på bedriften din vet hvordan du skal svare på telefonsamtaler ordentlig.

Se også:

Tips for tidsstyring for innkommende telefonsamtaler

8 regler for god kundeservice

10 måter å få positivt jungeltelegrafen for din virksomhet på

10 Lavprismåter å markedsføre virksomheten din på