Hvordan bli en begivenhetsplanlegger

Å være en begivenhetsplanlegger handler ikke om å kaste fester; Det handler om å lage programmer som adresserer formålet, meldingen eller inntrykk av at klienten din prøver å kommunisere.

Arrangementsplanleggere jobber lange timer for å organisere og utføre detaljene i praktisk talt hvert møteformat, inkludert private seminarer, offentlige konferanser, bransjeshow, ansattes retreater og mer.

Arrangementsplanleggingsbransjen

En studie fra 2018 av Events Industry Council rapporterte at globale forretningsarrangementer genererte mer enn $ 1 billioner av direkte utgifter, og støttet 10.3 millioner jobber globalt. USA ledet verden i total begivenhetsresultat, etterfulgt av Kina og Tyskland.

U.S. Bureau of Labor Statistics definerer tre primære kategorier av profesjonell planlegging: for møter, konvensjoner og hendelser. I 2018 var medianlønnen for hver type planlegger $ 49.370 per år.De spesifikke pliktene som kreves vil variere avhengig av den spesifikke bransjen, men alle planleggere vil vanligvis være ansvarlige for følgende oppgaver:

• Møt med klienter for å forstå hvorfor de holder et møte eller et arrangement
• Planlegg detaljene i arrangementet, inkludert tid, beliggenhet og kostnad
• Be om bud fra arenaer, catering og andre tjenesteleverandører
• Besøk arenaer for å sikre brukbarheten og at de oppfyller kravene
• Koordinere rom, meny, produktgaver, transport og andre tjenester
• Føre tilsyn med alle aktiviteter for å sikre at alle er fornøyde
• Gjennomgå regninger, fakturaer og godkjenne betalinger

"Arrangementsplanleggere [spesifikt] vil koordinere feiringer som merkedager, gjenforeninger og andre store sosiale arrangementer, samt bedriftsarrangementer, inkludert produktlanseringer, galas og prisutviklingsseremonier.Det er også ideelle organisasjoner som planlegger store arrangementer med mål om å skaffe donasjoner til en veldedighets- eller advokatorganisasjon. Arrangementer kan omfatte banketter, veldedighetsløp og matstasjoner.""

Ferdigheter for planlegging av arrangementer

For å lykkes, må hendelsesplanleggere ha en rekke ferdigheter. Fremst skal de utmerke seg med verbal og skriftlig kommunikasjon og har eksepsjonell organisering og tidsstyringsevner. Det er også viktig for dem å ha prosjektledelseserfaring og kunne multitask. 

Selvstartere som jobber bra med et team og kan forbli rolig og personable under press, har også en tendens til å utmerke seg som hendelsesplanleggere. Forhandlings-, budsjett- og personalstyringsferdigheter er nødvendige, i tillegg til å kunne samhandle med alle ledelsesnivåer. Vellykkede arrangementplanleggere har utviklet følsomhet når det gjelder utvalg av spillested, catering, produksjon, underholdning, gaver, transport, losji og konferansetjenester.

Nødvendig grad

De som forfølger en karriere innen planlegging av arrangementer, kommer fra en rekke yrker og akademisk bakgrunn. Mange arbeidsgivere foretrekker en bachelorgrad i gjestfrihetsledelse, forretningsadministrasjon, markedsføring, PR eller kommunikasjon. Imidlertid begynner mange planleggere i andre yrker eller inngår gjennom administrative roller som inkluderer møteplanleggingsansvar.

Hvis du ønsker å øke kvalifikasjonene dine, kan du vurdere å ta den sertifiserte møtesignal (CMP) betegnelse eksamen, eller tjene din Certified Government Meeting Professional (CGMP) betegnelse. CMP- og CGMP -legitimasjonen er tilgjengelig for konvensjons-, møte- og utstillingshendelsesplanleggere.

Starter

Planlegg flyttingen din til å planlegge på samme måte som du vil planlegge din neste begivenhet med en strategi og detaljert dokumentasjon. Kom i gang med disse trinnene: 

• For å få verdifull erfaring, frivillig din tid med en ideell organisasjon eller en annen virksomhet som et cateringfirma, blomsterhandler, arrangementsdesigner eller en annen begivenhetsplanlegger.
• Hvis du allerede planlegger arrangementer for en annen begivenhetsarrangør, kan du gå mot å ta på deg mer ansvar. Det er ofte så enkelt som å be manageren din om mer arbeid innenfor konteksten av neste arrangement.
• Bli med foreninger som møteplanleggere International eller International Live Events Society for å nettverk. Jo flere mennesker du kjenner og jo flere forhold du utvikler i bransjen, jo lettere vil det være å bygge din karriere som en begivenhetsplanlegger.
• Lag en begivenhetsportefølje for å vise frem din kompetanse og kunnskap.
• I tillegg til å utvikle forhold til andre hendelsesplanleggere, nettverk med eksterne leverandører eller partnere. Catering, musikere eller mediepersonligheter kan alle øke eksponeringen og innflytelsessirkelen.

Organisasjonen og tidsstyringspraksis i ditt eget liv er en klar indikator for andre av din evne til å planlegge hendelsesplanlegging. Enten du intervjuer for å jobbe for en annen planleggingsvirksomhet eller starte og vokse din egen, vil målet ditt være å forbli rolig, organisert og alltid etter planen.