Hvordan bygge et grunnleggende forsyningssett for seminarer og konferanser

Arrangementsplanleggere bruker mye tid på å forberede seg på hendelsene sine, men til tider kan overse de små tingene de - eller deres kunder - kan trenge dagen for selve hendelsen. En flott begivenhetsplanlegger kommer aldri til en tomhendt begivenhet. En måte å unngå nødstur i siste øyeblikk til butikken for et grunnleggende bedriftsarrangementsbehov er å bygge et forsyningssett som vil gå med deg uansett hvor du går. Enten du stiller opp for et seminar, konferanse eller en annen type arrangement, bør arrangementsplanleggerens forsyningssett hjelpe deg i et bind. Her er noen varer du vil beholde settet ditt.

01 av 07

Klar pastisk oppbevaringsboks

Getty/Blend Images/Marc Romanelli

Vi begynner med selve oppbevaringsboksen. Det er viktig å kjøpe en lagringsboks som ikke er for stor, men som har nok dybde til å holde en rekke forsyninger. En klar oppbevaringsboks er ekstremt nyttig for dette formålet, og kan som sådan holde mange forskjellige varer.

Utfordringen er å finne en leverandør som har noe som er akkurat i riktig størrelse til å holde større gjenstander, for eksempel bånddispensere, uten å føle at du lugger rundt en enorm oppbevaringsboks til alle arrangementer du deltar. Du kan lykkes med bokser eller kar med følgende dimensjoner: 5.87 "Høy x 10.62 "bred x 16.12 "Dyp.

02 av 07

Boksåpner

Getty/Image Source

Arrangement og møteplanleggere sender utrolig mye materiale i bokser for hvert arrangement. Selv et lite seminar for 35 personer vil ofte kreve å åpne et dusin pappesker med forsyninger. Avhengig av hva som sendes, blir noen ganger salgsfremmende og andre varer sendt i mindre bokser i disse boksene. Det er her en kassekutter vil komme til nytte.

Noen mennesker liker de større, klumpete kuttere som gir et sterkt grep. Generelt sett er du vanligvis bare å kutte gjennom tape på utsiden av bokser. For ditt arrangementforsyningssett er lettvekt nesten alltid det beste valget. 

03 av 07

Post- og lagringstape med dispenser

Getty/E+/Burak Bukakcan

Like viktig som kassekutteren er postbåndet og lagringsdispenseren. Etter at arrangementet er avsluttet, må alt omslås og sendes tilbake til kontoret eller neste arrangementsted.

En båndpistol er generelt for stor for de fleste behov, men en håndholdt dispenser er ekstremt enkel å bruke og får jobben gjort. Pakk en rolle med en dispenser i settet ditt, og dette vil gjøre forberedelser til frakt med letthet.

04 av 07

Saks

Getty/Moment Open/Alex Turton

Det virker som et element som kanskje ikke får mye bruk, men saks er ekstremt viktig for å kutte alt fra dårlig sydd bordduker med utsatte tråder til kjøp i siste øyeblikk som trenger prislapper fjernet.

Et par klassiske 5 "saks vil passe komfortabelt i boksen (pluss at det vil være lettere vekt). De fleste saks som er tilgjengelige på kontorforsyningsbutikker er litt større på rundt åtte tommer. Finn et par laget av rustfritt stål av god kvalitet, da de vil vare gjennom grunnleggende slitasje.

05 av 07

Navnelapper eller merker

Getty/Photodisc/Jacobs Arkivfotografi

En av de siste varene som skal produseres før noen bedriftsarrangement er gjestetavnet Badges. Det er fordi mange bekrefter og/eller avtar invitasjoner i siste øyeblikk, noe som krever at møteplanleggere venter til siste mulige time for å produsere navnelappene for ikke å være under eller over ordre.

Uunngåelig vil det være navn kan staves galt, og noen mennesker vil ankomme uanmeldt. For disse situasjonene er det enklest å ha en tilførsel av blanke navnelapper for folk å bare skrive navnene sine. Hvis du er litt av en overachiever, kan du også ta med deg blanke navnelapper som har selskapet eller foreningslogo -laseren trykt for å gi et mer polert og profesjonelt utseende til "nød" -navnelappen. Vi liker å holde 3 "x 4" (den mest populære størrelsen) for hånden til enhver tid.

06 av 07

Sharpie Markers and Highlighters

Pixabay/Public Domain Images

Å holde en tilførsel av markører og høydepunkter rundt er nyttig i mange situasjoner for hendelsesplanleggere. De fleste av dere trenger ikke at jeg skal flagge de åpenbare bruksområdene for å fremheve elementer i events notatbøker osv. Imidlertid er det interessant å vurdere de eksterne forespørslene du kan motta når en markør vil være hendig.

For eksempel kommer bedriftsledere og andre generelt utarbeidet for sine egne presentasjoner og har vanligvis notater sider forhåndstrykt. Presentatører vil ofte stole på møteplanleggeren for å gi rengjøring og andre meldinger som noen av presentatørene kan trenge å formidle. Jeg har skrevet ut disse varene i noen tilfeller direkte på notesider og fremhevet i ikke-tradisjonelle farger som oransje for å få disse situasjonene til å skille seg ut.

07 av 07

Penner og blyanter

Flickr/Paulsh

På samme måte er det aldri en dårlig idé å ta med et par ekstra bokser med både penner og blyanter til arrangementet ditt. Møtet eller hendelsesplanleggeren forventes vanligvis å ha disse forsyningene på hånden, ikke bare for seg selv, men for presentatører, deltakere og til og med arrangementets ansatte.