Hvordan kjøpe et telefonsystem

For de fleste organisasjoner er det viktigste kontorutstyret telefonen. Telefonsystemer i forretningsklassen begynner vanligvis å koste noen tusen dollar, og prisen øker proporsjonalt med økningen i størrelsen på systemet og antall funksjoner du ønsker.

Business Class -telefonsystemene som er omtalt her er for kontorer med ti personer eller mer.

Hvilke funksjoner du trenger

Funksjonene som gir verdi for virksomheten din og kobler virksomheten din til verden, vil øke den totale kostnaden for telefonsystemet. Selger for et telefonsystem vil prøve å selge deg alle klokkene og fløytene (det er jobben deres), men du må se på hver funksjon og bestemme om det vil tilføre deg verdi eller spare deg for penger eller spare penger. 

Grunnleggende funksjoner

Her er noen av de mer vanlige funksjonene som er tilgjengelige på et telefonsystem. Hvert merke er annerledes, så be selgeren om en komplett liste over alternativer.

Bilen tar vanligvis plassen til en resepsjonist ved å presentere innringere med en liste over alternativer for å rute samtalen (e.g., “Trykk 3 for å snakke med noen i salg”). Det kan også la innringere direkte ringe et partiets forlengelse.

• Konferansefunksjoner La to eller flere utvidelser koble seg til å dele i en samtale. Vanligvis er standard to. Hvis du trenger mer enn to, kan du spørre hva det maksimale antallet deltakere er. Noen systemer lar bare interne utvidelser konferanseres. Hvis du trenger eksterne konferansesamtaler, kan du spørre om det også.
• Automatisert katalog lar innringere slå opp en ansattes forlengelse ved å legge inn de første bokstavene i navnet sitt.
• Talepost gjør at meldinger kan være igjen for ansatte som ikke er tilgjengelige eller på telefonen. Noen systemer kan videresende telefonsvarermeldinger til en ansattes e-post og tillater separat tredjepart. Avhengig av priser, kan dette spare deg for penger.
• Ring hold er muligheten til å ringe på vent mens brukeren ivaretar andre forhold. Vanligvis inkludert i systemet.
• Viderekobling Gir brukeren muligheten til å videresende alle samtaler til en annen utvidelse eller til å tale midlertidig.
• Hastighetsoppringing Lagrer ofte brukte telefonnumre og lar brukeren ringe det med et knappetrykk eller to. Det er en nyttig tidsskrift for ofte kalt tall.
• Redial tillater det siste nummeret som ble kalt å bli redialert med et trykk på en knapp.
• Personsøk lar en bruker snakke om et offentlig adressesystem for å ringe etter en ansatt eller gi kunngjøringer.
• Musikk på vent gir dine innringere noe å høre på mens de er på vent. Det kan være musikk eller forhåndsinnspilte meldinger som annonserer selskapet ditt.
• Sikkerhetskopierer strøm vil gi en alternativ strømkilde i 10 til 60 minutter i tilfelle strømbrudd.

Avanserte funksjoner

Avanserte funksjoner vil gi betydelige kostnader for det totale systemet og vil legge til en løpende kostnad i løpet av systemets levetid. Dette kan imidlertid oppveies av reduserte kundeservice og tidsbesparende fordeler de gir.

• Avsidesliggende sted Funksjonen tillater enkle tilkoblinger til ansatte utenfor stedet eller små eksterne kontorer ved å bare ringe en intern utvidelse.
• Finn meg / følg meg tillater brukere å videresende telefonen sin på forespørsel til en annen telefon, mobiltelefon, hjemmetelefon, sekretær osv.
• Datatelefonintegrasjon (CTI) lar telefonsystemet samhandle med et datasystem. Eksempler inkluderer muligheten for en bruker til å klikke på et telefonnummer på skjermen og la telefonsystemet automatisk ringe nummeret (redusere feil tall og sparer tid); eller vedtakelsen av kundens telefonnummer til en datamaskin når de ringer for å trekke opp kundens konto og vise den på skjermen for den ansatte før du svarer på telefonen. Dette alternativet er veldig kostbart.

Hvor stort systemet skal være

Det neste spørsmålet du må svare på er hvor du vil ha telefonene. Følgende liste identifiserer vanlige steder du vil finne en telefonutvidelse:

• Resepsjonist
• Hvert kontor
• Faksmaskin
• Kredittkortterminaler, dataporter
• Konferanserom
• Handle/lagergulv
• Offentlige områder (venterom, gang, inngangspartier osv.)

Deretter må du bestemme hvor mange samtidige telefonsamtaler som kommer inn og forlater kontoret. Summen av innkommende og utgående samtaler når som helst er antall linjer (eller kofferter) du trenger.

Vanlige konfigurasjoner er 3, 8, 12, 16, 24 eller 48 linjer. Større systemer har utvidelsesplasser, slik at du kan legge til flere linjer på et senere tidspunkt. Husk å redegjøre for fremtidig vekst (25% er ikke uvanlig). Viktig: Hvis du undervurderer dette, vil innringere få et travelt signal hvis alle linjene er i bruk.

Finne en telefonsystemforhandler

Det er ikke vanskelig å finne en forhandler. Først kan du søke på nettet etter "telefonutstyr og rekvisita" for å finne en forhandler nær deg.

Valg av forretnings- og kontorteknologi er også gode steder å starte. Ikke bare vil du kunne møte salgs- og støttefolket, men du kan kanskje prøve ut et system også.

Endelig er den beste måten å spørre rundt. Spør folk du kjenner som har en bedrift med et kontor. Du kan også få deres vurdering av kvaliteten på utstyret og servicenivået som ble gitt.

Beregne den totale kostnaden

Den totale kostnaden for systemet vil bestå av følgende komponenter:

• Baseenhet / system er enheten som kontrollerer hele telefoninfrastrukturen. Kostnaden er avhengig av antall funksjoner du har, antall telefonsett det kan håndtere, og antall linjer som kommer fra telefonselskapet.
• Håndsett / skrivebordssett er enhetene som sitter på pultene eller er festet til veggen. De kommer i flere forskjellige stiler, evner og priser. Prisene kan variere fra $ 70 til $ 1000. Eksempler inkluderer grunnleggende (billigste), mellomnivå, utøvende/high-end, resepsjonistsett (dyreste) og konferansebordenheter. Andre alternativer inkluderer håndfrie hodesett og trådløse tilkoblinger. De fleste håndsett er proprietære og vil bare jobbe med et basesystem fra den produsenten. Hvis du bytter ut et eksisterende telefonsystem, kan kostnadene for alle nye håndsett (hvis du bytter merker) gjøre en oppgradering til neste høyere modell den eneste rimelige løsningen du har.
• Kabling er organisasjonens blodkar og må ikke marginaliseres. Hvis du bygger et kontor, kan du installere ekstra ledninger og beholdere i et hvilket som helst område du tror du kan trenge en telefon i fremtiden. Kostnaden vil være en brøkdel av kostnadene hvis du må gå tilbake senere og slå hull i taket og veggene. Hvis du installerer den i en bygning med eksisterende ledninger, må du forhandleren sjekke ledningene for kompatibilitet før du signerer kontrakten.
• Installasjon og innledende konfigurasjon vil være den mest tidkrevende delen av prosjektet. Telefonsystemer fungerer ikke rett-ut-av-boksen, og må mest sannsynlig installeres og opprinnelig konfigureres av en trent tekniker. For å komme i gang så raskt som mulig, må du sørge for at dette er inkludert i kontrakten. Andre alternativer som kan forhandles er vedlikehold, fremtidige endringer og opplæring for dine ansatte.

Ta den endelige avgjørelsen

Den endelige avgjørelsen hviler på skuldrene dine. Selgere av telefonsystemet kan være aggressive, men husk at du er "kunden" og at du har ansvaret. For å få den beste prisen for systemet du ønsker, levere dine krav til flere selskaper og la dem by på prosjektet. Forsikre deg om at du får et detaljert forslag som dekker alle områdene som er skissert ovenfor. Du vil ikke få tilbake en sammenligning av epler-til-epler, så be om at kostnadene for funksjonene blir oppført separat (eller detaljert, hvis de er inkludert som en pakke med funksjoner). Dette vil tillate deg å bestemme hva som forårsaker prisforskjellene. Hvis du fremdeles er usikker på en klar leder, kan du be om å se en demo på et eksisterende kundes nettsted. Til slutt, sammenlign forslagene og velg den som tilfredsstiller dine behov, gir mulighet for vekst, og viktigst av alt, du føler deg mest komfortabel med.