Hvordan lage et dokumentstyringssystem

Dokumenthåndtering er prosessen med å håndtere dokumenter på en slik måte at informasjon kan opprettes, deles, organiseres og lagres effektivt og på riktig måte. Som sådan er det viktig å lære å lage et dokumentstyringssystem for bedrifter.

Mange virksomheter håndterer informasjon med høy innsats som må holdes sikker og privat, eller får raskt tilgang til. I slike tilfeller er et jevnt driftsdokumentstyringssystem viktig. Men selv om virksomheten din er av mer tilfeldig karakter, er det fremdeles viktig å føre riktige poster for regnskap og for effektivitetens skyld.

Lær mer om hvordan du lager et dokumentstyringssystem som passer best for virksomhetens behov.

Alternativer for dokumenthåndteringssystem

I disse dager jobber de fleste virksomheter komfortabelt med digitale dokumenter og bruker programmer med lagrings- og styringsfunksjoner. Det er ingen mangel på generell og bransjespesifikk dokumenthåndteringsprogramvare eller apper som er spesielt designet for å forbedre virksomhetens håndtering av elektroniske filer. For eksempel kan hotell fremdeles ha bokstil register ved innsjekking, og kan fremdeles be om en signatur på en papirkredittkortfane, men bak kulissene bruker hotell Opera for å administrere rom, oppbevare notater og kjøre regninger. Betalingsalternativer som Square og Venmo blir brukt oftere innen detaljhandel og service, og eliminerer også behovet for papirregnskap.

Imidlertid må mange små bedrifter håndtere en blanding av gammeldagse data på papir og elektroniske filer, og i noen tilfeller er andelen papirdata mye større.

Konvertere papirdokumenter til digitale formater

En løsning på problemet med et blandet datamiljø ville være å bruke et dokumentbilde -system for å konvertere alle virksomhetens dokumenter til elektroniske filer. Avhengig av hvilken type data og dokumenter du jobber med, kan dette være relativt enkel prosess, eller det kan innebære en viss kreativitet og spesialiserte tilnærminger.

For eksempel kan en butikk i liten skala som administrerer kvitteringer og varelager, være i stand til å konvertere papirdokumenter til digitale regneark med litt ekstra arbeidsarbeid. En tannlegekontor, derimot, som fører journal over pasientenes helse, fakturering, røntgenbilder osv., vil sannsynligvis trenge en mer robust metode for å konvertere sine mange papirfiler til digitale formater, for eksempel å ansette en forretningsmessig passende dokumentskanningstjeneste, eller kjøpe skanneprogramvare som er i stand til å overføre bilder med høy oppløsning.

Trinn til et dokumentstyringssystem

Enten du jobber med et bare digitalt miljø eller i et hybridmiljø med digitale og papirdokumenter, innebærer å sette opp et dokumentstyringssystem tre trinn:

1. Lag en dokumentstyringsplan.
2. Implementere dokumenthåndteringsplanen.
3. Følg gjennom.

Det første trinnet er det mest detaljerte, så la oss utforske det videre.

Opprette en dokumenthåndteringsplan

Det første trinnet innebærer å svare på disse fire spørsmålene:

Hva er reglene for å lage dokumenter?

Fakturaer, betalingsmessige påminnelsesbrev, salgsbrosjyrer, e-post, balanse, regneark, rapporter-alle virksomheter oppretter en rekke dokumenter i løpet av å gjøre og holde oversikt over virksomheten. Og for å holde ting organisert, må alle virksomheter etablere regler for å lage dokumenter.

• Er det interne maler for noen av dine standard forretningsdokumenter, for eksempel brev og fakturaer, og hvor er de lokalisert?
• Er det en egen stilguide som må følges?
• Bør nye dokumenter dateres eller stemplet?
• Hvilke prosedyrer skal følges for å dele eller gjennomgå dokumenter?

For noen små bedrifter vil de eneste poengene som betyr noe der malene for forskjellige forretningsdokumenter er lokalisert og hvordan du bruker dem. Men hvis dokumentoppretting i virksomheten din involverer forskjellige personer som samarbeider om, gjennomgår eller oppdaterer dokumenter, må du bruke litt tid på å bestemme hvordan disse tingene skal gjøres for å sikre effektivitet og konsistens.

Google Docs er en bransjestandard for samarbeidsprosjekter, ettersom den tilbyr forskjellige alternativer for å kontrollere tillatelser, se redigeringer og ellers dele et enkelt dokument mellom flere personer med sikkerhetskontroller på plass.

Hvordan vil dokumenter lagres?

Det er kostnader forbundet med lagring-hvorav den største, for de fleste små bedrifter, er sannsynligvis kostnadene for tiden bortkastet når folk leter etter dokumenter. Så spørsmålet er: Hvordan vil dokumenter bli arkivert? Nøkkelen til arkivering av dokumenter er å følge god filledelsespraksis. Et klart, lett å følge system er viktig.

Du må også vite hvordan du vil arkivere dokumenter. Hvordan vil du håndtere filer som er utdatert eller klare til å bli flyttet til bakbrenneren i dokumentstyringssystemet?

Nær begynnelsen av hvert år, for eksempel, bør du gå gjennom de forskjellige arbeidsrelaterte filene på datamaskinen din, luke ut de som ikke lenger er aktuelle og opprette nye mapper merket etter år og emne, flytte filer etter behov. Du kan gjøre det samme med papirfiler; Det er ikke vanskelig å fjerne gamle dokumenter fra en filmappe og opprette en ny med "gammel" i tittelen. Noe programvare tilbyr automatiske arkiveringsalternativer.

"Lagring" i et digitalt miljø kan være skybasert eller på lokale servere, men for å lagre papirdokumenter, trenger du fysisk plass på stedet, eller lignende mange advokatkontorer som etterslep av klientfiler er mandat-du kan trenge å leie en lagringsenhet.

Hvordan kan hente dokumenter forenkles?

Dette spørsmålet er hjertet i dokumentstyringssystemet ditt. Etter noen estimater koster det et selskap i gjennomsnitt på $ 120 i arbeidskraft for å finne et manglende dokument-og $ 220 for å erstatte det.

Nok en gang kan god arkiveringspraksis gå langt i retning av å løse problemet. Hvis du setter opp solide prosedyrer og protokoll, for eksempel å følge strenge navnekonvensjoner, vil for eksempel dokumenter være mye enklere å finne.

Og om du er eneeier eller en bedriftseier med ansatte, bør du opprette en filplasseringsliste, som vil minne brukere om at bestemte typer filer går og hjelper folk å vite hvor de skal finne dem. Husk å inkludere om filen vil være på datasystemet ditt eller ikke, en egen server, i skyen eller arkivert på et fysisk sted som et arkivskap. Anta for eksempel at du bruker bilder, video eller til og med papirbilder i virksomheten din. En oppføring i listen over filplasser kan være:

• Digitale bilder/video: datamaskin (eller server) -Drive E:/Bilder fil i riktig emne-mappe
• Papirbilder: Arbeidsskap 3-Photos-Alpha etter emne

Delte nettverks- eller skyleggingsstasjoner skal merkes i henhold til innholdet, og det skal også arkivere skapskuffer.

Hvordan kan dokumenter lages og holdes sikre?

Den første forsvarslinjen for dokumentsikkerhet sikrer fysisk forretningslokalene selv. Alle virksomheter, til og med hjemmebaserte, må ha sikkerhetssystemer installert.

Bedrifter kan også trenge eller ønsker å investere i andre sikkerhetsenheter, for eksempel vindusbarer, sikkerhetskameraer eller patruljetjenester. Du kan bruke all den tiden du vil lage passord og kryptere filer i et forsøk på å beskytte de elektroniske filene dine, men det betyr ikke så mye om noen bare kan vandre inn og stjele datamaskinen.

Ytterligere tiltak for dokumentsikkerhet inkluderer:

• Låsing av alle arkivskap etter arbeidstid (og under lunsj hvis ingen pålitelige er til stede)
• Sikkerhetskopiere elektroniske dokumenter regelmessig, helst utenfor stedet for å beskytte mot å få dine forretningsdata utslettet av naturkatastrofer
• Begrensning av brukertilgang til visse dokumenter, applikasjoner og mapper på alle delte datamaskiner
• Forebygging av tyveri av ansatte ved å gjennomføre bakgrunns- og referansekontroller som en del av ansettelsesprosessen

Implementere og følge gjennom

Når du har laget dokumentstyringsplanen din ved å svare på spørsmålene ovenfor, er du klar til å implementere den. Forsikre deg om at hele personalet ditt kjenner detaljene i virksomhetens dokumentstyringssystem, og at alle følger passende prosedyrer når de oppretter, lagrer og henter dokumenter.

Du må også være sikker på at alle som får tilgang til og bruker dokumenter i organisasjonen din følger gjennom ved å navngi og lagre dokumenter på riktig måte. Spotsjekk regelmessig for å teste om bestemte filer lett kan bli funnet og for å beskytte mot feilfilm. Selv sporadisk uforsiktighet kan kaste av hele systemet.

Du kan sette opp et dokumentstyringssystem på en dag, men å implementere det konsekvent over tid vil være nøkkelen til suksessen. Belønningen er enorme-du vil spare mange tid og få trygghet.

Ofte stilte spørsmål (vanlige spørsmål)

Hva er det beste dokumentstyringssystemet?

Det er ikke noe enkelt system som vil fungere for alle virksomheter over hele linjen. Nøkkelen er å forstå virksomhetens behov og deretter bruke den mest passende praksis. Noen faktorer å vurdere inkluderer:

• Omfanget av operasjonene dine (hvor mye dokumentasjon vil bli lagret)
• Utvalget av typer data og informasjon du trenger å administrere
• Hvordan dokumentene dine brukes og hvor ofte de trenger å få tilgang til
• Nivåer av sikkerhet kreves
• Din budsjett kan du ansette en spesialitetstjeneste eller kjøpe high-end programvare, eller vil du administrere på egen hånd?

Regnes som et dokumentstyringssystem?

Med et ord, ja, men med en advarsel: Microsoft Office-produktet er ikke skreddersydd for å fungere som et dokumentstyringssystem for små bedrifter og må implementeres nøye og riktig for å integrere med driften. SharePoint har muligheten til å lagre, beskytte og administrere dokumenter og inkluderer samarbeid og arkivfunksjonalitet.