Hvordan lage en frivillig håndbok for din ideelle organisasjon

Når ideen din begynner å tiltrekke seg frivillige, kan det være en spennende vekst og fellesskap for alle involverte. Når frivillige begynner å streame inn, kan det imidlertid være overveldende for ombord, trene og til og med administrere dem alle. Det er et betydelig problem å ha, men organisasjonen din kan lage systemer og standarder for å støtte dine frivillige.

Det er der en frivillig håndbok kommer viktig. Mye som ansattes håndbøker og opplæringsmateriell i bedrifter, en frivillig håndbok tjener til å informere, utdanne og støtte frivillige.

Hva er en frivillig håndbok?

I kjernen er en frivillig håndbok en ressurs (trykt eller digital) som tydelig definerer hva din nonprofit gjør og hvordan frivillige hjelper organisasjonen. Det kan forklare frivillighetsregler, samt angi oppgaver eller forventninger.

En håndbok skal brukes til å rekruttere, ombord og trene frivillige slik at alle starter med samme kunnskap.

Det er også en "arv" -ressurs som alle kan bruke når de vokser med organisasjonen din.

Hvorfor lage en?

Ideelle organisasjoner har i mange tilfeller begrensede ressurser og ansatte. Å bruke tid på å rekruttere, trene og overvåke frivillige kan legge opp raskt, spesielt hvis du har mange interesserte individer.

Heldigvis kan frivillige håndbøker bidra til å redusere noe av tiden og pengene som er involvert i frivillig rekruttering og ombordstigning. Dessuten trenger ikke frivillige håndbøker å være dyre eller forseggjorte. En enkel online PDF kan standardisere frivillighetsopplevelsen og krever ikke mye tid, penger eller utskriftsmateriell.

Det beste av alt, en frivillig håndbok gir en jevn ressurs som ansatte, frivillige og til og med givere kan referere til. Å gjøre det gir alle et klart bilde av hva organisasjonen din gjør og hvordan frivillige hjelper. I stedet for å bekymre seg for inkonsekvente treningsopplevelser eller "jungeltelegrafen", har frivillige og ansatte en håndbok som hjelper dem å lykkes.

Når du inkluderer kommunikasjonsmetoder og kontaktinformasjon, reduserer du også mengden "stafettpassende" det kan ta å svare på en frivillig spørsmål eller organisere tidsplaner. En frivillig håndbok gir folk mulighet til å gjøre sitt beste arbeid via direkte tilgang til menneskene de jobber med.

Når du skriver en håndbok, vil det være viktig å vurdere publikum. Du har kanskje unge frivillige, familiens frivillige og eldre frivillige. Med sistnevnte er det spesielt viktig å snakke med dem respektfullt uten å bruke klisjeer eller stereotyper.

Hva som går inn i en frivillig håndbok?

Avhengig av størrelsen og sektoren til din ideelle organisasjon, vil håndboken din variere i størrelse og bredde. Hver nonprofit er forskjellig og har sin egen struktur, så det er ingen innholdsfortegnelse for din frivillige håndbok.

Imidlertid bruker mange ideelle organisasjoner, både små og store, håndbøker som inkluderer elementer som:

• Velkomstbrev. Dette kan bestå av en takk eller en varm velkomst for å øke interessen for frivillighetsprogrammet. Det setter også tonen for organisasjonens ansatte/frivillige forhold. Du kan til og med fremheve hvordan frivillighetsfordeler kommer frivillige til å få folk enda mer interessert i å bli med på programmet ditt.
• Organisasjonens oppdrag. Oppdraget forklarer hvem, hva og hvorfor av organisasjonen din.
• Liste over ansatte og styre.
• Programmer og kampanjer. Liste opp alle programmene dine ideelle organisasjoner, så vel som ethvert samfunnsoppsøking. Inkluderer tjenester som tilbys, programmer som er finansiert og åpner steder.
• Roller og ansvar for frivillige. Denne delen kan omfatte posisjoner og oppgaver som skal fylles. Du kan også fremheve påvirkningen frivillige har og informasjon om mangfold og representasjon.
• Frivillighetspolitikk. Skissere kvalifikasjoner for frivillige stillinger. For eksempel, hvis de trenger en bakgrunnssjekk, tester eller sertifiseringer. Inkluderer søknadsskjemaer. Forklar fravær og oppsigelsespolitikk
• Oppførsel og atferd. Forklar kleskoden, forventningene til profesjonell atferd og hvor frivillige kan rapportere bekymringer. Noen organisasjoner kan inkludere sin etiske kode, spesielt hvis en frivillig arbeid er følsomt, for eksempel å ta vare på barn, funksjonshemmede eller eldre.
• Operasjoner og arbeidskonturer. Ideelle organisasjoner kan gjøre denne delen spesifikk for forskjellige frivillige roller, eller gi en generisk mal for hvor du skal rapportere eller hva du skal ha på seg. Inkluder også sikkerhetsretningslinjer, arbeidsprosess og informasjon om skift og tidsplaner.
• Katalog. Inkluderer ansatte eller frivillige ledere som har ansvaret. Liste viktige telefonnumre, gruppeverktøy og nettsteder som vil hjelpe frivillige med å holde rede på oppgavene eller tidsplanene.

Ofte inkluderer frivillige håndbøker mange flere elementer enn oppført her. For eksempel inkluderer National Wildlife Foundations seksjoner om journaladministrasjon, kleskode, oppmøte og tid, minimumstimer som kreves, opplæring, evaluering, anerkjennelse, oppførsel, røyking og narkotika, sikkerhet og ansvar, refusjon av utgifter, sikkerhet og sikkerhet, seksuell trakassering og interessekonflikter. 

Tilpasning

Listen over er bare et utgangspunkt for din ideelle organisasjon; På ingen måte er det det eneste formatet du kan velge. Nonprofits kan lage en full håndbokversjon, eller de kan ta mer av en frivillig "orientering" -tilnærming.

En orienteringshåndbok kan bare fokusere på rollene og oppgavene frivillige vil utføre for organisasjonen din. Disse beskrivelsene kan tilpasses hver stilling eller kan tjene som en generell orienteringshåndbok som alle frivillige får. Orientering kan også omfatte videoer frivillige kan få tilgang til eksternt, eller en gruppe eller individuelt møte.

Noen ideelle organisasjoner kan trenge å inkludere flere seksjoner i håndbøkene sine, for eksempel retningslinjer for refusjon eller akuttvakueringsprosedyrer. Det kan også være noen juridiske eller forsikringsansvarsfraskrivelser å inkludere, for eksempel informasjon om skadeansvar og informasjon om statens "Good Samaritans Law."Ta deg tid til å spørre om det er noen" uvanlige "oppgaver du vil be om frivillige, og opprette en seksjon i håndboken din som adresserer dem.

Hvordan lage en frivillig håndbok (raskt)

Det fine med en frivillig håndbok er at den ikke trenger å være komplisert. Du kan bruke eksisterende treningsdokumenter eller diskusjoner mellom ansatte og frivillige til å bestemme hva de skal inkludere.

Du kan også bruke andre ideelle organisasjoner som en disposisjon (men ikke kopier!). Husk også at håndboken din ikke trenger å være perfekt; Det er OK å starte med en første utgave og oppgradere når du utvider.

Nøkkelen er bare å komme i gang.

Ved hjelp av Microsoft Word- eller Google -dokumenter kan en av dine frivillige eller ansatte velge profesjonelle manuelle maler, brosjyremaler, eller bare bruke et grunnleggende dokument. For å gjøre det enkelt å bla gjennom, kan du prøve å inkludere:

• En klar tittel med all relevant informasjon (navn, adresse, kontaktinformasjon)
• En innholdsfortegnelse
• Sideknuser mellom seksjoner
• Enkelt, lettlest innhold
• Lettlest skrift og farger
• Programkoordinator Kontaktinformasjon for sikker kommunikasjon

Du kan merke håndboken din for å matche organisasjonens farger, skrifter og bildestil. Gjør håndboken din så klar, organisert og kortfattet som mulig.

Når du har fått din første håndbok redigert og klar til å gå, kan du enten skrive den ut eller opprette en online PDF for nettstedet ditt. PDF er det rimeligste alternativet. Med en online PDF kan du distribuere håndboken via e -post, sosiale medier eller nettstedet ditt. Å ha manualen i virtuell form gjør det mye lettere å oppdatere ofte også.

Eksempler

Leter etter litt inspirasjon? Her er noen eksempler på hvordan frivillighetshåndboken din kan se ut:

• Høringshåndtering av tale og døvhetssenter frivillig orientering
• Katolske veldedigheter av Maine Volunteer Handbook
• Retningslinjer og prosedyrer. National Wildlife Foundation
• Kvinners empowerment Volunteer Handbook
• Finn Food Bank Volunteer Handbook

Husk at det ikke er noen "én størrelse passer alle" tilnærming til å lage en frivillig håndbok. Tenk på hvilken informasjon du trenger å dele konsekvent med frivillige og hvilke ressurser du vil at de skal ha. Du kan alltid legge til en oppdatering senere

Spar tid, penger, energi og stress ved å gi dine ansatte og frivillige en ressurs de kan bruke for å gjøre mest mulig innvirkning med minst mulig tilsyn.