Viktige jobbferdigheter for kontorledere

Ofte forvirret med en sekretær eller administrativ assistent, opererer kontorledere i mange selskaper på et høyt nivå med en av de mest utfordrende jobbene i selskapet. Kontorsjefer leder og jobber vanligvis tett med andre avdelingsledere for å bygge et sunt arbeidsmiljø.

De som ønsker å ansette en kontorsjef, kommer til å være selektive. Hvis du ønsker denne typen arbeid, kan du forbedre sjansene dine for å bli ansatt ved å vite hvilke av dine ferdigheter og erfaringer du skal fremheve under applikasjons- og intervjuprosessen.

Hvilke ferdigheter trenger du for å være kontorsjef?

Kontorsjefer tar ansvar for å sørge for at hele kontoret eller komplekset av kontorer går jevnt. Dette kan omfatte plikter som å forvalte og overvåke en eller flere administrative assistenter. 

Kontorledere trenger vanligvis ikke spesialisert utdanning, men de trenger mye relevant erfaring og velutviklede ferdighetssett i både administrative og styringsroller.

Ikke alle kontoransvarlige stillinger krever nøyaktig samme ferdighetssett. Mye avhenger av hvor mange kontorassistenter du må føre tilsyn, hvor mange som bruker kontoret du vil administrere, og hva slags programvare og andre systemer arbeidsgiveren din bruker.

Typer Office Manager ferdigheter

Administrativt

Som kontorsjef vil du være ansvarlig for å fullføre flere administrative oppgaver. Disse inkluderer ansettelse og skyte ansatte, gjennomføre resultatevalueringer, trene nye ansatte og føre tilsyn med andre. 

Å godkjenne formelle rekvisisjoner, utføre generelle forretningsdrift og opprettholde papirer og personelljournaler kan også falle i din jurisdiksjon.

• Multitasking
• Informasjonshåndtering
• Postbehandling
• Planlegging
• Konfliktløsning
• Delegasjon
• Beslutningstaking

Analytisk

En del av din rolle vil være å finne måter å gjøre jobben din bedre. Hvis du kan identifisere ineffektivitet i hvordan kontoret ditt kjører og leverer løsninger, kan det hende du kan spare arbeidsgiveren din mye penger og spare kollegene mye forverring.

En flott kontorsjef vil kontinuerlig spørre seg selv, angående alle prosesser, praksis og prosedyrer, “Gjør dette fornuftig? Er dette det beste vi kan gjøre?”Det anbefales å inkludere en liste over analytiske ferdigheter på CVen.

• Kreativitet
• Optimalisering
• Problemløsning
• Kritisk tenking
• Prosessledelse
• Deduktiv resonnering
• Induktiv resonnement

Nøyaktig 

Som kontorsjef stopper pengene med deg. Du vil være ansvarlig for å bestille riktig kontorrekvisita på en riktig måte, for å opprettholde poster nøyaktig og på en organisert måte, og for å holde rede på behovene og spørsmålene til alle andre på kontoret.

Hvis du gjør jobben din bra, vil kontoret se ut til å kjøre seg selv. Hvis du tar feil, kan det hende at andre mennesker ikke kan gjøre jobben sin fullt ut.

• Registrering
• Detaljorienterte
• Intuisjon
• Proaktivitet
• Nøyaktighet
• Identifisere systemiske problemer

Kommunikasjon

Som kontorassistenter, vil du ofte være en av de første besøkende ser, og du kan til tider være den eneste de ser om en av fagfolkene som jobber på kontoret ditt, tilfeldigvis er ute. Du må fungere som en effektiv resepsjonist mens du samtidig utfører dine andre oppgaver.

Du kan også være det primære kontaktpunktet blant forskjellige personer som bruker kontoret og muligens mellom kontoret og andre i samme organisasjon.

Du må kanskje praktisere konfliktløsning og delegere arbeid. Alt dette legger opp til mye kommunikasjon, både skriftlig og verbal, som alle må være nøyaktige, effektive, vennlige og profesjonelle til enhver tid.

• Skriftlig kommunikasjon
• Muntlig kommunikasjon
• Resepsjon
• Telefonetikette
• Tilgjengelig
• Aktiv lytting

Datamaskin

Det er viktig at kontorledere har et bredt spekter av dataferdigheter. Spesifikasjonene vil avhenge av arbeidsgiveren din, men involverer vanligvis datainnføring, regneark og generelle IT -oppgaver.

Administrasjonskontorer kan innebære en enorm mengde ansvar. Kontorsjefer jobber generelt ved toppen av en organisasjon, med hendene i alle aspekter av selskapet. Hvis denne sentrale rollen appellerer til deg, fortsett å gjennomgå ferdighetslisten for å se om dette kan være en karriere for deg.

• Microsoft Office Suite
• Operativsystemer
• Datainnføring
• Digitale kalendere
• E -postadministrasjon
• KPI -programvare
• Feilsøking av programvare
• Fildeling

Finansiere

Ditt ansvar kan omfatte bokføring, fakturering, budsjettering og regnskap. Du kan også bli pålagt å håndtere lønns-, småkontanter og QuickBooks -oppføringer. Kvartalsvis og halvårlige rapporter kan også falle i ditt utvalg av plikter. I det minste, hvis kontoret ditt i det hele tatt håndterer penger, vil du til slutt være ansvarlig for å sørge for at det håndteres godt.

• Bokføring
• Budsjettering
• Regnskapsprogram
• Regnskap
• Fakturaer
• Samsvar
• Integritet

Ledelse

Som veileder for det som kan være en stor gruppe kontorassistenter, må du holde alle motiverte og koordinerte. Du må få teamarbeid til å skje.

Jobben din vil omfatte å sette en standard for alle andres arbeid og sørge for at disse standardene er oppfylt.

Å føre ofte betyr ofte å hjelpe andre mennesker til å vokse i karrieren, og å hjelpe mennesker med å starte og kommunisere godt med hverandre.

• Koordinasjon
• Sette og håndtere forventningene
• Teamarbeid
• Samarbeid
• Motivasjon
• Veiledning
• Ledelse
• Mellommenneskelige ferdigheter

Flere kontoransvarlige ferdigheter

• Revisjon
• Referansemåling
• Integrering
• Fakturering
• Desktop Publishing
• Transkripsjon
• Formalitet
• Peiling
• Prosess med emballasje og sende juridiske dokumenter
• Ta notater
• Hukommelse
• Problemfølsomhet
• Tidsfordriv
• Prioritering
• Stresstoleranse
• Feilsøking
• Ledelse i sosiale medier
• Korrekturlesing
• Revisjon
• Tegning
• Riktig bruk av søkemotorer
• Rapporter skriving
• Utvikle og opprettholde standard driftsprosedyrer (SOP)
• Frister
• Flerspråklig
• Profesjonalitet
• Kundeservice
• Motstandsdyktighet

Hvordan få ferdighetene dine til å skille seg ut

Legg til relevante ferdigheter til CVen din: Bruk navnene på relevante ferdigheter som nøkkelord i CVen din, slik at ansettelsesveilederen tydelig kan se at du har det de leter etter.

Uthev ferdigheter i følgebrevet: Forsikre deg om at brevet ditt identifiserer kjernekompetansen din ved å bruke noen av ferdighetene som er oppført ovenfor.

Bruk ferdighetsord i jobbintervjuet ditt: Når du forbereder deg til intervjuet ditt, kom med minst ett spesifikt eksempel på en tid du bruker de mest relevante ferdighetene dine.