Hvordan utvikle en effektiv møteagenda

En møteagenda er en liste over elementer som deltakerne håper å oppnå på et møte. Agendaen bør distribueres i forkant av et møte, minimalt 24 timer i forveien, slik at deltakerne har muligheten til å forberede seg til møtet. Hvis mulig, bør agendaen være tilgjengelig flere dager før møtet. Jo mer tid kollegene har tilgjengelig for å forberede seg på et møte, desto mer sannsynlig vil de delta på å delta effektivt.

Utvikle en møteagenda

Det første trinnet i å utvikle en agenda er å identifisere om andre ansatte er nødvendige for å hjelpe deg med å planlegge møtet. Deretter bestemmer du hva du håper å oppnå ved å holde møtet, og etablere gjennomførbare mål for møtet ditt. Målene du setter deg vil etablere rammeverket for en effektiv møteplan. Forsikre deg om at du ikke har planlagt mer enn det som er rimelig oppnåelig innen møtets tidsramme.

Som Stephen Covey sa i "De 7 vanene til svært effektive mennesker", begynner "med slutten i tankene."Møteformålet ditt vil avgjøre møtefokuset, møteagendaen og møtedeltakerne.

Vurder deretter hvor mye tid du forventer å trenge for hver agenda -vare. Hvis møtet skal vare en time og du har fem agenda -elementer, gir det deg en generell ide om tidsrammen du jobber med. Det betyr ikke at hver agenda -vare må være nøyaktig 12 minutter, men de fem kombinerte kan åpenbart ikke i gjennomsnitt mer tid enn det.

Avgjørelser å ta

Etter å ha bestemt ditt overordnede mål, trenger du eller teamet ditt å ta visse beslutninger. I tillegg til formålet eller målet med møtet, inkluderer du også med agendaen din:

• En dato, tid og beliggenhet for møtet
• Deltakerne trengte i møtet
• Gjenstander for diskusjon
• Hvor mye tid du forventer at gruppen trenger å diskutere hvert element
• Forarbeid for møtet. Dette vil omfatte all lesing, dokumentasjon, data, møteprotokoller fra et tidligere møte eller annen forberedelse som vil gjøre ditt faktiske møte vellykket. Relevante dokumenter skal legges til møtelånet og agendaen når du distribuerer dem til inviterte deltakere.

Identifisere deltakere

Når du har bestemt deg for at et møte er nødvendig for å oppnå målet ditt, må du utvikle en liste over deltakere. Ikke alle ansatte kan eller bør delta i hvert møte, men å invitere de rette deltakerne vil styrke din sannsynlighet for suksess. Bestem deltakerne ved å stille deg noen spørsmål:

• Som må eie løsningen gruppen utvikler?
• Som eier prosessen gruppen diskuterer?
• Som trenger å vite informasjonen du distribuerer?
• Hvem kan gi data og fakta for å veilede beslutninger?
• Som har erfaring eller kompetanse å dele med gruppen?
• Som må støtte implementeringen av løsninger eller oppgaver?
• Som må gi tillatelse eller ressurser for å oppnå møteutfallet?
• Som kan motsette seg implementering av løsninger eller retning?

Agendaer for regelmessige planlagte møter

Ikke hvert møte trenger en tilpasset utviklet agenda. De fleste ansatte har regelmessig planlagt møter for sine avdelinger eller arbeidsgrupper. Du har også team og prosjekter du deltar.

Et pågående prosjekt krever kanskje ikke en nyutviklet agenda for hvert møte, men teamet ditt vil være godt tjent med å ta i bruk en standard tilnærming til møtet ditt. Det regelmessige planlagte ansattemøtet er delt inn i tre segmenter som hver har standard agendaelementer:

Informasjonsartikler

Skriv ut alle agendaelementer som er informasjonsmessige for hvert møte. For eksempel oppdaterer manageren gruppen om resultatene av toppledelsesmøtet.

Handlingsartikler

Plasser på dagsorden. For eksempel ytelse for å budsjettere for tidsperioden og identifisering av kostnadsbesparelser og kontinuerlige forbedringer gruppen planlegger å oppnå.

Fremoverplanlegging

Plasser på agendaen alle elementer som gruppen ønsker å planlegge eller forberede seg på på forhånd. For eksempel de kortsiktige målene for neste måned eller behovet for kollegahjelp på kommende oppgaver.

Hvis du følger disse retningslinjene når du utvikler møteagendaen din, forbedrer du sannsynligheten for at møtet ditt vil være mer produktivt.

Hva du skal inkludere på møteagendaen din

En agenda for et regelmessig planlagt møte kan bidra til å produsere resultatene du søker ved å inkludere noen grunnleggende elementer:

• Oppvarming og hilsener. Vurder en kort isbryter avhengig av hvor ofte gruppen møtes. Selv i et online møte kan deltakerne være godt tjent med en isbryter.
• Gjennomgå møtets formål, agenda og forventede utfall og produkt.
• Gjennomgå, riktig (om nødvendig), og godkjenne protokollen fra forrige møte.
• Gi passende avdelings- og selskapsinformasjon som teamet trenger.
• Gjennomgå fremdriften på handlingsartikler, handlingsplaner og forpliktelser. Gjennomgå gruppefremgang på mål.
• Diskuter og ta beslutninger om agendaelementene for dette møtet.
• Identifiser neste trinn.
• Identifiser formålet, utfallet og agendaen for neste møte.
• På slutten av møtet bør notattakeren gjennomgå forpliktelsene fra folk under møtet.
• Identifiser enhver hjelp som trengs fra folk som ikke er i gruppen, og tildel deltakerne til å ta kontakt.
• Bestem hvem utenfor møtet deltakerne trenger å vite hva og bestemme hvordan du vil oppnå kommunikasjonen.
• Distribuere minutter innen 24 timer etter møtet eller umiddelbart hvis notattakeren tok dem elektronisk.

Bunnlinjen

Du kan gjøre dine online eller personlige møter mer effektive og mer sannsynlig å gi resultatene du søker når du lager en detaljert agenda. Agendaen er resultatet av din disiplinerte å tenke på resultatene du ønsker å oppnå. Møtesagendaen er den eksterne manifestasjonen av planen og målene dine.