Hvordan gjøre en jobbanalyse

En jobbanalyse er en prosess som brukes til å samle inn informasjon om plikter, ansvar, nødvendige ferdigheter, utfall og arbeidsmiljø for en bestemt jobb. Du trenger så mye data som mulig for å sette sammen en stillingsbeskrivelse, som er det hyppige utgangsresultatet av jobbanalysen.

Hvis du savner kritisk informasjon, kan du ende opp med å betale en ansatt feil, og dermed fremme ansattes misnøye og ulykkelighet. Eller du kan utilsiktet ansette en ansatt som mangler en essensiell ferdighet som trengs for å utføre jobben.

Jobbanalysen pares ansvaret for en jobb ned til kjernefunksjonene som er nødvendige for å utføre jobben med hell å utføre jobben. Jobbanalysen er nyttig for å gi en oversikt over de grunnleggende kravene i enhver stilling.

Ytterligere utfall av en jobbanalyse inkluderer:

• lage ansatte rekrutterings- og ansettelsesplaner,
• posisjons innlegg og annonser, og
• Resultatutviklingsplanlegging innen resultatstyringssystemet ditt.

Jobbanalysen er et nyttig verktøy som du kan bruke til å befolke noen av disse prosessene for suksess for sysselsetting. 

Hvordan utføre en jobbanalyse

Visse aktiviteter vil hjelpe deg med å skape en vellykket jobbanalyse. Jobbanalysen kan omfatte følgende aktiviteter:

1. Gjennomgå jobbansvaret til nåværende ansatte. 

Det er viktig at du spør de faktiske ansatte som gjør jobben hva de gjør hver dag på jobben. Ofte har HR og ledelse (spesielt toppledelse) ingen anelse om hva som omfatter de daglige funksjonene til en bestemt jobb. De kan se produksjonen, men de aner ikke hvilke arbeidshandlinger og atferd går inn i den ansatte som produserer den.

Hvis du blir bedt om å liste opp ditt nåværende ansvar for jobbanalyse, må du være grundig med informasjonen du gir. Ikke bare si at du "produserer månedlige rapporter.”Si at du“ samler dataene fra seks forskjellige avdelinger, sjekk dataene for nøyaktighet ved hjelp av et spesialdesignet tilgangsverktøy som jeg opprettet og vedlikeholder, og etc, etc, etc.”Hvis du legger igjen detaljene, kan de tro at rapporten din blir generert av en knapp som du trykker på en gang i måneden for å produsere.

Forsikre deg om at du har beskrevet dine daglige plikter i tilstrekkelig detalj, slik at organisasjonen din er i stand til å ansette en kvalifisert ny ansatt som har kapasitet til å gjøre jobben riktig.

2. Gjør internettforskning og se på eksempler på stillingsbeskrivelser på nettet eller offline som fremhever lignende jobber.

Selv om du aldri vil kopiere et annet selskaps stillingsbeskrivelse, er det nyttig å se på å skrive dine egne stillingsbeskrivelser.

Du kan finne eksempler på stillingsbeskrivelser ved å søke etter “[stillingsittens] prøvebeskrivelse”, eller du kan se på stillinger for stillinger selskaper ansetter for øyeblikket. Du kan også se på LinkedIn for å se hvordan folk beskriver sine prestasjoner i en jobb.

Du kan også se stillingsbeskrivelsene som er oppført på nettsteder som lønn.com eller Payscale.com. Alt dette søket kan hjelpe deg med å finne ut hvordan du kan ordne jobbanalysen og hjelpe deg med å minne deg om oppgavene og ansvaret som du kanskje har glemt.

3. Analysere arbeidsoppgavene, oppgavene og ansvarene som den ansatte fyller stillingen trenger for å utføre.

Ikke hver jobb i et selskap er optimalisert. Du kan finne plikter som er angret eller viktige prosjekter som du bør flytte fra en avdeling til en annen. Du kan oppdage oppgaver som en annen jobb mer og lett vil utføre.

Når du gjør en jobbanalyse, må du sørge for at du ser på selskapets behov og på ethvert ikke -tilordnet eller ulogisk ansvar. Arbeid deretter med ledelsen for å legge til de riktige oppgavene til riktig jobbanalyse.

4. Forskning og deling med andre selskaper som har lignende jobber. 

Noen ganger vil selskaper gjerne dele informasjon om stillingsbeskrivelsene sine. Det er også lønnsundersøkelsesselskaper, hvor du kan matche jobbene dine til beskrivelsene deres og dele lønnsinformasjon. Men de kan også hjelpe deg med å finne ut hva du skal inkludere i dine egne stillingsbeskrivelser.

5. Artikulere de viktigste resultatene eller bidragene som trengs fra stillingen. 

Noen ganger blir du så fanget opp i oppgavene at du glemte å se på de nødvendige resultatene. For eksempel, hvis det er rapporten som er nødvendig, er all innsamling og revisjon av data verdiløs uten den endelige analysen og rapporten.

Noen ganger kan du identifisere hull i organisasjonen din og finne ut en måte å fylle dem ved å gjøre jobbanalyser. Oppgaver blir ikke tilordnet noen ansatt som for eksempel må gjøres. Eller, en jobb har flere oppgaver enn noen person kan utføre.

Jo mer informasjon du kan samle, jo lettere vil du finne den faktiske skrivingen av stillingsbeskrivelsen. Du trenger ikke å bekymre deg for pent språk. Du vil ha en funksjonell stillingsbeskrivelse mer enn noe annet. Forsikre deg om at det er klart og kortfattet. Spør deg selv: "Hvis noen andre leste dette, ville de vite hva personen i denne stillingen faktisk gjør?”

Bunnlinjen

Ikke legg fra å skrive stillingsbeskrivelser. Du vil finne dem uvurderlige når du ser på lønn og kompensasjon når du ansetter og promoterer, og når du vurderer om en jobb oppfyller kvalifikasjonene for fritak fra overtid eller ikke. De er et effektivt kommunikasjonsverktøy å bruke med ansatte, så forventningene dine er klare.