Hvordan dokumentere ansattes ytelse

Dokumentasjon er avgjørende for riktig beslutningstaking

I verden av menneskelige ressurser og sysselsetting kan dokumentasjon om en ansattes ytelse gjøre eller bryte din evne til å disiplinere, avslutte eller ganske fremme, belønne og anerkjenne ansatte.

Dokumentasjon er avgjørende for ledere og HR-ansatte fordi du må gjøre en seriøs innsats for å registrere alle hendelsene i ansettelseshistorien til dine ansatte-både positive og negative hendelser med ytelse.

Her finner du alt som ledere og HR -ansatte trenger å dokumentere ansattes ytelse nøye.

Hvorfor du bør dokumentere ansattes ytelse

• Dokumentasjon gir bevis på at resultatproblemer ble diskutert med den ansatte på en rettidig og kortfattet måte.
• Dokumentasjon tilbyr en historie med den ansattes forbedring eller unnlatelse av å forbedre ytelsen over tid. Det er kronologisk og en presis beskrivelse av den ansattes handlinger, lederens handlinger og hendelser når de oppstår.
• Dokumentasjon gir bevis som støtter ledelsesbeslutninger for å ta ugunstige tiltak som disiplin eller oppsigelse med en ansatt.
• Dokumentasjon gir bevis på at en ansatt fortjener en tilgjengelig promotering eller mulighet over andre ansatte som også er kvalifisert.
• Dokumentasjon gir bevis for å rettferdiggjøre lønnsøkninger, reduksjoner eller hvorfor en ansatt ikke mottok noen økning.
• I tilfelle et søksmål, beskytter fullstendig og grundig dokumentasjon en arbeidsgivers interesser. Dokumentasjonen kan støtte ledelsens handlinger ved å avslutte en mislykket ansatt. Det kan også bevise at den ansatte ble avsluttet av grunner som er lovlige i motsetning til andre som ulovlig diskriminering.

Hva du skal dokumentere

Ledere må dokumentere ansattes ytelse, både positive bidrag og resultatfeil. De må dokumentere nøyaktig hva den ansatte gjorde og sa og hva lederen gjorde og sa som svar under møtet eller samtalen.

Du må dokumentere eventuelle avtaler som er gjort under samtalen, målsettingen, forbedringer som kreves og forventet, og tidslinjen for forbedring. Dokumentasjon bør også inneholde forpliktelser som lederen gjør for å hjelpe den ansatte.

Hvordan dokumentere

Dokumentasjon skal skrives under eller umiddelbart etter møtet eller samtalen med den ansatte. Du skal aldri gå glipp av å skrive ned samtalen med den ansatte den dagen da det faktisk skjedde. Venter til senere eller neste dag påvirker kvaliteten på dokumentasjonen fordi den er basert på hva du husker.

En av de verste feilene som ledere gjør er å tro at de kan rekonstruere en ansattes rådgivningshistorie etter behov. Ingen HR -personer som har noen erfaring med anstendig, rettidig dokumentasjon, blir noen gang lurt av en rekonstruert post. Ledere som rekonstruerer fra minnet gir unødvendig og uakseptabel risiko for selskapet sitt fordi en sammensatt historie ikke vil holde opp i et potensielt søksmål.

Du trenger dokumentasjonen din for å virke profesjonell, ryddig og organisert. Skriv dokumentasjon som om du snakker om historien til hendelsene til en tredjepart. Du vet aldri hvem som kan lese dokumentasjonen din en dag, så sørg for at den gjenspeiler din profesjonalitet. (Back of a Cocktail Serviett, konvolutt eller klissete notat kvalifiserer ikke som profesjonell dokumentasjon.)

Dokumentasjonen din bør gå til en ansattes nye leder hvis den ansatte får en ny jobb-eller du gjør i organisasjonen din. For minnet ditt og for å informere den ansattes nye leder, må du sette den ansattes navn og tittel, ditt navn og tittel og hele datoen på hvert dokument.

Skriv dokumentasjon som er saklig, rettferdig, lovlig, objektiv, fullstendig og konsistent. Unngå meninger (Mike er slurvete. Alice er lat. Tom lyver for meg.), Navnekall, redaksjonering (John er en dust. Mark har et holdningsproblem.), og merking (Mary er uansvarlig. George er ikke en lagspiller.).

Unngå å også prøve å tolke ansattes oppførsel. (Marsha må ikke like denne oppgaven. Paula ser ut til å være i over hodet.) Minimer bruken av beskrivende ord som adjektiver og adverb (sakte, slurvete, ulykkelig, lunefull, uhøflig). Oppgi den ansattes spesifikke oppførsel og handlinger, ikke din mening eller tolkning av den.

Hvilken dokumentasjon må gi

I den senere gjennomgangen av dokumentasjonen er det som trengs en nøyaktig oversikt over samtalen. Hold deg til fakta og skriv ned hva du sa og hva den ansatte sa. Forsikre deg om at dokumentasjonen din er entydig og at den får fakta rett. (I enhver potensiell juridisk situasjon gjør feil i noen av de dokumenterte hendelsene alle resten av dokumentasjonen mistenkt.)

Til slutt, dokumenter eventuelle avtaler, forpliktelser, tidslinjer, forbedringer som trengs, innsjekkingspunkter og andre detaljer som kan gli fra minnet. Forsikre deg om at du setter en dato og klokkeslett for tidsfrister og forfallsdatoer slik at misforståelse ikke vil oppstå.

Kjenn din HR -avdelingens dokumentasjonspolicy, som vil fortelle deg hvilken dokumentasjon som trenger plassering i den ansattes personellfil. Enhver dokumentasjon av disiplinære tiltak bør absolutt være inkludert.

Hvor du skal dokumentere og lagre dokumentasjon

Siden dokumentasjon om ansatte er konfidensiell og privat for den ansatte, må du passe på at all dokumentasjon forblir konfidensiell for lederen, HR, og potensielt ansattes neste leder. Dermed anbefales ikke å sette dokumentasjon på en delt datastasjon. Håndskrevet dokumentasjon og en lederens dokumentasjon skrevet ut er best i låst lagring. 

Bunnlinjen

Hvis du følger disse retningslinjene, når du drar til HR for å be om hjelp til å disiplinere, avslutte eller overføre en ansatt til en jobb med en bedre potensiell passform, vil HR hjelpe deg med å løse problemet eller forbedre situasjonen. Når HR ber deg om å dokumentere, dokumentere, dokumentere eller de ikke kan hjelpe deg; Du må ha alle basene dine dekket.

Vær oppmerksom på at informasjonen som er gitt, selv om den er autoritativ, ikke er garantert for nøyaktighet og lovlighet. Nettstedet leses av et verdensomspennende publikum og ansettelseslover og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søk juridisk bistand, eller hjelp fra statlige, føderale eller internasjonale statlige ressurser, for å sørge for at din juridiske tolkning og beslutninger er riktige for din beliggenhet. Denne informasjonen er for veiledning, ideer og hjelp.