Hvordan man effektivt administrerer eksternt talent

I en tid hvor fjernarbeid er normen for mange ansatte, hvordan leder ledere effektivt teamene sine på avstand? Ledere må lede og sikre at selskapets retningslinjer blir gitt som oppmuntrer til ansattes produktivitet mens de forsterker ansattes tilfredshet og moral. De må utvikle et helt nytt ferdighetssett, men det største spranget kan være å utvikle tankegangen som er viktig for å administrere ansatte du ikke kan se hver dag på kontoret.

Den raske økningen av fjernarbeidet

Ansatte deltar i eksternt arbeid i enestående tall. I følge dataanalysefirmaet Gallup, har gjennomsnittlig antall arbeidsdager telekommisjonere jobber hjemmefra mer enn doblet seg, fra 5.8 dager per måned i oktober 2019 til 11.9 dager fra september 2020. Blant alle u.S. Arbeidere, gjennomsnittlig antall telekommunikasjonsdager er også mer enn doblet, fra 2.4 per måned til 5.8. 

I tillegg finner Gallup at 26% av u.S. Arbeidere sier for øyeblikket at de har jobbet helt hjemmefra nylig, “Mens 51% jobber helt fra et sted utenfor hjemmet, med en av fem som rapporterer en blanding av på stedet og eksternt arbeid.”Ikke uventet har høyskoleutdannede vært mer sannsynlig å jobbe hjemmefra (38%).

Utfordringer og fordeler med eksternt arbeid for arbeidsgivere

Arbeidsgivere vil oppleve fallgruver og fordeler med dette enestående eksternt arbeid fra hjemmets situasjon. En virtuell arbeidsstyrke krever sterkerelederegenskaper enn noen gang før når det gjelder å koordinere prosjekter og bringe teamet sammen som en sammenhengende enhet.

I et talentutviklingsledelsesforum ble disse lederegenskapene funnet mer essensielle når de administrerte et eksternt team:

• Etablere og møte beregninger for arbeidsprosjekter og mål
• Vær ekstremt tydelig med mål og retninger med et konstant fokus på det store bildet
• Arbeid med høy grad av kompleksitet
• Fremme organisatorisk engasjement

En forumintervjuet sa: "Det kan være at ledere i et virtuelt miljø trenger bare litt mer av alt: mer kunnskap om teknologi, mer kunnskap om hvordan man jobber med teamdynamikk, sterkere kommunikasjonsevner og selvfølgelig litt mer tålmodighet.”

Utfordringer for arbeidsgivere

Arbeidsgivere må sørge for at ansattes produktivitet leverer salget og lønnsomheten de trenger for å holde virksomheten levedyktig. Samtidig er ansattes moral, motivasjon og tilfredshet avgjørende for å skape et positivt arbeidsmiljø som beholder dine mest tiltrengte ansatte. Utfordringer for disse målene inkluderer:

• Å gi effektivt tilsyn med ansatte som aldri har opplevd og kanskje ikke har de ferdighetene som er nødvendige for å trives i en ekstern arbeidssituasjon
• Utvikling av kommunikasjons- og teknologiferdighetene som er nødvendige for å administrere eksterne ansatte ved hjelp av enheter som bærbare datamaskiner, smarttelefoner og programvare for å holde eksterne møter
• Å vite hva, når og hvor ofte de skal støtte de ansattes emosjonelle behov mens de holder kommunikasjonen gjennomsiktig og profesjonell
• Tilrettelegge for eksternt teambuilding ved hjelp av møter, aktiviteter og isbrytere som fremmer ansattes forbindelser og moral
• Lære å støtte dine ansatte for å forbedre balansen mellom arbeidsliv og emosjonell velvære i en ekstern arbeidsstyrke-omgivelser

Gi tips om hvordan du kan opprettholde en jevn daglig plan og ta fri til lunsj og pauser. Påminn ansatte om eksisterende psykiske helseprogrammer selskapet ditt kan tilby.

Fordeler for arbeidsgivere

Når ansatte jobber hjemmefra, er det fordeler for arbeidsgivere som administrerer sine ansattes behov og ønsker ordentlig.

Lavere driftskostnader

Lavere driftskostnader som lavere bruksregninger, besparelser ved båndbredde og færre bemanningsbehov på kundevendte arbeidsstasjoner er et pluss for arbeidsgivere. For de arbeidsgivere som er overbevist om at eksternt arbeid vil redusere de ansattes foretrukne arbeidsmiljø inn i fremtiden, er sparing som å leie mindre kvadratmeter og kjøpe mindre møbler og enheter betydelige.

Boost in Productivity

Økt produktivitet resulterer i bedre arbeid fra ansatte-de får tilbake timene de bruker hver uke på å pendle, og de kan fokusere mer på oppgaver uten avbrudd fra kolleger.

Bedre engasjement

Uklaring av linjer mellom arbeidsliv og hjemmets ansvar kan føre til at ansatte som bruker mer tid på å tenke på og engasjere seg i arbeidsprosjekter og dyrke bedre resultater.

Generelle kostnadsbesparelser

Generelle kostnadsbesparelser på grunn av ansatte som bruker egne enheter for arbeid og tar mindre betalt fri (PTO) kan senke utgiftene for arbeidsgivere. Dette genererer også kostnadsbesparelser fordi arbeidsgivere ikke trenger å håndtere spørsmål knyttet til ansattes fravær og forsinkelse.

Tips for effektivt å engasjere og administrere team

Du kan tilby effektiv ekstern talentstyring ved å ta følgende trinn mens ansatte jobber hjemmefra.

Øk møtefrekvensen

Planlegg møter oftere slik at du har satt av tid på kalenderen din for å fange opp en-til-en med enkeltansatte, som et team, og i eksterne selskapsmøter. Når ingen jobber sammen på kontoret, blir tiden sammen enda viktigere.

Kontroller kontinuerlig inn

Sett opp tilbakevendende innsjekkingstider med teammedlemmene dine for å fremme de tilfeldige forbindelsesøyeblikkene gjennom arbeidsuken som normalt ville ha skjedd på kontorene dine.

Disse kan omfatte teamhappy timer, kaffepauser med kolleger og virtuelle lunsjer over video for å binde og feire teamet ditt og organisatoriske suksesser.

Etablere klare mål

Når du setter oppgaver for ansatte og team, spesifiser klare og veldefinerte sluttmål slik at de vet nøyaktig resultatet du trenger av dem. Spesifiser hva du trenger-ikke hvordan du gjør oppgaven-så ansatte er bemyndiget til å bestemme deres eget handlingsforløp.

Del arbeidsfremgang

Bruk et delt sporingssystem for team- og individuelle leveranser, frister og mål. Et slikt system vil fremme tillit blant ansatte-og med deg som manager-at teamet gjør jobben sin.

Opprettholde videointeraksjon

For å fremme en følelse av nærhet på kontoret, må ledere og ansatte bruke webkameraene og videokommunikasjonsprogrammene. Det rike, personlige samspillet som du tar for gitt på kontoret er lite i fjernt arbeid. Dermed vil effektive ledere ønske å pleie forhold og fremme forbindelser ved å se mennesker ansikt til ansikt.

Vis takknemlighet 

Du vil ønske å få teammedlemmene dine til å føle seg verdsatt og verdsatt til og med mer når de jobber hjemmefra under ikke-alltid-gunstige arbeidsforhold. Ansattes belønning og anerkjennelse er enda viktigere når teamet jobber eksternt. Gratulere, takk og kompliment ytelse mer enn du kritiserer eller foreslår forbedring. Ta deg tid hver dag til å fortelle minst en ansatt enten i en e -post eller over telefon at du setter pris på noe om dem og deres arbeid.

Legg vekt på ansattes velvære

Hold fingrene på pulsen til dine ansatte, slik at du er klar over hvordan de har det og hvordan de har å gjøre med eventuelle uheldige bivirkninger av fjernarbeidet.

Du kan gjøre dette ved å holde velvære fokusgrupper, bruke ansattes undersøkelser og be ledere og HR-ansatte om å snakke med mennesker. Start et Wellness -nyhetsbrev, planlegg online yogakurs, send et daglig velværetips, eller gi muligheter for ansatte til å komme sammen mens de holder personlig avstand og bruker masker. Et eksempel er å kjøpe lunsj for ansatte og deres familier og planlegge en tid for dem å hente den på kontoret, hvor de trygt vil se hverandre.

Risikoen for ekstern talentstyring

Når ledere lærer å effektivt føre tilsyn med eksterne arbeidere, må de merke seg at alvorlige feil i beslutningen kan påvirke forholdet til ansatte negativt. I disse uventede arbeidsforholdene vil ledere spesielt ønske å unngå feil som mikromanagement, som igjen kan fremme mistillit. 

Å oppfatte behovet for å overvåke ansattes arbeidstider og beløp kan være tilsvarende med å si at du ikke stoler på dine ansatte. 

Likevel bemerker en studie av Gartner at ansattes overvåking har økt betydelig siden 2015, og 80% av arbeidsgiverne forventes å bruke nye verktøy og datakilder for å overvåke personalet ettersom eksternt arbeid blir normen. 

Mikromanagement kan avle mistillit

Du vil unngå å få ansatte til å føle seg upålitelige. Denne mangelen på tillit kan føre til at arbeidere bruker tid på å spille systemet og miste fokus på deres faktiske, nødvendige produksjon. I følge Accenture tror 52% av arbeiderne at bruken av nye kilder til arbeidsstyrke data risikerer å skade ansattes tillit.Det kan også forårsake alvorlig mangel på motivasjon og engasjement. Fokus i stedet på hva ansatte faktisk produserer-ikke på når de produserer det.

Mikromanaging medarbeiderarbeid er en feil ledere er utsatt for å lage når de ikke kan se at de ansatte faktisk gjør jobben sin. Dette er delvis et tillitsproblem, men også et uerfarenhetsproblem. Å håndtere i et eksternt miljø kan føre til at en leder viser kontrollerende atferd når man samhandler med personalet.

Å overvinne risiko for fjernstyring

Når du gir talentstyring til dine ansatte som jobber eksternt, ikke glem viktigheten av personlig og profesjonell utvikling. Hvis du for eksempel merker at en ansatt ikke fungerer nok og/eller behandler ineffektivt med telekommunikasjon, må du etablere klare mål og kriterier som setter en standard for den ansatte og motiverer dem. Ved å adressere denne feilen omgående og riktig, kan du bygge tillit med den ansatte og resten av teamet ditt.

Muligheten til å vokse og utvikle ferdigheter er fortsatt en betydelig bidragsyter til ansattes moral og motivasjon. Forsikre deg om at online klasser, coachingøkter med deg, implementering av en karriereutviklingsplan og ytterligere, mer ansvarlige arbeidsmuligheter er tilgjengelige. 

Angi riktig retningslinjer

Som leder kan du gi spesielle retningslinjer om dine ansattes arbeidsforhold selv når jobben er fjern. Ved å lage spesifikke retningslinjer, kan du gå ut av din måte å sikre at de ansatte har det bra.

• Krever møteoppmøte: Du kan kreve oppmøte på det eksterne ukentlige personalmøtet eller det totale møtet i ansattes selskap. Du kan også be teammedlemmer om å dele timeplanene sine, prosjekter, tidslinjer, mål og behov med hverandre slik at det kan skje med hverandre slik at det kan skje.
• Etablere arbeidstid: Når du setter arbeidstid, kan du kreve en kjernetid hver dag der den unntatte ansatte må gjøre seg tilgjengelig for å samarbeide med jevnaldrende. Med dine ikke-fritatte ansatte må du ha oppgitt arbeidstid som de holder seg til, og du kan kreve at ansatte ber om tillatelse til å jobbe overtid.
• Adressere ansattes velvære: Du vil sikre at du tar ordentlig ivaretatt trivselen til dine eksterne ansatte. I eksternt arbeid vil mange av dine ansatte oppleve ensomhet og følelser av isolasjon; De må også ta opp nye distraksjoner som familie og kjæledyr.
• Planlegger ordentlig: Forsikre deg om at du gjør riktig planlegging før, under og etter de eksterne møtene du holder. Å ha en agenda, klare mål og forventede utfall blir enda viktigere når folk gjør eksternt arbeid.

For å maksimere ansattes produktivitet og velvære i et avsidesliggende miljø, oppmuntre dem til:

• Sett opp grenser og forventninger med familiemedlemmer
• Opprettholde en arbeidsstasjon som er atskilt fra sentrale oppholdsrom
• Sett opp en jevn arbeidsplan
• Opprettholde egenomsorg som å spise regelmessig, chatte med venner, trene og sove vanlige timer
• Kommunisere hva de trenger for å jobbe mer effektivt

Bunnlinjen

Tiden med eksternt arbeid har ført til nye utfordringer og muligheter som ledere kanskje aldri har forventet å oppleve i løpet av livet. Imidlertid har det også generert en ny visjon for hvordan ansatte vil jobbe fremover-og dette kan ikke omfatte å fungere på heltid på et kontor. Som sådan gir det en verdifull mulighet for ledere til å positivt-og med bevisst praksis-utbredt sine nye ferdigheter som ekstern leder. Talentstyring på avstand vil være den nye normen i et globalt spredt og avsidesliggende arbeidsmiljø, så det er på tide å tenke på potensialet for denne nye arbeidsverdenen.