Hvordan skrive en frivillig søknad for å beskytte veldedigheten din

Veldedighetsorganisasjoner er avhengige av frivillige. Imidlertid har de motstridende behov når det gjelder de frivillige. De må rekruttere frivillige ved å være vennlige og imøtekommende. Men på den annen side må veldedige organisasjoner også være forsiktig med å velge disse frivillige.

Det er mange skrekkhistorier om utilstrekkelig kjente frivillige som skader en nonprofits klienter, spesielt når det er utsatte befolkninger som barn eller eldre.

For å beskytte organisasjonen og frivillige, bør en frivillig søknad være et av de første trinnene i din frivillige rekrutteringsprosess.

Sikringstiltak å vurdere (hva du skal passe på)

Organisasjonen din, inkludert de ansatte og styremedlemmer, kan holdes ansvarlig for ulovlige handlinger av frivillige med mindre det er tilstrekkelige garantier og tilsyn. Dessuten kan frivillige være personlig ansvarlige hvis de forårsaker skade i løpet av frivillighetsarbeidet.

Sikring mot ansvar som følger med inkorporering, paraplyforsikring og føderale og statlige lover beskytter ideelle organisasjoner opp til et punkt, men bare Hvis organisasjoner utfører aktsomhet.

At due diligence starter med frivillig søknad.

Hva du skal inkludere på en frivillig søknad

Noen ganger er det tøft å sette frivillige som bare vil hjelpe gjennom bryet med bakgrunnskontroller og applikasjonsskjemaer, men dette er et problem som ikke bør forsømmes.

Gjøre det vennlig

Du kan raskt gjøre søknaden din vennligere og imøtekommende for frivillige ved å skrive noen innledende avsnitt som forklarer hva organisasjonen din gjør, dens oppdrag, hvem du tjener og bidragene til dine mange frivillige.

Å sette noe av denne informasjonen i en ansatthåndbok kan bidra til å forhindre at søknadsskjemaet blir for lang og skremmende. Gi en lenke til håndboken din på søknaden din.

Oppsummer noen av rollene dine frivillige oppfyller, opplæringen de får, og hvordan du gjør frivillighet morsom. Tross alt vil du rekruttere energiske og lykkelige frivillige. Søknaden din vil be om litt seriøs informasjon, så begynn med et vennlig ansikt.

Samle den viktigste informasjonen

Ideelle organisasjoner bør sjekke med advokatfullmektig om nødvendige sikkerhetstiltak og hjelpe til med å utarbeide eller godkjenne det frivillige søknadsskjemaet.

Disse skjemaene varierer fra organisasjon til organisasjon, men inkluderer vanligvis noen av følgende komponenter. Velg og velg elementer avhengig av arten av arbeidet ditt og befolkningen du tjener.

• Kontaktinformasjon, inkludert en e -postadresse
• Bursdag
• Personnummer (bare nødvendig for bakgrunn eller kredittsjekker)
• Nødkontakt, forholdet mellom kontakt, adresse og telefonnummer
• Tidligere arbeid eller frivillig erfaring
• Det høyeste utdanningsnivået nådde
• Språk som snakkes
• Fysiske begrensninger
• Nåværende arbeidsgiver
• Andre organisasjoner der søkeren har meldt seg frivillig
• Beskrivelse av trening eller erfaring som kan være relevant for den frivillige stillingen ønsket.
• Uttalelse om og beskrivelse av tidligere straffedom eller lovbrudd
• Sertifiseringer som førstehjelp og HLR med datoer for sertifisering og utløpsdatoer
• Gyldig førerkort # (viktig hvis kjøring er involvert)
• Referanser: En eller flere personlige referanser med kontaktinformasjon; og en eller flere profesjonelle eller arbeidsrelaterte referanser med veilederens navn og kontaktinformasjon
• Ferdighetssjekkliste (listeferdigheter som trengs i organisasjonens frivillige stillinger som datamaskin, veiledning, administrative ferdigheter, telefonsamtaler, undervisning, tilsyn).
• Foretrukne frivillige områder (liste vanlige frivillige jobber som søkeren kan sjekke om de er interessert)
• Årsak til frivillighet
• Hvordan hørte du om oss?
• Timer og dager tilgjengelig for frivillig arbeid
• Inkluder eventuelle ansvarsfraskrivelser fra organisasjonen. For eksempel kan du inkludere en rettferdig og lik mulighetsuttalelse og en liste over krav til frivillige, for eksempel referansekontroller, intervjuer, prøveperiode og påkrevd opplæring.
• Signatur av søker og signaturdato.

Vurder å inkludere en løslatelse fra ansvarserklæring om at søkeren må signere. National Council of Nonprofit Organisations har uttalelser om utvalgsansvar som du kanskje vil konsultere.

Eksempel på frivillig søknad

Her er en grunnleggende frivillig applikasjon. Eksemplet kan hjelpe deg med den informasjonen du mest sannsynlig vil inkludere og foreslo formatering. Selvfølgelig, bruk bare eksemplet som utgangspunkt, og endre det slik at den passer til din spesielle organisasjon. Se prøven nedenfor og last ned malen (tilgjengelig i Google Docs og Word Online).

Neste trinn og noen ressurser

Gjøre applikasjonen tilgjengelig

De fleste ideelle organisasjoner gjør sine frivillige søknader tilgjengelige på nettet, så vel som på stedet. Noen ganger kan de sendes inn online eller skrives ut for frivillig å sende inn. En PDF vil gjøre prosessen rimelig uanstrengt.

For et eksempel på en omfattende søknad, se denne fra Johns Hopkins Hospital. De fleste små organisasjoner vil trenge en mye enklere form for å starte prosessen.

Spre nettet

Vurder å bruke en av de mange frivillige portalene for å nå og tiltrekke frivillige. Disse portalene lar deg legge ut en minimal stillingsbeskrivelse og krav og deretter lede potensielle kunder til nettstedet ditt for mer informasjon. Noen portaler hjelper til og med med bakgrunnssjekker. Kjente portaler inkluderer frivillighet, alt for godt og idealist.

Går utover søknaden

Søknaden din skal ikke være det eneste screeningverktøyet ditt. Sørg for å følge opp et intervju som kan identifisere både de negative og positive egenskapene til dine potensielle frivillige. Du ville aldri ansatt en medarbeider uten et grundig intervju. På samme måte hjelper det å intervjue potensielle frivillige deg ikke bare å plassere dem i en passende posisjon, men gir også verdifulle ledetråder om deres bakgrunn og karakter.

Noen ganger vil et intervju dukke opp unike ferdigheter og talenter som frivilligheten ikke en gang var klar over, kan hjelpe organisasjonen din. Er frivillig en god forfatter, en fotograf eller har kunstneriske ferdigheter? Motsatt, spør om hva den frivillige ikke vil gjøre. Kanskje ikke geistlig arbeid er deres preferanse, eller de ønsker ikke å utføre jobber som de allerede gjør i sine vanlige liv. Kanskje de vil bygge spesifikke ferdigheter eller lære noe nytt.

Bunnlinjen

Å bygge en pålitelig frivillig styrke for veldedigheten din trenger ikke å være altfor komplisert, men det krever et system. Den første delen av det systemet er å gi et søknadsskjema som kan fylles ut raskt og sendes effektivt. Lær av opplevelsen av tusenvis av andre veldedige organisasjoner og lag søknadsskjemaet ditt ved å bruke beste praksis.