Hvordan gi en profesjonell telefonsvarer til avdelingen din

Hvis selskapet ditt bruker avdelinger av avdelingene. Denne typen telefonsvarer er litt annerledes enn den personlige telefonsvareren som er assosiert med individets telefonsvarerboks. For eksempel, hvis telefonsystemet ditt tillater en gruppe telefonutvidelser å "samles" sammen for å betjene alle generelle regnskapssamtaler, kan alle utvidelser fra regnskapsavdelingen samles under regnskapsavdelingenes generelle utvidelse. Når den automatiserte ledsageren overfører en samtale til den utvidelsen, vil den neste tilgjengelige utvidelsen motta samtalen. Hvis alle utvidelser av regnskapsavdelingen er opptatt eller utilgjengelige, vil samtalen bli overført til avdelingens telefonsvarerboks.

Voicemail hilsenalternativer

Avhengig av telefonsystemet du har i selskapet ditt, kan det være forskjellige alternativer for typen telefonsvarer du har lov til å komponere. Disse inkluderer:

• Generell telefonsvarerhilsen: brukt som standard telefonsvarerhilsen hvis ingen annen hilsen er satt.
• Intern telefonsvarerhilsen: pleide å hilse på folk som ringer avdelingen din fra ditt eget selskap (jeg.e. fra en annen utvidelse). Generelt er dette bare aktuelt for veldig store selskaper.
• Ekstern telefonsvarerhilsen: Spilt for folk som ringer utenfra selskapet ditt. Telefonsystemets automatiserte ledsager kan spille et generelt selskap som hilser som alle eksterne innringere vil høre. Hvis firmaets navn er nevnt i den hilsenen, trenger du ikke si det igjen i avdelingshilsen.
• Den midlertidige eller ut av Office -telefonsvarerhilsen: Dette er satt når hele avdelingen vil være utilgjengelig i en bestemt periode. For eksempel er avdelingen bare bemannet mellom kl. 20.00 og 17.00, eller det er et obligatorisk avdelingsmøte som fjerner alle mennesker fra å svare på telefonen. De fleste telefonsvarersystemer lar deg angi en utløpsdato og klokkeslett, slik at du ikke trenger å huske å slå den av når avdelingen din kommer tilbake til normal drift.
• På telefonen (travel) telefonsvarerhilsen: Denne hilsenen brukes til å informere innringere om at avdelingen er tilgjengelig, men ingen kan ta sin samtale umiddelbart fordi alle utvidelser i avdelingsbassenget er opptatt med andre innringere.

Elementer av en god avdeling som telefonsvarer hilsen

• Avdelingsnavn
• Uttalelse om at du ikke kan ringe akkurat nå
• Invitasjon til å legge igjen en melding
• Når de kan forvente en returanrop
• Ytterligere alternativer som er tilgjengelige (e.g. "Trykk på pundtasten for å gå tilbake til ...")
• Nettstedadresse hvis den kan gi meningsfull informasjon
• Ikke lenger enn 20-25 sekunder (tommelfingerregel)
• Ikke begynn med "samtalen din er veldig viktig for oss ..." hilsen. Denne frasen er overforbrukt og er vanligvis en "slå av" til innringere.
• Unngå å gi ut for mye informasjon og lage en altfor lang hilsen.

Prøve gode hilsener

• Du har nådd regnskapsavdelingen. Alle våre representanter er opptatt med å betjene andre innringere. I stedet for å kaste bort din verdifulle tid på vent, vil vi returnere samtalen innen to arbeidstid. Hvis du vil gå tilbake til forrige meny, trykk Star nå. Ellers, legg igjen en detaljert melding med ditt navn og nummer. Etter at du har registrert meldingen din, kan du trykke på pundtasten for flere alternativer. Takk for at du ringte.
• Du har nådd salgsavdelingen i Operations Tech, Inc. Alle våre salgsrepresentanter er opptatt med å betjene andre kunder, men vi vil returnere samtalen din så snart som mulig. For gjeldende prisinformasjon eller for å sjekke statusen til bestillingen din, besøk oss på nettet. Ellers, vennligst legg igjen en melding med ditt navn og nummer etter tonen. Hvis du vil gå tilbake til forrige meny, trykk Star -tasten nå.
• Du har nådd regnskapsavdelingen i Operations Tech, Inc. Avdelingen er for øyeblikket stengt. Våre normale driftstimer er fra 08:00 til 17:00 mandag til fredag. Vi er stengt på lørdager og søndager. Du kan når som helst trykke på Star -tasten for å gå tilbake til forrige meny. Ellers, vennligst legg igjen en melding med ditt navn og nummer, så returnerer vi samtalen når kontoret åpner igjen. Du kan henge på etter at du har lagt igjen meldingen eller trykker på pundtasten for flere alternativer. Takk for at du ringte.

Dårlige telefonsvarerhilsen

• Du har nådd salgsavdelingen. La oss være et budskap.
• Hallo. Du har nådd regnskapsavdelingen på XYZ.com. Alle regnskapsførerne deltar for tiden på et obligatorisk avdelingsmøte, og ingen er tilgjengelige for å ringe. Samtalen din er veldig viktig for oss, og vi vil gjerne returnere samtalen din så snart vi kommer tilbake. Imidlertid er det slutten av året, og vår rop -etterslep er veldig lang. Hvis du ringer om å foreta en betaling på en forfalt konto, må du huske å fortelle oss i meldingen din, slik at vi kan ringe deg tilbake umiddelbart. Ellers, vent på tonen og la oss være en detaljert konfidensiell melding.
• Avdelingen er stengt. Legg igjen en melding etter tonen.