Hvordan implementere en langsiktig ekstern arbeidsplan

Eksternt arbeid har blitt normen for selskaper som spenner fra Twitter og Google til små og mellomstore bedrifter. Statistikk viser at et betydelig antall av arbeiderne forblir bekymret for å returnere til kontoret, og at langsiktig fjernarbeid faktisk har forbedret produktiviteten deres.

I "2020 State of Remote Work Survey" utført av OWL-laboratorier i forbindelse med global arbeidsplassanalyse, tror 81% av de spurte at arbeidsgiveren deres vil støtte etter-19-19 eksternt arbeid, mens 29% tror at selskapet deres faktisk vil støtte det mer. I tillegg sa 77% av de spurte at det å jobbe hjemmefra etter at Covid-19 ville gjøre dem "lykkeligere", og kanskje mer bemerkelsesverdig ville nesten halvparten av de spurte se etter en annen jobb hvis arbeid hjemmefra ikke lenger var tillatt. 

Så hvis du finner ut at eksternt arbeid er i bedriftens og ansattes beste interesse, hvordan lager du en plan for langsiktig fjernarbeid hjemmefra og rally teamet ditt rundt ideen? Hvis du velger å følge denne veien, vil du være i godt selskap ettersom global arbeidsplassanalyse spår at 25% -30% av arbeidsstyrken vil fortsette å jobbe hjemmefra i flere dager i uken innen slutten av 2021.

Definer visjonen din for langsiktig fjernarbeid

Som arbeidsgiver, bør du vurdere visse kriterier før du etablerer og implementerer din visjon for et eksternt arbeid fra hjemmeplanen. Hoved blant kriteriene er å kartlegge dine ansatte for å bestemme humør og behov. Finn ut hvilken prosentandel av dine ansatte og deres team som ønsker å fortsette arbeidet eksternt og hvor mange dager i uken de foretrekker å komme inn på kontoret.

Bevæpnet med denne informasjonen, kan du deretter bestemme og dele dine mål for å la ansatte jobbe eksternt på lang sikt. Forsikre deg om at du involverer et betydelig antall av dine ansatte i å utvikle disse planene.

En anbefalt tilnærming er å be Seniorledelse om å implementere en ansattes involveringsprosess som kan omfatte møter med alle hånd, tilleggsundersøkelser og avstemning. Ikke undervurder viktigheten av å involvere teammedlemmene dine i å ta beslutninger om deres arbeids fremtid.

Målene du bestemmer deg for, må inkludere:     

• Artikulere en generell visjon for det du håper å oppnå ved å la ansatte langsiktige eksternt arbeid hjemmefra, slik at de støtter planen
• Hjelper dine ansatte med å holde seg sunne
• Å oppnå ytterligere økning i produktiviteten gjennom ansattes komfort og mindre pendlingstid
• Skape mer positiv ansattes moral og høyere oppbevaringsgrad
• Økonomiske hensyn som leasing av mindre kontorlokaler, leasing ut plass du eier, og justere byggeplanen din for å imøtekomme mindre ansattes plass
• Sparer kostnadene for forretningsreiser
• Sette opp arbeidsstasjoner og ofte brukte områder for å imøtekomme behovet for personlig distansering
• Forsikre deg om at du gir din eksterne arbeidsstyrke den nyeste og kraftigste teknologien og kontorutstyret
• Gjøre tilgjengelig den emosjonelle støtten og arbeidslivsbalansen dine ansatte trenger
• Bestemme hvilke stillinger som kan arbeide eksternt og med hvilken frekvens mens du opprettholder kundeservice og forretnings lønnsomhet
• Å gi de riktige verktøyene slik at arbeidsflyten er jevn og vedlikeholdt, for eksempel å be teamene om å jobbe kjernen i arbeidstiden og sette opp ukentlige møter

Til slutt, og kanskje viktigst av alt, er det nøkkelen til effektiviteten og suksessen til din langsiktige eksterne arbeidsplan for å styrke lederne dine. Som Gallup påpeker, "Ingen andre rolle i en organisasjon har mer innflytelse", og måten ledere leder teamene sine og posisjonerer hvert teammedlem for suksess er kritisk for produktiviteten og engasjementet til ansatte.

Retningslinjer for å støtte en langsiktig ekstern arbeidsplan

Hvis dine ansatte har utført eksternt arbeid hjemmefra i noen tid, har du sannsynligvis omformulert retningslinjer og praksis for å støtte denne uventede nye normalen. Fremover er dette noen av HR-retningslinjene og praksis du kanskje vil prioritere for å endre og oppdatere for langsiktig fjernarbeid hjemmefra.

• Reglene, normer og viktige beregninger du trenger å utvikle for å bevare og forbedre din organisasjonskultur og verdier

(Eksempel: Tilbyr virtuelle sosiale og teambuilding aktiviteter og ansattes anerkjennelse)

• Hvordan du støtter dine ansatte følelsesmessig og hjelper dem med å utøve balanse mellom arbeid og liv 

(Eksempel: Vurderer støtte til barnepass for arbeidende foreldre og mer fleksibel ansattes permisjonspolicy for å imøtekomme den nye normalen) 

• Hvordan du vil omfordele infrastrukturbesparelser når du reduserer behovet for kontorlokaler (Eksempel: Gi overlegne bonuser til ansatte, oppgraderer teknologien sin til den nyeste, raskeste og mest interaktive, gir bærbare datamaskiner og skrivere til ansatte som trenger dem, og understreker opplæring og utvikling slik at ansatte fortsetter å lære nye ferdigheter)
• Adressere ansattes mulighet til å trygt jobbe på kontoret etter behov 

(Eksempel: Adressering av kontork distansende behov, gjøre midlertidige pulter tilgjengelig i et "hotelling" -oppsett, og gi ekstra sanitær og rensing til arbeidsområdene)

• Å etablere forventede krav til timer og arbeidskraft 

(Eksempel: Understreke at alle eksisterende regler og forskrifter gjelder på den eksterne arbeidsplassen som de gjør på kontoret, slik at ingen trakassering eller annen fiendtlig oppførsel vil bli tolerert. Også understreker at hver ansatt forventes å jobbe kjernetimer etter behov.)

• Ser på hvordan og hvem du ansetter og ombord. Du vil ansette folk som vil trives å jobbe eksternt og langsiktig fjernarbeid, utvider din evne til å ansette folk globalt så lenge du forstår behovene til teamene for personlig kontakt.

(Eksempel: Ansette folk fra andre stater og utvikle en ekstern ansattes opplæring og ombordprosess)

• Å understreke behovet for at ansatte skal dokumentere resultatene og holde kontakten med lederne regelmessig for å diskutere kort- og langsiktige karrieremål og utviklingsbehov 

(Eksempel: Å planlegge en zoomanrop for å oppdatere manageren om prosjektets fremgang eller be om tilbakemelding om hvordan de har det) 

Hvordan samle ansatte rundt langsiktig fjernarbeid

Ved å følge de ovennevnte anbefalingene, kan du bygge grunnarbeidet som vil hjelpe dine ansatte å samle rundt konseptet med eksternt arbeid. Å engasjere dine ansatte ved å bruke undersøkelser for å identifisere deres ønsker og bekymringer er det første trinnet. Deretter kommer de ansatte til å bestemme forventningene og behovene til både arbeidsplassen på stedet og de eksterne arbeidsstedene andre. 

Dette blir fulgt av å informere ansatte om hva du kan imøtekomme og hva som ikke vil fungere og hvorfor. Anmodet da hjelp fra dine ansatte med problemløsning-kanskje de har svar seniorlederne ikke har funnet.

Til slutt, be lederne dine om å lage en plan for sine respektive team om hvordan de vil oppnå disse 10 støttende kulturens imperativer:

1. Kommunikasjon og problemløsning
2. Etablere normer for atferd, samhandling og bidrag
3. Bestemme hvor mye tid de ansatte ønsker å møte sine ledere og gjøre det greit å ta hensyn til de forskjellige behovene til hver arbeider
4. Å bygge tillit og opprettholde en effektiv, støttende generell arbeidskultur
5. Måling av produktivitet og kvalitet objektivt slik at de har færre tillitsproblemer med ansatte
6. Håndtere ansattes følelser av isolasjon, ensomhet og ensomhet
7. Enig om hvor lang tid teamet trenger å være sammen på kontoret
8. Adressere samarbeidsutfordringer, utfall og konfliktløsning
9. Bestemme passende arbeidstid som vil fremme samarbeid mens du hedrer behovet for balanse mellom arbeid og liv
10. Utvikle en metode for generell vurdering med jevne mellomrom av det nye deltids- eller heltidsarbeidet fra Home Experiment

Hvis teamene dine tar opp hvert av disse problemene effektivt, og du med jevne mellomrom vurderer om planene fungerer mens du holder fingeren på pulsen til ansattes moral, kan du oppleve at den nye normalen tjener alles behov bedre. Og ved å gjøre det, kan du skape en vinn-vinn-situasjon når du smir ny grunn.