Hvordan implementere et restaurantregnskapssystem

Når noen bestemmer seg for å åpne en restaurant, spesielt for første gang, blir de vanligvis drevet av en lidenskap for mat kombinert med en dedikasjon til gjestfrihet. Selv om det er en god kokk og å ha en vinnende personlighet er to viktige ingredienser, er det ikke de eneste. Hvis en liten virksomhet mislykkes, er den ofte i løpet av det første året og vanligvis på grunn av dårlige forretningsavgjørelser og praksis. Når du starter en restaurant, er det viktig å sette opp et godt regnskapssystem for å gi virksomheten din best mulig sjanse for å overleve.

Å utvikle et restaurantregnskapssystem ligner på å sette opp et regnskapssystem for enhver liten bedrift, men det er viktige forskjeller å vurdere. Restauranter har slanke gevinstmarginer, så det er viktig å holde seg oppå sine viktige resultatindikatorer (KPI).

Hvordan et restaurantregnskapssystem fungerer

Regnskapssystemet ditt vil spore alle restaurantens økonomiske transaksjoner, utarbeide rapporter basert på de økonomiske transaksjonene, samle riktig informasjon for skatter og oppsummere informasjon for deg i et format du kan forstå.

Ved å bruke den informasjonen kan du ta de økonomiske beslutningene for restauranten din som vil minimere utgiftene dine, maksimere overskuddet ditt og holde kundene lykkelige. Uten et restaurantregnskapssystem ville alt dette være et virvar, og du vil ikke ha informasjonen til din disposisjon for å hjelpe deg med å ta de beste beslutningene.

Følg disse trinnene for å sette opp et grunnleggende restaurantregnskapssystem.

Trinn for å implementere et restaurantregnskapssystem

Ansett en bokholder eller regnskapsfører

Med mindre du er regnskapsfører eller bokholder sammen med å være kokk eller restauranteier, vil du trenge litt hjelp for å sette opp et restaurantregnskapssystem. Selv de minste av kaffebarer må føre økonomiske poster slik at de kan sende inn skatten og ta gode beslutninger for å holde virksomheten flytende.

Du bør vurdere å ansette en egen bokholder og outsourcing regnskapstjenester.

Det er forskjell mellom bokføring og regnskap. Bokføring er prosessen med å registrere økonomiske transaksjoner og organisere kvitteringer og annen dokumentasjon. Regnskap er i mellomtiden praksisen med å analysere informasjonen som er levert av bokholderen og utvikle rapporter for å gjøre tallene forståelige for en ikke-forretningsorientert person. Et annet alternativ er å gjøre bokføringen selv og bare beholde en regnskapsfører. Det er et pluss hvis du kan ansette en bokholder og regnskapsfører kjent med gjestfrihetsbransjen.

Velg regnskapsprogramvare

Det er en rekke robuste programvarepakker for restaurantregnskap. Du vil velge en som er enkel å lære og bruke, men som tilbyr sterk rapportering og økonomiske analysefunksjoner. Du må vurdere programvare som genererer uttalelser om overskudd og tap (inntekt) og annen regnskap. Programvaren må også ha lagerbehandlingsfunksjoner, og den skal integreres med lønnsprogramvare hvis du gjør lønn i huset.

Andre viktige funksjoner er fakturering, kundefordringer og betalingsledelse, ansattes planlegging og menyplanlegging å nevne noen.

Kompleksiteten til restauranten din og dens tilbud skal bidra til å diktere programvaren du kjøper. Bokholderen eller regnskapsføreren din kan gi deg råd om programvarepakken du bør velge.

Restaurantlønn er komplisert med forskjellige lønn, tips og varierende arbeidsplaner. Det er ofte en god idé å outsource lønningslisten din til regnskapsføreren din eller til en lønnstjeneste. Hvis du gjør lønn i huset, må du velge lønnsprogramvare. Det samme er tilfelle for skatteplanlegging og forberedelser.

Velg regnskapsmetode

Du har noen beslutninger om å få det til å gå hånd i hånd med å velge regnskapsprogramvare. Først må du bestemme om du bruker bokføring med en enkelt inntreden eller dobbeltinngang for å organisere bøkene dine. Siden restaurantbransjen innebærer å holde varelager, er det vanligvis tilrådelig dobbeltoppføringsbokføring.

Du må også bestemme om du vil bruke kontanter eller periodiseringsregnskap. Opptjening av regnskap gir deg det mer nøyaktige økonomiske bildet siden det registrerer inntekter og utgifter så snart transaksjoner oppstår.

Velg et salgssted (POS) -system for kontantstyring

Et salgssted (POS) er stedet der en kunde betaler for måltidet og andre produkter eller tjenester de har kjøpt på en restaurant. Restauranter trenger spesielle funksjoner i POS -programvaren sin, som å spore salg. Noen POS -pakker kan hjelpe med menyforberedelse og tidtaking for ansatte. Restauranter trenger også POS -programvare som har sterke lageradministrasjonsfunksjoner både for fronten av huset og bakkontoret. Programvaren kan til og med hjelpe deg med å utarbeide lønn.

Et restaurants POS -system skal ha et tastatur på registeret på grunn av volumet av kredittkorttransaksjoner. Kunder kan deretter bruke kredittkortene sine for å gjøre en kontaktløs transaksjon.

Sett sammen restaurantens regnskap

Kontokart er en liste over alle de fem kategoriene kontoer som utgjør resultatregnskapet og balansen. Disse kontoene er eiendeler, forpliktelser, eierens egenkapital, omsetning og utgifter. Pengene strømmer inn og ut av disse kontoene i løpet av det normale forretningsforløpet. Når du enten bruker penger eller tjener penger, debet og krediterer disse kontoene på riktig måte i henhold til regnskapsprinsipper.

Hver av disse kontoene vil ha underkontoer som er bransjespesifikke. For eksempel vil et regnskapsord for en restaurant være annerledes enn et kontoansett for andre typer virksomheter. Se eksemplet nedenfor:

Hvis du investerer i regnskapsprogramvare for restauranter, vil det hjelpe deg med å sette opp et passende kontoansetting for restauranten din.

Hvordan spore restaurantens flyt av midler

Det er spesifikke kontoer i et regnskap som er spesielt viktig for restauranter. Følg med på følgende:

Lønn

Kanskje den mest problematiske kontoen på restauranter er lønn. Restaurantarbeidere kan være både heltids- og deltidsarbeidere til forskjellige lønnsrater. Det anbefales å enten outsource lønningstjenestene dine, eller i det minste bruke spesifikk lønnsprogramvare for denne oppgaven.

Inventar

I en restaurant vil varelageret ditt bestå av to brede klasser: mat og forsyninger. Spor varelageret ditt slik at du ikke har for mye, noe som vil ende opp som avfall, eller for lite, noe som vil skade salget ditt. Du vil holde det gjennomsnittlige daglige varelageret så lavt som mulig uten å forårsake mangel. POS -programvaren din er uvurderlig når du hjelper deg med å holde rede på varelageret ditt.

Kontoer som skal betales

Betalbare kontoer er det du skylder leverandørene dine og er oppført i balansen. Når du mottar en faktura, må du legge den inn i regnskapsprogramvaren din. På denne måten vil du ikke være forsinket å betale regningene dine. Et godt forhold til leverandørene og leverandørene dine vil hjelpe virksomheten din til å løpe jevnt.

Kontantstrøm

Hold rede på hvor mye penger som går inn og ut av virksomheten din. Det er nyttig å kjenne kontantstrømmen din på daglig, ukentlig, månedlig og kvartalsvis basis. Å utvikle både et kontantbudsjett og en kontantstrømoppgave vil hjelpe deg med å spore kontantstrømmen din.

Salg

Det er viktig for en restauranteier å vite hvor mye av salget ditt som kommer fra mat og hvor mye fra drikkevarer. Du kan ytterligere bryte dette ned i spis-in-måltider, bære måltider og til og med til forskjellige menyelementer ved å bruke regnskapsprogramvaren din.

Varekostnad

Kostnad for solgte varer (tannhjul) i en restaurant består av all mat og forsyninger som brukes til å lage varene på menyen din. Du bør skille tannhjul fra de andre kostnadene ved å drive en virksomhet, for eksempel husleie og verktøy eller beleggskostnader. Kontokartet for en restaurant viser alle beleggskostnader som utgifter mens mat og forsyninger er oppført under tannhjul.

Hvilke rapporter er viktige for restaurantregnskap

Det er rapporter som er spesifikke for restaurantregnskap og andre rapporter som alle små bedrifter bør opprettholde for både skatter og formålet med ansvarlighet. Restaurantspesifikke rapporter avgrenser KPI-ene dine. Disse rapportene kan vanligvis genereres av restaurantregnskapsprogramvaren og POS -programvaren ::

• Daglig salgsrapport: Denne rapporten lar deg sammenligne salget fra uke til uke eller måned til måned for å se hvordan restauranten din gjør det før du trekker ut utgifter.
• Matkostnader: Du må se hvor mye mat koster sammenlignet med de totale inntektene som ble brakt inn ved salg av matvarer. POS -systemet ditt gir disse tallene.
• Beleggskostnader: Disse kostnadene, som leie og verktøy, er overhead og endrer ikke mye.
• Primære kostnader: Denne rapporten sammenligner arbeidskraftskostnadene dine pluss tannhjul med inntektene dine. Vanligvis utgjør arbeidskostnader, som inkluderer lønn sammen med ansattes fordeler, omtrent 30% av omsetningen. Den viktigste kostnaden i en restaurant utgjør de fleste av utgiftene dine. Følg nøye med på hovedkostnadene fordi det er der du kan spare mest penger.
• Driftskostnader: Disse utgiftene er alt som ikke er dekket av primære kostnader og beleggutgifter, som for eksempel markedsføring og reklameutgifter.

Dette er rapportene som enhver liten bedrift skal opprettholde:

• Resultatregnskap: Resultatregnskapet er din resultatregnskap. Det vil vise utgiftene dine over en periode som en måned eller et kvarter. Resultatregnskapet viser inntektene dine sammenlignet med utgiftene dine.
• Balanse: Balansen viser hva firmaet eier (eiendeler) og hva det skylder (forpliktelser), samt eierens egenkapital. Hvis du skylder mer enn du eier, bør du ta skritt for å øke inntektene og redusere gjeldsbelastningen.
• Oppstilling av kontantstrømmer: Kontantstrømoppstillingen viser tilstrømning og utstrømning av kontanter i firmaet ditt. Det er et uvurderlig verktøy for å følge med på kontantbehovene dine.