Hvordan administrere en ekstern arbeidsstyrke

Når eksternt arbeid fortsetter å være en normalitet for bedriftseiere og deres ansatte, har mange selskaper gjort varige justeringer. I følge en S&P Global Market Intelligence Survey.

Å jobbe eksternt har introdusert nye påkjenninger for både ledere og arbeidere. Ikke fysisk å se ansatte som for eksempel arbeider, kan skape angst for eiere, og mange ansatte har å gjøre med følelser av isolasjon, eller synes det er vanskelig å fokusere midt i distraksjoner hjemme. 

Mens en ekstern arbeidsstyrke presenterer sine utfordringer, oppveier fordelene langt vanskeligheter, sa Moe Vela, sjef for transparens ved ekstern arbeidsteknologileverandør TransparentBusiness, i et telefonintervju med balansen. Han siterte forskning fra konsulentfirmaet Global Workplace Analytics som estimerer en typisk arbeidsgiver kan spare et gjennomsnitt på $ 11.000 årlig per halvtids telekommisjon. Besparelsene kommer først og fremst fra økt produktivitet, lavere eiendomskostnader, redusert fravær og omsetning og bedre katastrofeberedskap. 

Eliminering av kontorpendler gir arbeidere ekstra tid i sine dager, og reduserer karbonutslipp. Vela bemerket potensielle økonomiske fordeler så godt-fritiden kan nå brukes til å bruke penger og styrke økonomien. Han la til at en ekstern arbeidsstyrke er mer innbydende for enslige foreldre, personer med fysiske funksjonshemninger, og de som er sosioøkonomisk vanskeligstilte og har problemer med å gi transport til arbeidsplassen. 

Så å huske på disse fordelene, hvordan administrerer man nøyaktig en ekstern arbeidsstyrke på lang sikt?

Re-konseptualiser eksterne arbeidsprinsipper fra grunnen av 

"Bruke den" nøds fjernstyring "som de fleste av oss absorberes under pandemien som de 'ideelle' eksterne arbeidsforholdene ikke vil vare," vil Sahin Boydas, grunnlegger og administrerende direktør i San Francisco-baserte Remoteteam.com, sa i en e -post til balansen. For bærekraft på lengre sikt trenger små bedrifter å sette seg ned, vurdere sine ansatte og starte et eksternt arbeidsmiljø som tilfredsstiller alle. 

Boydas anbefalte å utstyre ansatte med den nødvendige opplæringen for å jobbe isolert, eventuelle nødvendige verktøy for å jobbe og koble seg til gruppen, og teambuilding-aktiviteter for å holde dem engasjert. 

Tillit er en toveis gate

Det nære tilsynet som har blitt en normalitet på arbeidsplassen i en murstein-og-mørtel-omgivelser, oversettes ikke til et eksternt arbeidsmiljø, sa Boydas. I stedet bør fjernledere gi de ansatte plass til å jobbe, og stole på at de vil få oppgavene sine gjort. 

For at ansatte skal være ansvarlige, må de få ansvar og muligheter for å bevise seg selv. Å vise ansatte at du stoler på at de bygger teamets tillit, og på sin side vil arbeidere stole på at beslutningsstyringen gjør er til fordel for alle.

Finn ut hvor du kan bruke verktøy og hva som trenger et menneskelig berøring

Det er verktøy tilgjengelig for nesten alle eksterne arbeidskomponenter, fra meditasjonsapper for mental helse til kommunikasjonsplattformer som zoom for virtuelle kaffepauser. Imidlertid er det viktig for eiere av små bedrifter å skille mellom hva disse verktøyene kan løse, og hvilke problemer som må løses av ledelsen personlig-kanskje gjennom vanlige telefonkontroller eller en-til-en virtuelle møter.

Mens selskaper bør skaffe seg de eksterne arbeidsverktøyene de trenger, kommer de ikke til å fikse alt. Boydas sa at ledere bør planlegge ordentlig, alltid se etter sine avsidesliggende team og prioritere “menneskelig berøring.” 

Involvere teamet når problemløsing eller snu kapittelet 

Kommunikasjonen er avgjørende i fjernarbeidsmiljøer. Derfor bør ledelsen involvere hele teamet når problemløsing, eller snu kapittelet i en virksomhet, sa DR. Lynda Ulrich, grunnlegger av "Gode nyheter" medieutsalg. Hun foreslo å starte med fire "vi-baserte" spørsmål som forskjøvet fokuset fra problemet, og mot samarbeid og fant felles grunnlag. 

1) Hva vil vi alle ha mer av? 

2) Hva bryr vi oss om? 

3) Hva er mulig nå? 

4) Det som virkelig fungerer bra? 

Sett folk før prosess 

"Det beste vi kan gjøre som bedriftseiere er å sette pris på de tingene folk bringer til virksomhetene våre, så langt som deres gaver og deres talenter og deres geniale ideer," sa Dr. Ulrich. “Sett folk før prosess, og så vil folk bringe de gode ideene til bordet. Folk vil jobbe på nye måter som er mer meningsfulle for våre kunder, og virksomheten vil vokse derfra.”

Empatisk med dine ansatte, og være veldig klar over utfordringene de står overfor, anbefales Vela på TransparentBusiness. Hvis mulig, la arbeidere dra nytte av fleksibilitets fjernarbeidet. Hvis du ser en ansatt stadig se utenfor kameraet under en videosamtale for å sjekke et barn, kan du be om å møte ungen og involvere dem i samtalen. Finn små måter å koble til og fremme gjensidig respekt. 

Bruk ekstra tid på kunde som vender mot 

Hvis overgangen til eksternt arbeid har frigjort noen ansatte som er tidslignende for en ansatt som ikke lenger må kjøre til arbeidsinnsatsen den tiden til kunden. Hvis du bruker fem ekstra minutter på å få en kunde til å føle seg hørt eller for å løse problemet ubehagelig, kan folk føle det, og det kan virkelig endre kundeforhold, sa DR. Ulrich. 

Respekter de ansattes balanse mellom arbeid og liv

Oppmuntre teamet ditt til å skape sunne grenser mellom arbeidsliv og hjemmeliv. Å jobbe eksternt har en tendens til å blande barrierer mellom en ansattes tid på og utenfor klokka. 

Ikke få arbeidere til å føle at de alltid skal være på samtale-respekterte hjemmelivet og ikke kontakte dem utenfor arbeidstiden med mindre det er absolutt nødvendig. Der det er mulig, bør ledere prøve å sørge for at prosessene deres ikke er avhengige av en enkelt person for å lykkes. På den måten kan de løse problemer uten å måtte kontakte arbeidere etter timer.

Lag aktivt tilkobling 

“Ikke la den eksterne arbeidsstyrken til sin egen skjebne når det gjelder å bygge forbindelser. Du må, som en liten bedriftseier, sette tempoet for at hele teamet skal følge, ”sa Boydas fra Remoteteam.com. 

Eiere av små bedrifter bør skape et miljø som støtter arbeidsstyrke samhold. Ting som virtuelle breakout -økter, glade timer, spillkvelder, kaffepauser og gjesteforelesere kan bidra til å øke selskapets moral. Som kan lagbyggende aktiviteter som å spille online spill sammen, eller dele opplevelser praktisk talt.

Ta deg tid til å gjøre deg kjent med ikke -verbale signaler 

Videokonferanser trenger ikke å hindre kreativitet, sa Vela på TransparentBusiness. Det er ting ledere kan gjøre gjennom det de sier eller hvordan de handler som hjelper til med å bryte ned barrierer og fremme en mer kreativ utveksling. Vær oppmerksom på hva som kan kvele noens kreativitet og gi dem plass, støtte eller bekreftelse de trenger. 

Vela oppfordret ledere til å gjøre seg kjent med ikke -verbale signaler, og ta et treningskurs på kroppsspråk, eller hvordan de kan få kontakt med folk praktisk talt. Mens virtuelle ikke -verbale signaler sannsynligvis er de samme signalene du vil ta deg opp personlig, understreket han at det er mer et bevissthetsaspekt, en påminnelse om at disse signalene er der, og at du kanskje ikke en gang skjønte at du hentet dem når Du var ansikt til ansikt.