Hvordan administrere forretningskostnader poster

Hvis du tok deg tid til å lage en liste over alle oppgavene du trenger å gjøre for å administrere virksomheten din og deretter bestilte dem i forhold til hvor mye du likte å gjøre dem, hvor ville utgiftsregistrering kom inn? To hundre og sytti? Eller til og med lavere?

Men selv om de fleste av oss definitivt anser forretningsregistrering for å være skuttende arbeid og har en tendens til å prioritere en lav prioritering, gjør god rekordstyring ikke bare arbeidslivene våre enklere, men kan gi oss virkelig stressavlastning ved skattetid. Her er hva du kan gjøre for å gjøre platehåndtering enkelt:

Hold din virksomhet og personlige utgifter separate

Høres enkelt ut, gjør det ikke? Men dette er den delen av rekordledelsen som reiser opp folk flest. Hvis du for eksempel tar en potensiell klient for en runde golf? (Svaret er personlig fordi grønne gebyrer ikke er en fradragsberettiget forretningskostnad). Kjøretøyer du bruker av både personlige og forretningsmessige årsaker er et annet flerårig problem. Du må vite hva som kvalifiserer som legitime forretningsutgifter og hva som ikke gjør det, og være sikker på at forretningsregistrene dine gjenspeiler dette nøyaktig.

Få tilstrekkelig dokumentasjon for alle forretningsutgifter

Mange forretningsfolk gjør feilen ved å tenke at "lister" er gode nok til platehåndteringsformål. For eksempel har de en liste over kjøp på kredittkortuttalelsene sine og tenker at det er bra nok når det gjelder å kreve disse kjøpene som forretningsutgifter.

Dessverre er CRA (Canada Revenue Agency) mer krevende. De godtar ikke kredittkortuttalelser eller kansellerte sjekker som tilstrekkelig dokumentasjon for utgifter når en faktura eller kvittering normalt vil bli utstedt. Skattemyndighetene er mer tilgivende og i mangel av kvittering vil generelt godta kredittkortuttalelser og kansellerte sjekker som bevis på utgiftskrav.

Når det gjelder å føre poster, er det to punkter du må huske på:

Få alltid en kvittering. Få for vane å be om kvittering når du kjøper - uansett hvor lite. Lite utgifter legger også opp, og du trenger dokumentasjonen for forretningsregistrene dine.

Merk kvitteringene dine om nødvendig. Det er fremdeles bedrifter rundt den utleverte kvitteringer som ikke har noe på dem, bortsett fra datoen varen ble kjøpt og hvor mye det koster - noe som ikke er nyttig når du stirrer på en kvittering og prøver å finne ut hva element det gjelder var og hvilken kategori for virksomhetskostnader den passer inn i.

Når du får kvittering, kan du se på den og skrive relevant informasjon om den, for eksempel hva kvitteringen er for og kostnadskategorien.

Få en egen bankkonto for virksomheten din

Mens gebyrene for forretningsbankkontoer er notorisk høye. En forretningsbankkonto hjelper deg med å holde virksomhetene og personlige utgiftene separate. Du vil sette inn alle virksomhetsinntektene dine på virksomhetskontoen, og ta ut eventuelle virksomhetsrelaterte utgifter eller betalinger fra virksomhetskontoen.

Hva slags forretningsbankkonto skal du få? En sjekkekonto - helst en som leverer månedlige uttalelser og returnerer dine kansellerte sjekker til deg.

Forretningskontroller hjelper deg med å gjøre rekordstyringen din enkel fordi du kan bruke memo -linjen foran hver sjekk for å dokumentere forretningsformålet med utgiftene.

Ha og bruk et eget kredittkort for forretningsutgifter

Å bruke dine personlige kredittkort til forretningsformål vil raskt slippe deg inn i en plateadministrasjon Quagmire. Et forretningskredittkort forenkler din forretningsadministrasjon i stor grad ved å holde dine personlige og forretningsutgifter adskilt (det hjelper også til å få virksomheten din til å se mer profesjonell ut).

Hold en kjørelengde logg over forretningsreisen din

Hvis du bruker noen av kjøretøyene dine til forretningsformål, vil en kjørelengde være en stor hjelp i rekordstyring. Legg merke til kjørelengden (eller kilometer) som leser på kilometertelleren i begynnelsen av året, og skriv deretter opp kjørelengden etter dato hver gang du bruker kjøretøyet til et forretningsformål. Å holde kjørelengden logg inn hanskeboksen til kjøretøyet ditt vil gjøre dette enkelt. Hvis du har mer enn ett kjøretøy du bruker til forretningsformål, må du holde en kjørelengde logg på hver.

Hold alle forretningsregistrene dine for et bestemt skatteår sammen 

Å ha forretningsregistrene dine spredt overalt er en sanntids-waster når det gjelder regnskap eller utarbeidelse av skatten din, og organisere ditt forretningsregistreringssystem innen regnskapsåret vil gjøre det mye enklere å finne forretningsregistrene du trenger når du trenger dem.

Hold forretningsregistrene i riktig tid

Av en eller annen grunn ser det ut til å være mye forvirring rundt hvor lenge du må føre forretningsregister. For skattemessige formål, "Hvis du sender inn avkastningen i tide, må du oppbevare postene dine i minimum seks år etter slutten av beskatningsåret de forholder seg til". Denne seksårsperioden starter fra forrige gang du brukte forretningsregistrene, ikke fra transaksjonen skjedde.

For deg.S. selvangivelse, "Hold poster for treÅr fra datoen du sendte inn den opprinnelige avkastningen eller to år fra datoen du betalte skatten, avhengig av hva som er senere hvis du inngir et krav om kreditt eller refusjon etter at du har innlevert retur. Hold poster for syvår hvis du inngir et krav om tap fra verdiløse verdipapirer eller fradrag for dårlig gjeld.""

Regnskapsprogramvare gjør det enkelt

Med deres brukervennlighet, tilgjengelighet fra mobile enheter og lave kostnader, kan dagens skybaserte programvarepakker for småbedrifter regnskap. For rundt $ 10 i måneden tilbyr programvareleverandører som FreshBooks og Zoho grunnleggende startpakker som er egnet for frilansere og eneste eierskap, inkludert fakturering, utgiftssporing og enkel rapportering. Tenk på fordelene ved å kunne for eksempel sende en faktura direkte fra smarttelefonen, ta et bilde av en lunsjkvittering med en klient og registrere den som en utgift, eller spore fakturerbar tid med en innebygd timer.

Disse åtte tingene du kan gjøre for å gjøre rekordstyringen din enkel er ikke vanskelig. Som mye av den administrative virksomheten relatert til å drive en virksomhet, krever de bare å etablere gode vaner og utholdenhet. Men hvis du bruker disse reglene nå og oppfølging, vil du se en enorm forskjell neste skattetid, og regnskapen din vil være enklere hele året.