Hvordan administrere informasjonsplanlegging av hendelsesplanlegging

Å holde flere grupper på samme side er en av de største utfordringene hendelsesplanleggere står overfor på en daglig basis. Mens alle som er involvert i en begivenhet ønsker at det skal være en suksess, uten en definert vei for kommunikasjon, vil det alltid være en sjanse for detaljer å falle gjennom sprekkene. Forebygging av tilsyn kan unngås ved å etablere et informasjonsflytskjema helt fra begynnelsen. Følg retningslinjene nedenfor for å holde alle sider i samme retning.

Vær sjefen

De fleste arrangementer er en felles innsats mellom flere forskjellige avdelinger, men på slutten av dagen må det være en leder for å føre tilsyn med hele produksjonen. Hver person på teamet skal fokusere på sin spesialitet, og forstå viktigheten av sine grenser. Identifiser deg som hovedplanleggeren helt fra begynnelsen av prosjektet. Forklar for dine medarbeidere viktigheten av informasjonsflyt og illustrer hva som skjer når protokoller blir ignorert. Siden ingen ønsker å være ansvarlige for å lage et problem, kan du forklare reglene for intern dialog på dag én.

Organiser komiteer for arrangementet

Målet her er å parre arbeidere hvis ansvar kommer til å krysse på noen måte. For eksempel skal markedsavdelingen være i samme komité som det audiovisuelle teamet for å sikre at all grafikk og logoer vises riktig. Å lage team som naturlig trenger å samarbeide, vil eliminere mange av de overflødige e -postene som har en tendens til å gå seg vill i blandingen. Velg en kontakt fra hver komité for å rapportere tilbake til deg med nyere utvikling.

Legg ut frister for å holde planleggingsteamene på sporet

Å legge ut frister langt på forhånd vil redusere stressnivået for alle involverte. Du kan forsterke verdien av frister ved å lage et flytskjema som illustrerer hvordan hver komités arbeid vil bli brukt til å bringe alt sammen. Ansatte svarer generelt bedre når de vet at en annen avdeling venter på svaret. Deling av denne informasjonen holder prosessen gjennomsiktig og legger vekt på ansvar uten å bruke negativ handling.

Holde ledere informert

En av de største feilene du kan gjøre er å jobbe bak kulissene til du er klar til å presentere ideer for dine utøvende ledere. Sjelden, om noen gang, vil du gå inn på kontoret deres og forlate uten å måtte endre et aspekt av arrangementet ditt. Spar deg denne frustrasjonen ved å møte dem proaktivt med dem med jevne mellomrom under planleggingsprosessen. Det er mye lettere å gjøre endringer i midten av prosjektet ditt i motsetning til å sirkle tilbake på slutten.

Kontakt leverandørene dine

En annen tilsynelatende uskyldig feil som kan oppstå er sekundær kommunikasjon med leverandører. Det skjer når en medarbeider tar initiativ til å kontakte en leverandør direkte for å dele planleggingsdetaljer som du ikke er klar over. Resultatet av disse sidesamtalene kan ha stor innvirkning på hvordan arrangementet kommer sammen. Den eneste måten å forhindre dette på er å begrense leverandøren din fra å ta bestillinger fra andre ansatte. Du tror kanskje det høres hardt ut med det første, men du vil sove mye lettere å vite at all informasjon flyter gjennom deg.

Gi proaktive informasjonsoppdateringer

Å være hovedplanlegger for en begivenhet krever at du deler så mye informasjon som du mottar. Oppbevar et masterplanleggingsdokument som skisserer detaljene i arrangementet, og send ukentlige oppdateringer til alle komitémedlemmene dine. Hold kommunikasjonen kort og til poenget. Du vil at alle skal lese notatene i dine ukentlige e -postoppdateringer, men hvis du rusler ustanselig, vil du raskt miste oppmerksomhet.

Administrere informasjonsflyten av hendelsene dine krever de samme prosedyrene som interdepartemental kommunikasjon. Hold alle oppmerksom på sitt ansvar, og del viktige oppdateringer med alle involverte parter. Den kritiske forskjellen er at du er administrerende direktør i prosjektet. Din rolle er å administrere alle detaljene som kommer inn og oversette dem til en delt visjon som tilfredsstiller behovene til hver avdeling. Grunnlaget for suksess er å sørge for at all informasjon flyter i samme retning.