Hvordan administrere overtid mer effektivt

Ikke bare rangerer overtid som en av de største pågående utgiftene for de fleste selskaper, men riktig, eller feil, styring av overtid kan bety forskjellen mellom dyre søksmål, lav moral og sårbarhet for endringer i overtidsbestemmelser.

I løpet av de siste årene med tøffe økonomiske tider har mange ansatte vært ivrige etter å bevise seg som harde arbeidere som ikke klager over å jobbe litt ekstra tid-uten nødvendigvis inkludert noen eller alt på det på timelister.

Mange arbeidsgivere har stilltiende, eller til og med eksplisitt, godkjent denne holdningen. Ashley Dinsdale, en kjøper for Macy's som jobber 50+ timer per uke, sier: "Oppsigelser skjedde på mitt forrige arbeidsgiverkontor. Nå kommer jeg inn tidlig og sender ut e -postmeldinger slik at de vet at jeg er der.”

Tenk proaktivt

Selv om overtid ofte er full av utgifter og fallgruver, trenger det ikke å være slik. Proaktivt å administrere dine ansattes overtid, unngå overraskelser og forberede seg på fremtiden kan redusere utgiftene dine, beskytte selskapet ditt mot rettslige handling.

Følgende fire ekspert tips kan belyse noen av problemene med overtid, og hjelpe deg med å unngå store fallgruver og overraskelser når det gjelder å håndtere potensielle problemer.  

1. Spor ansatt tid. Den gjennomsnittlige amerikanske arbeideren jobber ifølge Bureau of Labor Statistics litt mer enn fire timer overtid per uke. Det er 208 timer per år. Estimering av en gjennomsnittlig lønn på $ 21 per time tid og et halvt lønn, den totale totalen kommer ut til $ 6.552 per ansatt per år per år. Med en stab på 20 ansatte er det $ 131.040 i overtidsutgifter alene.

Hva kan du gjøre for å unngå overraskelser når det gjelder overtid? En av de største ressursene som er tilgjengelige er mobilt tidssporing som inkluderer varsler for å informere ansatte og ledere når overtidsgrenser er inngrep. Sporing av ansattes tid lar også ledere og bedriftseiere se og adressere mønstre i hele selskapet, og på individuelt ansattnivå når det gjelder overtid. Er en ansatt konsekvent som gir opp overtidstimer hver uke?

Stammer overtid fra bemanningsmangel, tunge prosjektbelastninger eller en ansatt som har ekstra tid på hendene og vil ha ekstra lønn? Med et stort bilde av tidsbruk av tid og hvordan det er tildelt forskjellige prosjekter, kan ledere ta informerte beslutninger angående ressurser og overtid.

Ikke vekk fra å spore timer bare for ansatte i timene. Å vite nøyaktig hvor mange timer alle bidrar med er avgjørende for å ta smarte valg og håndtere potensielle kommende føderale endringer i overtidsregulering.

Tidssporing unngår også timesarkrunding, som vanligvis skjer uskyldig nok, men som vanligvis faller i ansattes favør. American Payroll Association estimerer 10 minutters avrunding per skift per ansatt. Forsikre deg om at systemet du velger hjelper deg med overholdelse.

2. Ta en hard titt på ansattes klassifisering. Du bør være klar over at hvis den ansatte er funksjonær, men tjener mindre enn $ 23.660 per år, er du fortsatt pålagt å betale overtid, og at denne terskelen er på randen av å øke kraftig. For ikke å nevne, å klassifisere en ansatt som unntatt med lønn under $ 23.660 per år eller i en stilling som ikke kvalifiserer for fritatt status bare for å unngå å måtte betale overtid, er ikke en lydstrategi. En betydelig del av arbeidssøksmålene som har økt siden 2004, stammer fra feilklassifisering og oppreisning for tilbakebetalinger som forfaller på overtid for ekstra timer jobbet uten lønn.

For overbevisning, spiller det ingen rolle for domstolene om du med vilje feilklassifiserer eller uskyldig feilklassifiserer ansatte; Det er din jobb som arbeidsgiver å sikre at klassifiseringen er riktig for dine ansatte og ikke manipulert i et forsøk på å kutte kostnader. Straffer for feilklassifisering inkluderer opptil to års ryggbetalinger for skyldig overtid, og hvis du blir ansett for å ha feilklassifisert den ansatte med vilje, skylder du tre års verdi av tilbakebetaling.

For å sikre at klassifiseringene dine er opp til å snuse, kan du regelmessig evaluere dine ansattes plikter og forhold til selskapet, og konsultere en advokat i grå områder. Det kan svi litt for å betale advokatgebyret, men det er en liten klype sammenlignet med potensielle konsekvenser.

3. Kommunisere forventningene. En av de beste måtene å få tak i overtid er å forbedre kommunikasjonen rundt motivet. Gjør forventningene klare for ansatte, trener eksplisitt ledere og ansatte på forventninger, og nipp i knoppen alle ansattes vaner ved ikke å registrere overtid "ut av hjertets godhet.”

Det kan være mange uuttalte regler om når de skal registrere arbeid for timeansatte enn ledere eller bedriftseiere innser, men arbeid uten lønn er fremdeles grunnlag for rettslige skritt selv om godkjenningen er stilltiende. Og uansett hvor bra din ansattes hjerter er, spiser arbeid uten lønn til slutt bort på moral og åpenhet i selskapet.

Det er spesielt viktig å avklare forventningene dine rundt teknologi. Å sjekke e -post og forvente at ansatte skal svare i off -timer kan virke uskyldig nok, men protokollen legger opp. Mange selskaper forventer at ansatte skal være tilgjengelige i løpet av timene for e-postkommunikasjon, men det er blitt opprettholdt i retten som arbeid. Du kan bli sjokkert over å finne hvor mange "timer" de ansatte faktisk logger av timer På denne ene oppgaven alene.

Katharine c. Giovanni, president for Triangle Concierge, sier: "Alle prøver å presse 36 timer inn i en 24-timers dag. Hovedpoenget, teknologi hjelper ikke fordi du kan ta kontoret med deg. Så vi jobber hele tiden.”Avklare forventningene dine rundt e -post, og sørg for å holde alle, ledere og ansatte både, til standardene du legger ut.

4. Legg vekt på kryssopplæring. I noen selskaper legger overtidsutgifter raskt opp for visse individer bare fordi ingen andre kan gjøre jobben sin. Ikke bare legger overtiden opp, men flaskehalser utvikler.

Legg vekt på kryssopplæring så mye som mulig for å spre byrden og gjøre det mulig for forskjellige ansatte å trå til med prosjekter når arbeidsmengden øker eller nødsituasjoner oppstår. Effektiv kryssopplæring kan også forbedre moralen, gi flere ansatte til å bidra til viktige prosjekter og lindre noe av byrden som er lagt på andre ansatte.

Kryssopplæring kan også tillate deg å være mer fleksibel med planlegging. For ofte blir selskaper tvunget til å planlegge rundt personer med spesialisert kunnskap på bekostning av betydelig overtid. Selv om det ikke er mulig, eller ideelt, å krysse tog på alle plikter eller ferdighetssett, kan å identifisere plikter som lett kan læres av flere ansatte drastisk redusere overtid mens du øker produktiviteten og effektiviteten.

Lovlig handling

Ansatte som er bekymret for jobbene sine eller ytelsen, kan være lurt å logge timer uten å belaste tiden. Bedrifter bør imidlertid ikke se denne typen oppførsel som en god ting. Å snu blinde eller oppmuntre til denne typen oppførsel i frontend kan ha katastrofale økonomiske konsekvenser senere, dersom de samme ansatte bestemmer seg for å forfølge rettslige skritt for feilklassifisering eller tid jobbet uten lønn. 

I følge National Employment Advokats Association, har arbeids- og lønnstvister økt 77% siden 2004 og ikke tilfeldigvis, 2004 var siste gang DOL reviderte Fair Labour Standards Act. Med pågående diskusjon av endringer i overtidsbestemmelser, kan bedriftseiere forvente å se flere bølger av arbeidskraft og lønnstvister.

Bare i 2014 beordret Arbeidsdepartementet virksomheter over hele landet å betale nesten 241 millioner dollar i tilbake lønn på grunn av ansatt Ansatte for å være lydhøre for e-post, tekster og telefonsamtaler uten lønn uten lønn. Fra EMS -ansatte i Charleston til helsepersonell i Santa Barbara og ledere i sportsbutikker, fortsetter nye søksmål å dukke opp daglig.

Om Amy Bailey

Amy fører tilsyn. Hun er en stolt Idaho-vandal som tilbrakte åtte år i offentlig regnskap med Coopers & Lybrand, og mer enn 20 år med både offentlige og private, høye vekstteknologiselskaper som Extended Systems, Procarity, Microsoft og Silverback. Hun har to barn og bor sammen med mannen sin og en engelsk mastiff som heter Scout.