Hvordan organisere et vellykket mediearrangement

En av de enkleste måtene for selskapet ditt å motta gratis medieeksponering og ofte kjent som "opptjente medier"-er gjennom mediearrangementer. Enten du slår deg sammen med flere sponsorer for å hjelpe de mindre heldige, eller holde en pressekonferanse for å kunngjøre en produktutgivelse, er det visse trinn du bør følge for å organisere et vellykket mediearrangement.

Start med en pressemelding

Å sende ut pressemeldingen din vil hjelpe media med å bestemme om historien din er verdig nok av dekning. Derfor hjelper det å holde pressemeldingen enkel og aldri bruke noen hype. Stasjoner og aviser leter etter nyheter; De leter ikke etter et salgsspiel.

Du har et vindu for å sende ut pressemeldingen din. Du vil ikke sende den ut for tidlig, og så blir den glemt eller begravet, og du vil ikke sende den ut for sent når andre historier allerede har blitt tildelt, og de kan rett og slett ikke passe til arrangementet ditt i. Generelt to til tre dager før arrangementet ditt er nok avansert varsel til at pressetiden planlegger reportere.

Du vil også være sikker på at du inkluderer veibeskrivelse og eventuelle spesielle instruksjoner i pressemeldingen. Hvis bedriftens hovedkvarter er på ett sted, men arrangementet ditt er på anlegget ditt 30 mil unna, må du gjøre dette klart i utgivelsen din.

Se på telefonsamtalene

Etter at du har sendt pressemeldingen din, kan du ringe redaktørene på avisene eller produsentene på TV -stasjonene for å bekrefte at de mottar den. Det er alt du trenger å spørre.

Det vil ofte åpne samtalen for dem å fortelle deg om de tror de vil kunne komme eller ikke. Men selv om det ikke gjør det, vil du ikke spørre om de kommer. De vil være der hvis de kan, men ikke vil gi noen løfter.

Husk at nyheter eller tunge nyhetsdager kan forhindre at de kommer i siste øyeblikk. Du vil ikke plage dem for å se om de kommer, selv på dagen for arrangementet når du står der og venter på at journalister dukker opp.

Du vil også se tiden du ringer. Ringer til ti minutter før 5:00 s.m. Kan virke som slutten av dagen for deg, men for en produsent som er ti minutter til en nattlig nyhetssending. De beste tidene å ringe er generelt rundt 10:00 a.m. og mellom 1:00 og 2:30 s.m.

Planlegg arrangementets tid nøye

Alle jobber med frister. Aviser har satt tider de legger ut neste dags utgave i seng. Det betyr at hvis de kommer til arrangementet ditt klokken 05:00.m. På torsdag kan det hende at dekningen ikke dukker opp før lørdag.

TV -stasjoner har generelt en morgen, middag, 5:00, 6:00, 10:00 og/eller 11:00 s.m. nyhetssendinger i løpet av uken, avhengig av TV -markedet ditt. Få dekning hvis mediebegivenheten din starter kl. 04:00.m. kan være veldig vanskelig. De vil ikke bare hoppe inn i nyhetsbilen sin og kjøre som gal for å få båndet på lufta innen 5:00. Det er et manus som må skrives og et bånd som må redigeres.

Planlegg arrangementet ditt slik at det ikke bare er praktisk for reporterne, men øker også sjansene for å få mer øyeblikkelig eksponering.

Ikke prøv å gjøre alt

Så fristende som det kan være å bli regissør, ikke fortell reporteren, fotografer eller videografer hvilke skudd du vil at de skal få. Du vil etablere en viss rapport med dem og starte et forhold til avisen eller TV -stasjonen. Du vil ikke vinne noen venner ved å fortelle dem hvordan du gjør jobben sin.

Gjør det enkelt å komme inn (og ut)

Hvis du holder arrangementet på ditt 50 000 kvadratmeter store anlegg og området du tillater media er bakerst i bygningen, gi dem så lett tilgang som mulig. Ikke la dem parkere foran bygningen og deretter slappe utstyret sitt helt bak hvis du kan hjelpe det. Hvis det er en måte å kjøre bak på, la media beskjed.

Du vil også vurdere hvilket område av anlegget ditt er strengt utenfor grensen. Hvis du for eksempel ikke kan unngå en lang spasertur, vil du virkelig at media skal gå gjennom hele bygningen med kameraer? Det betyr ikke at de kommer til å begynne å skyte hva de vil. Men mange selskaper har strenge retningslinjer om hvor kameraer og ikke-ansatte kan gå av proprietære grunner.

Tenk på det visuelle

Tenk på det visuelle nøye. Gi media så mye praktisk opplevelse som mulig. Å snakke om et produkt i en halv time og deretter referere til bildet i brosjyren er noe media ikke engang trenger å dukke opp for. Husk at de gir det visuelle videre til dine potensielle kunder-deres seere eller lesere-så det er viktig å holde publikum i tankene, slik at du kan få dekningen du trenger.

Ikke glem et pressesett

Inkluder informasjonen om arrangementet ditt og del den ut til media. Denne informasjonen vil hjelpe dem å skrive historien, men hjelper deg også med å ha mer kontroll over nyhetene siden du gir dem den avgjørende informasjonen.

Forsikre deg om at mediekontakten din er tilgjengelig

Ikke glem å gjøre mediekontakten din tilgjengelig for spørsmål. Hvis en reporter har flere spørsmål, må de kunne få tak i mediekontakten din raskt. Sørg for å inkludere mediekontaktens telefonnummer og all annen kontaktinformasjon i pressesettet ditt.

Bruk ansatte med erfaring

Du trenger ikke å begrense hendelsens talspersoner til din egen mediekontakt. Hvis en ansatt kan gi en bedre lydbitt fordi de har hatt mer erfaring med å utvikle og jobbe med et bestemt produkt, for all del, gjør dem tilgjengelige for spørsmål.

Forbered uttalelsen på forhånd

Hvis du planlegger å snakke på kameraet eller til en avisreporter, kan du tenke på hva du vil si på forhånd. Det kan hjelpe å ha en venn som ikke er kjent med virksomheten din til å lese over pressesettet ditt og stille spørsmål de har. Fra disse spørsmålene så vel som litt idédugnad, kom du med en liste over svar. Du vil ikke høres innøvd ut, men du vil ikke høres uforberedt ut eller si "umm ..." mye heller.

Du vil også vurdere de forskjellige typene medier. Avisen har andre behov enn TV og omvendt. En avisreporter kan stille deg spørsmål som er mye annerledes enn en TV -reporter. Hvert medium har forskjellige måter å presentere nyhetene dine på, slik at de trenger den typen som passer publikum til det beste.

Hva om reporteren ikke viser?

Stasjonen eller avisen kan godt sende en fotograf eller videograf i stedet for en reporter. Det betyr ikke at historien din ikke er viktig for dem. De ville ikke være der hvis de ikke hadde planer om å gi historiedekningen din, så behandle den som dukker opp veldig bra.

Hvis en videograf lugger utstyret, ikke gi dem et pressesett akkurat da. Tilby å bære det for dem til de har klart å få skuddene de trenger. Å behandle dem som en annenrangsborger vil komme tilbake til stasjonen og kan skade sjansene dine for fremtidig dekning.