Hvordan du organiserer et kontorarkivsystem

Et effektivt kontorinnleveringssystemer er avgjørende for enhver virksomhet som håndterer fakturaer, kvitteringer og andre poster, enten det er på papir eller digitalt. Selv for bedrifter som ikke takler mye papirarbeid, vil det å holde seg organisert og effektiv bidra til å holde driften i gang jevnt.

Systemer for arkivering av kontor kommer i alle former, fra den enkle skapskuffen, til komplekse utvalg av digitale servere. For å lage et system som fungerer for deg, er det viktig å vite hvilke filer som er viktigst, hvem som trenger tilgang, og hvordan de kan hentes enkelt og effektivt. Her er nøkkelfaktorene.

Hvorfor du trenger et arkiveringssystem

Å arkivere kvitteringer og fakturaer på riktig måte er en av de viktigste tingene en liten bedrift kan gjøre for sin økonomiske helse. Et ikke -eksisterende eller rotete arkiveringssystem kan legge til dager med ekstra innsats for inntektsskattetid, og du vil ikke gå glipp av skattefradrag på grunn av manglende kvitteringer. Hvis du noen gang er underlagt en revisjon og ikke klarer å produsere de nødvendige dokumentene i tide, kan kravene dine avvises og selvangivelsesvurderingen på nytt.

Avhengig av bransjen din, kan det hende du må føre poster for å være i samsvar med statlige eller føderale forskrifter, noen ganger i årevis. Advokatkontorer er pålagt å oppbevare saksfiler i tre år. Regnskapsførere og skatteforberedelsesbedrifter må holde selvangivelsen på rekord i syv år. Byggefirmaer, legekontorer, skoler og mer alle har heftige journalføringsansvar.

De fleste tenker ikke på arbeidskraften de vil spare når de investerer i arkiveringssystemer, men av noen kontoer utgjør den totale mengden tidsbedrifter på å søke etter feilplasserte filer til seks uker per år.

Hvis virksomheten din er ganske enkel, kan journalføringen din være begrenset til lønn og regnskap, men du må fortsatt kunne operere raskt og enkelt på skrivebordet ditt.

5 trinn for å organisere et arkiveringssystem

Følg fem trinn for å få deg selv og din virksomhet på rett spor for å sikre at papirer er lett tilgjengelige og lett identifiserbare.

Vurdere personlige og kontorvaner

Tenk på hvilke ansatte som trenger tilgang til filer, hvor de jobber, og hva som er fornuftig basert på arbeidsstasjonene deres. Hvis du lager et system for deg selv, tenk på ergonomi, strømmen av arbeidsdagen din, hvordan du beveger deg rundt på kontorlokalet ditt, hva du kan nå fra skrivebordet ditt, og hvilken informasjon du trenger regelmessig tilgang til kontra info som kan arkiveres lenge begrep. Hvis du lager et system for noen andre, må du få sitt innspill-hva som fungerer for en person, vil ikke alltid fungere for en annen.

Bestem deg for et arkiveringssystem

Hva virksomheten din gjør vil avgjøre om du velger å arkivere numerisk, alfabetisk eller annen måte. For eksempel, søker du etter kundeinformasjon etter navn eller kontonummer? Feller du papirer etter kategori, for eksempel utgifter, økonomisk, markedsføring osv.?

Plass er ikke en stor bekymring for digitale systemer, men for papirsystemer er det viktig å gi mulighet for vekst når du ser på arkivskap; Det anbefales å kjøpe noe for å imøtekomme dobbelt så mange filer du har nå. Brede fagkategorier vil tillate deg enkelt å legge til nye filer når du vokser og vil eliminere behovet for å oppgradere eller omorganisere arkiveringssystemet ditt regelmessig. Å holde det enkelt vil også gjøre det lettere å integrere papir- og digitale filer som en del av det overordnede dokumentstyringssystemet ditt.

Beregn lagringsbehov

Hvis du har et stort antall filer som du får tilgang til daglig, bør de være til fingerspissene. De som er tilgang til sjeldnere, trenger ikke å være på arbeidsområdet ditt, men det kan hende du trenger å være i nærheten. Det kan være en kombinasjon. Noen filer kan være nødvendige daglig, mens andre kan arkiveres i langvarig lagring lenger unna.

Ikke overse viktigheten av tilgjengelighet for ansatte eller fremtidige ansatte som kan ha spesielle mobilitetsbehov. Veldig høye skap kan for eksempel være vanskelig for noen ansatte å få tilgang til trygt og effektivt.

Invester i et godt merkesystem

Å kunne lese filmerker høres åpenbart ut, men klarhet i merking vil spare tid. De fleste selskaper som lager etiketter gir maler som integreres med vanlig tekstbehandlingsprogramvare. Det kan være lurt å vurdere et av de små label-making-systemene som også kan skrive ut individuelle postetiketter. Varer som utfører dobbeltavgift er vanligvis en klok investering.

Kjøp filmapper

Brukervennlige og holdbare mapper er en smart investering. Fargede hengemapper er lett tilgjengelige og lett gjenkjennelig. Hvis du for eksempel legger alle klientfilene dine i gule hengemapper, økonomisk informasjon i blå mapper og markedsføring i røde mapper, sparer du tid når du søker eller arkiverer med lett identifiserbare visuelle ledetråder.

Går papirløs

Mange virksomheter har allerede skiftet til det papirløse kontoret, eller i nærheten av det. Med online, skybaserte lagringssystemer og digitale transaksjoner som erstatter kontanter, kan papirløs være den nye normalen.

Selv offentlige etater kommer ombord. Skattemyndighetene godtar nå digitale bilder eller papirkopier av skannede gjenstander inkludert:

• Kvittering
• Kontoutskrifter
• Kansellerte sjekker
• Betal stubber
• Kredittkortuttalelser

Digitale poster må være klare og leselige. Hvis ikke, kan skattemyndighetene kreve å se de opprinnelige papirdokumentene under en revisjon eller rutinemessig forespørsel om dokumentasjon.

Hvis du fremdeles driver den gammeldagse måten, men interessert i å bli grønn, kan du gå over til papirløs over tid. Det er mange tjenester og programvare som skanner gamle utgiftskvitteringer og lagrer dem med din andre digitale regnskapsinformasjon.

Ofte stilte spørsmål (vanlige spørsmål)

Hvordan setter du opp et elektronisk arkiveringssystem?

Elektroniske arkiveringssystemer kan være så enkle som filer i delte nettverk, som en Google -stasjon eller på sofistikert programvare eller servere. De samme beste praksisene som gjelder for papirsystemer gjelder for elektroniske systemer: Etablere navnekonvensjoner, en innleveringsordre (alfabetisk, kronologisk osv.), og en godt organisert struktur.

Hvilket arkiveringssystem bruker du for å beskytte konfidensialitet?

For papirarkiveringssystemer skal dokumenter være under lås og nøkkel, med personellkontroller. Siden digitale filer har mer fleksibilitet i å dele, kopiere og redigere, må du etablere passende tillatelsesnivåer og tilgang. Avhengig av innsatsen, kan selskapet ditt trenge private servere i motsetning til skybaserte systemer.