Hvordan planlegge en fellesskapsmatfestival

Hvis du planlegger ditt første samfunnsarrangement, er sjansen stor for at du ikke vil sikte på noe som omfanget av den gigantiske årlige festivalen kalt The Taste of Chicago. Så igjen begynte den hendelsen, en av USAs største matfestivaler, i 1980 som en en-dags begivenhet med 36 matleverandører.

Det tiltrekker seg nå mer enn 3.5 millioner over flere dager og bringer inn rundt 12 millioner dollar i omsetning i året. Ordførerens kontor for spesielle arrangementer og Illinois Restaurant Association samarbeider for å planlegge og utføre arrangementet.

Hvis du ønsker å planlegge en fellesskapsmatfestival, uansett hvor beskjeden i skala sammenlignet med Chicagos, kan du ikke gå galt etter deres tidstestede plan.

Hovedoppgavene

Før du starter, hjelper det å definere de viktigste ansvarsområdene. De primære funksjonelle områdene for smak av Chicago, eller av en hvilken som helst samfunnsfestival, må omfatte følgende:

• Operasjoner
• Matleverandører
• Programmering
• Sponsoravtale
• Markedsføring og PR
• Regnskap og kontraktstyring

Alt det ovennevnte følger den samme generelle tidsplanen i planleggingen av festivalen.

Festivalens tidslinje

Planlegging for en festival starter et helt år før teltene går opp. Dette er planen ordførerens kontor for spesielle arrangementer følger for sin rolle i hvert års smak av Chicago:

• 12 måneder: Identifiser plassering og datoer og lag en grov skisse av festivalkartet
• 9 måneder: Oppdater festivalkart og identifiser leverandører
• 6 måneder: Bekreft leverandører, sponsorer, programmering og leverandører
• 4 måneder: Fullfør underholdning og bekreftet funksjonelt område på nytt
• 3 måneder: Produser markedsføringsmateriell for festivalen
• 1 uke: Administrer driftsinnlasting
• 1 dag: Administrer leverandørbelastning
• Hendelseskonklusjon: Administrer operasjonsload-out
• 1 uke etter: hold innpakningsmøte og komme med anbefalinger

Festivalstyring

Som myndighetsorgan er ordførerkontoret for spesielle arrangementer ansvarlig for smaken av Chicago og en lang liste over andre arrangementer som finner sted langs Chicagos Lakefront og i byens mange nabolag. Inntekter fra smaken betaler for de fleste av de andre begivenhetene som administreres av kontoret.

Siden byrået har gjort denne jobben siden 1980, er de fleste av de funksjonelle teamene på ordførerens kontor for spesielle arrangementer og Illinois Restaurant Association svært erfarne i sine områder. Det er en daglig leder for arrangementet for å fokusere på å holde timeplanen på sporet.

I tillegg til medlemmer av kontoret, samarbeider daglig leder med minst 20 bykontorer og byråer, inkludert politi- og brannvesenene, Department of Health, Streets and Sanitation, Park District og Office of Emergency Management Communications.

Et annet viktig funksjonsområde er regnskap og kontraktstyring. Fordi det er et myndighetsorgan, må det følge byens anskaffelsesprosess og andre byretningslinjer.

Operasjoner

Operasjonsområdet er ansvarlig for forberedelse, scene og produksjon, støtte, og sikkerhetsstøtte og sikkerhet. Det er ansvarlig for å sørge for at arrangementet er konstruert riktig i starten og deretter demontert etter at festivalen er slutt.

Jobben krever koordinering med mange bybyråer tidlig i prosessen.

I Chicago inkluderer disse prosessene gateavslutninger, teltkonstruksjon, snekring og elektrisk arbeid, sikkerhet, logistikk for leverandørbiler og mye mer.

Tenk på hva operasjonsteamet ditt vil håndtere seg selv og hva som bør kontraktes for ditt arrangement. Begynn å ringe for å finne de rette menneskene. Hvilke lokale byråer vil teamet ditt trenge å jobbe med? Kontakt dem så snart som mulig.

Restauranter og leverandører

For Taste of Chicago 2015 samarbeidet arrangementet med mer enn 60 matleverandører, inkludert minst 19 nye restauranter som representerer mange av Chicagos særegne nabolag. I Chicago må selvfølgelig visse elementer være på menyen, inkludert pizza, ribbeina, iskrem og ostekake.

I din egen planlegging må du tenke på maten og godbitene samfunnet ditt premier.

I Chicago er festivalplasser ettertraktet og leverandører må kunne håndtere volumet og ha en helt ren status med byen. De må til og med fullføre et statlig sanitærsertifikat for Summer Festival.

Du må tenke på hvilke kriterier du måtte kreve av deltakende matleverandører og hvor mange du vil ha.

Merk: Det første året kan være tøft, men med hvert års suksess vil du oppdage at du har flere og mer villige deltakere.

Programmering

Etter smaken av Chicago trekker maten folkemengdene, men mange andre aktiviteter holder folk der selv etter at de har hatt fyllet. Gjennom årene har programmeringsteamet innlemmet alle følgende elementer i det overordnede programmet:

• Gratis konserter på flere etapper
• Matlaging av demonstrasjoner med toppkokker og kokebokforfattere
• En familieby inkludert barnescene
• Et miljømessig telt for grønn utdanning
• En sportspaviljong
• En internasjonal shoppingpaviljong
• Budweiser Clydesdales og deres dalmatiske følgesvenner
• Underholdningsturer
• Fyrverkeri

Tenk på hvilke andre programmer og aktiviteter du kanskje vil ta med i matfestivalen din.

Sponsoravtale

The Taste of Chicago har laget flere kategorier for sponsing, og de har blitt en viktig kilde til finansiering og in-kind støtte. Bedriftsmarkedsførere og planleggere av bedriftsarrangementer deltar i samfunnsarrangementer for å forsterke merkevaren deres og få eksponering.

På sin side får de noen fordeler, som et sponsor-bare gjestfrihetstelt på arrangementet.

Tenk på hva lokale bedriftssponsorer kan være interessert i å finansiere samfunnsarrangementet ditt, og tenk på hva slags pakker og fordeler du kan gi.

Markedsføring og PR

Markedsførere som jobber med smaken av Chicago er i en misunnelsesverdig posisjon fordi hendelsen automatisk vekker mediaoppmerksomhet i Chicago og andre steder. Ordførerens kontor for spesielle arrangementer trenger ikke å bruke for mye på tradisjonell reklame for å spre ordet og fremme arrangementet.

Imidlertid er det markedsførers jobb å sørge for at all relevant informasjon om arrangementet er der ute og er nøyaktig. De opprettholder arrangementets nettsted og tilstedeværelse på sosiale medier og promoterer nettinnholdet for både media og publikum. Som i alle tilfeller er endringer i siste øyeblikk vanlige.

I begynnelsen kan det være vanskelig for matfestivaler. Ikke nøl med å nå ut til lokale medier og gi dem beskjed om arrangementet.

Og husk at matfestivaler er svært fotogene! Årets publisitet vil gjøre neste års festival til en enda større suksess.