Hvordan finne og ansette den beste begivenhetsplanleggeren

Å ansette en ekstern hendelsesplanlegger trenger ikke å være en skremmende oppgave. Du må skaffe de beste hendelsesplanleggerne for dine behov og screene dem nøye før du forplikter deg til en. Men først bør du vite nøyaktig hva du ber hendelsesplanleggeren om å gjøre.

Bestem målet ditt

Før du starter søket, må du finne ut begivenhetens mål, budsjettet du jobber med og grunnen til å ansette eksternt.

Du vil være i stand til å kommunisere den brede konturen av arrangementet og dens viktigste mål.

Når du har definert dine mål, vil noen få klare ideer begynne å dukke opp om temaet og budskapet du vil formidle.

Nå vil du bestemme budsjettet du har for en planlegger og hva de vil forventes å gjøre. En begivenhetsplanlegger kan velge spillested, anbefale mat- og drikkealternativer, kildehøyttalere og underholdning, være på stedet for produksjonsbehov, og skape invitasjoner.

Hvis du ikke kan håndtere alt dette på egen hånd, må du starte søket etter en hendelsesplanlegger.

Finn arrangementets planlegger

Uansett om det er en sosial begivenhet eller et bedriftsmøte, forblir reglene for å ansette en hendelsesplanlegger eller catering de samme: du vil ansette noen som har ekspertise i å lage din type arrangement.

Jungeltelegrafen er en måte å finne en begivenhetsplanlegger, enten det er et jubileumsfest, forretningsmøte i frokost, helgens retrett eller noen annen type arrangement. Men det er ikke alltid den mest effektive tilnærmingen.

Hvis du prøver å finne den beste begivenhetsplanleggeren for din affære, kan du se etter et selskap med erfaring og et sterkt rykte i samfunnet av hendelsesplanleggere. Peer -omdømme kan være en sterkere indikator enn referanser fra venner.

Ta kontakt med det nasjonale eller lokale kapittelet i Meeting Professionals International, International Special Events Society eller National Association of Catering Executives.

Hvis du vil vite hvem som har et godt rykte i ditt område, kan du ta kontakt med det lokale stevnet og besøkende Bureau eller handelskammer. Du kan også nå ut til hotellets salgsavdeling.

Intervju søkere

De fleste hendelsesplanleggere vil være ivrige etter å høre om arrangementet ditt. Gi dem korte detaljer med det første, og fokuser på deres kompetanse i den første runden med intervjuer.

Reduser listen over kandidater til de tre sterkeste søkerne.

Du bør deretter spørre hver finalist eller firma om deres virksomhet, deres erfaring med tidligere hendelser og hvordan de planlegger beredskap. En god planlegger vil lede deg gjennom en diskusjon om arrangementets overordnede mål, tidslinje, budsjett, gjestetall og personlige preferanser, og også stille spørsmål om organisasjonen din. Den som er ivrig etter å lære om dine mål, og arrangementet ditt vil skille seg ut fra resten.

Selv om det ikke alltid er mulig å møte en søker personlig i løpet av den første runden med intervjuer, spesielt hvis programmet ditt er utenfor byen, kan dette være et kritisk skritt i å velge riktig planlegger. Du vil ha kandidaten som har en skikkelig rapport med deg.

Det siste trinnet er også å sjekke kandidatenes referanser. Kontakt tidligere klienter og sørg for at det ikke er noen dårlige begivenheter i hans eller hennes fortid.

Gjør ditt valg

Nå er det på tide å begrense valget ditt til en.

Når du har ansatt, skal hendelsesplanleggeren kunne dele en detaljert plan for arrangementet med deg. Det er på tide å kaste kreative ideer og kaste ut ideene som ikke fungerer.

Hammer ut budsjettet

Mange som organiserer et arrangement for første gang vil ha en champagnearrangement på et ølbudsjett. Arrangementsplanleggeren din kan få mest mulig ut av budsjettet ditt, men kanskje må bringe visjonen din litt ned til jorden.

Du må samarbeide for å komme med et realistisk budsjett. Og ikke glem å finne ut om gebyrene som vil bli belastet av hendelsesplanleggeren, og hvordan de vil bli innlemmet i budsjettet. Hendelsesplanleggeravgift og hvordan de belastes varierer mye.

Du blir bedt om å gi innskudd, papirer og kontrakter til arrangementets planlegger, så vel som arrangementets arenaer og tjenestene de tilbyr. Som alltid bør du ha en advokat som gjennomgår noen kontrakter før du signerer dem.

Følge opp

De fleste dårlige ting som skjer relatert til hendelsesplanlegging er et resultat av mangel på oppfølging. Hendelsesplanlegging krever effektiv koordinering av logistikk. Med andre ord, hold deg oppdatert på prosjektet og ikke tvinge hendelsesplanleggeren til å ta store beslutninger uten dine innspill.

Hvis alt går som planlagt, vil planleggingsprosessen for hendelsen gå av uten problemer, og du har lagt til en utmerket hendelsesplanlegger til nettverket ditt for fremtidige behov.

Hvis prosessen treffer en hage før den store dagen, kan du gå inn og jobbe for å rette den opp. Misforståelser kan utarbeides. Uventede problemer kan løses.

Men vær forberedt, hvis alt annet mislykkes, til å skyte arrangementplanleggeren din og gå til en sikkerhetskopi.