5 Planleggingsspørsmål for hendelser for å stille potensielle kunder

Du kan ikke drive en vellykket bedriftsplanleggingsvirksomhet uten kunder, så du må imponere alle utsikter som kommer din vei. Men å samarbeide med feil klient kan koste deg tid og penger, som begge kan brukes til å lande mer passende prosjekter.

Størrelsen og omfanget av enhver hendelse kan endres raskt, og du må føle deg komfortabel med personen som betaler regningene. Dette er grunnen til at det første klientintervjuet ditt er så viktig. Hvis du ikke får svarene du trenger, eller hvis ting bare virker rart, kan det være lurt å ta tjenestene dine andre steder for å unngå en katastrofe nede i veien.

Hva er den anslåtte datoen og stedet for arrangementet ditt?

Dette er kanskje det mest grunnleggende av spørsmålene, men det er viktig for klienten din å gi et direkte svar. Det kan være et dårlig tegn hvis du føler mye ubesluttsomhet eller konflikt med dette emnet. Nå vil selvfølgelig noen klienter trenge din hjelp med å velge et sted, men de burde virkelig ha minst et par steder i tankene. Du kan bruke en betydelig tid på shoppingsteder, og du vil bruke enda mer hvis klienten ikke aner hva de vil.

Hvor mange gjester deltar?

Forskjellen i kostnad mellom 200 og 500 deltakere er massiv, så hvis en potensiell klient gir deg et omfattende telling, har de sannsynligvis ikke forsket på kostnader. I dette tilfellet vil du umiddelbart ønske å fortsette med neste spørsmål på listen.

Hva er budsjettet ditt per person?

Du foretrekker kanskje å lede med en "per person" budsjettundersøkelse fordi det gir en bedre følelse av hvor mye tanke klienten har lagt inn i arrangementet. Svar med teppetall som $ 5000 eller $ 20.000 er for fjernt fra gjesteopplevelsen. Uansett antall klienten din bruker for å representere budsjettet, bør du dele det ned i en per person -rate, slik at dere begge kan se hva du virkelig må jobbe med.

Hva er tre må-ha elementer for arrangementet ditt?

Etter at du vet mer om budsjettet, er det på tide å finne ut om det er stort nok til å oppfylle kundens forventninger. Must-haves kan presentere en større veisperring i visse situasjoner. Se for deg at klienten din vil at en bestemt kjendis skal opptre på arrangementet deres, men de aner ikke hvor mye av kostnadene eller om den personen er til og med tilgjengelig. Dette er de typene problemer du trenger å ta opp i begynnelsen, og du kan ikke alltid stole på at klienten skal nevne dem.

Hva er tre ting du ikke vil ha på arrangementet ditt?

Selv om det er veldig lik det forrige spørsmålet, kan det å legge til den negative konnotasjonen gi betydelig innsikt for planleggeren. Si for eksempel at klienten er fast mot å servere kylling til middag. En konsekvens av dette ville være en økning i matkostnadene. Uten kylling som alternativ, må du vurdere storfekjøtt eller fisk, som begge er dyrere dyrere. Å forstå hvordan en "nei-nei-liste" påvirker det store bildet er en kritisk ferdighet i å vurdere klientkompatibilitet.

Disse fem enkle spørsmålene om planlegging av hendelser vil fortelle deg mye om klienten din før du samtykker til å jobbe sammen. Og selv om nye utsikter er viktige for arrangementsvirksomheten din, vil feil type kunde konsumere alle ressursene dine og koste deg penger på lang sikt.