Hvordan ringe på vent

Når en innringer er på vent, kan 60 sekunder virke som en evighet. For å hjelpe til.

Bortsett fra det, kan det å sette noen på en profesjonell måte bidra til å temperere frustrasjon og avhenger av å utøve vanlig høflighet. Tenk på hvordan du ønsker å bli behandlet hvis du var i den andre enden av linjen.

Riktig etikette for å sette en klient på vent

• Forklar grunnen til at du trenger å sette den som ringer på vent.
• Be om personens telefonnummer, i tilfelle samtalen er avskåret.
• Lover å komme tilbake om et minutt-eller ditt beste estimat for hvor lenge holdet vil vare. Hvis du tror forsinkelsen vil være lengre enn et par minutter, kan du be om et nummer og en tid når du kan ringe tilbake.
• Hvis forsinkelsen, til tross for din beste innsats, tar lengre tid enn forventet, kan du sjekke inn den som ringer, slik at han ikke føler seg forlatt. Igjen, tilbud om å ringe dem tilbake, i stedet for å holde dem til å holde.
• Når du kommer tilbake til telefonen, beklager ulempen og takker innringeren for deres tålmodighet.
• Bruk innringers navn ofte for å legge til en følelse av tilkobling.

Ting å unngå når du setter en klient på vent

• Ikke avbryt en innringer i midten av setningen for å sette henne på vent. Vent på en pause i samtalen.
• Sett aldri noen på vent uten å kunngjøre at du vil gjøre det. Spør henne om du kan sette henne på vent, i stedet for bare å fortelle henne.
• Ikke sett en person på vent flere ganger i en samtale.
• Ikke la innringeren holde i mer enn to minutter uten å sjekke inn.
• Aldri få henne til å ringe deg tilbake; Du bør alltid tilby å returnere samtalen.
• Aldri vær frekk, uansett hvor gal en innringer kan bli.

Prøve måter å sette en innringer på vent

Du trenger ikke å følge dialogordet for ord, men disse eksempelscenariene gir en følelse av den profesjonelle måten å sette noen på vent:

• "MR. Smith, kan du ta med mens jeg henter filen din?"[pause for et svar]" takk. Jeg kommer tilbake om et øyeblikk."[Gå tilbake til samtalen]" Takk for at du ventet, Mr. Smith. Jeg kan nå hjelpe deg.""
• "MS. Jones, jeg vil sjekke om Mr. Johnson er tilgjengelig for å ringe. Kan du holde et øyeblikk?"[pause for et svar]" takk. Jeg kommer tilbake."[Gå tilbake til samtalen]" Jeg beklager ulempen, MS. Jones. MR. Johnson er ikke tilgjengelig akkurat nå. Måtte jeg få ham til å ringe deg tilbake?""

Forbedre systemet

Når det gjelder hva lytterne hører i løpet av holdperioden, trenger du ikke å være begrenset av telefonsystemet eller transportørens alternativer. I disse dager er det flere tjenester som lar deg laste ned og installere musikk eller meldinger. 

Som et enda mer profesjonelt, sofistikert alternativ, kan selskapet ditt ansette et firma for å utvikle unik, tilpasset programmering for telefonene dine for telefonene dine. Det kan inkludere alt fra talte ord til snatches of Song. Firmaet som utvikler din proprietære lyd eller melding med jevne mellomrom oppdaterer eller til og med endrer den også.