Hvordan be om tidsutvidelser i byggekontrakter

Kontraktstidsutvidelser kan bli bedt om mange årsaker. De brukes til å demonstrere at forsinkelser har skjedd i byggeplanen som påvirker prosjektets fullføringsdato. Forespørsler om tidsforlengelse er normalt spesifisert i en kontraktsbestemmelse og må gjøres etter trinn og dokumentasjonskrav definert i kontraktsretningslinjene.

De fleste utvidelser er relatert til forsinkelser utover entreprenørens kontroll, og mange involverer endringsordreforespørsler. Imidlertid er det tider hvor entreprenøren kan ha dårlige forretnings- eller styringsferdigheter som kan føre til at prosjektet kjøres bak.

Har du rett til å kreve en tidsforlengelse?

Forespørsler om tidsforlengelse kan anses som gyldige under flere forskjellige omstendigheter, men ikke alle årsaker til forsinkelser er godkjent for en utvidelse. I alle fall er det veldig viktig å føre journal over alle endringer, dokumenter, e -post og planlegging som kan rettferdiggjøre forespørselen din.

Akseptable grunner til utvidelsesforespørsler

Et akseptabelt grunnlag for forespørsel fra en utvidelse inkluderer juridiske problemer eller problemer. Disse problemene kan påvirke prosjektets gjennomføring og entreprenørens ytelse. Et eksempel på et slikt problem kan være forsinkelsen i å rydde inspeksjoner.

Finansiering kan også være et problem. Eieren kan be om en forsinket start mens økonomien er ferdigstilt. Eiere kan også legge til nytt eller ekstra arbeid som ikke er inkludert i det opprinnelige omfanget eller kontrakten. Disse tilleggene kan forårsake forsinkelser.

Produkt som er nødvendig for prosjektet kan også være en skyldig. Lange blyartikler kan stoppe et prosjekt i sporene. Noen ganger vil Mother Nature mumle opp verkene gjennom uvanlige eller ugunstige værforhold. 

Endelig kan underoverflaten som skiller seg fra de forventede planene. Disse forholdene kan ta tid å løse.

Årsaker til utvidelser som kan nektes

Noen problemer med å forårsake forsinkelser kan ikke få godkjenning. Disse inkluderer forsinkelser forårsaket av underleverandører som å ikke dukke opp for arbeid eller ikke ha nødvendig utstyr. En annen entreprenørbasert forsinkelse kommer fra en underpresterende entreprenør, spesielt hvis dårlig ledelse forårsaker langtidstider i anskaffelse av varer.

Entreprenøren må føre nøyaktige poster som de har fullført sin aktsomhet for å holde prosjektet i bevegelse. Utilstrekkelig bevis eller bevis på at den kritiske banemetoden har fått uopprettelige forsinkelser forårsaket av entreprenøren eller deres parter kan nektes.

Dårlig planlegging kan også vise seg å være belastende hvis det er utilstrekkelig antall arbeidere eller en utilstrekkelig trent arbeidsstyrke. Hvis planer ikke ble vurdert for forsinkelser i normal vær, kunne en forespørsel om forlengelse bli avslått.

Prosessen for å be om en tidsforlengelse

Når du ber om en forlengelse, må visse trinn følges for å sikre at utvidelsen er godkjent. I en typisk prosess varsler entreprenøren prosjektlederen om at et problem kan påvirke prosjektplanen. Et formelt brev blir adressert til kontraktsadministratoren som ber om tidsforlengelse og årsakene til at disse dagene skal legges til byggeplanen.

Kontraktsadministratoren sender deretter brevet til prosjektlederen for evaluering og godkjenning eller avvisning. Hvis tidsforlengelsen er gitt, må prosjektlederen svare på skriftlig varsel, og en endringsordre må utstedes. Noen kontrakter spesifiserer at forespørsler om tidsforlengelse må fullføres innen en bestemt tidsramme for å unngå automatisk avvisning.

Støttende dokumenter under kravprosessen

Riktig presentert tidsutvidelser må inneholde spesifikk støtteinformasjon:

• Varsel om spesifikke problemer som forårsaker forsinkelser
• Liste over aktiviteter fra prosjektplanen som er påvirket av forsinkelsen 
• Den nøyaktige tiden som blir bedt om, spesifiserer arbeidsdager eller kalenderdager
• Skisser, fotografier eller andre bilder som illustrerer forsinkelsesproblemene
• Anbefalinger ble gitt til kontraktsadministratoren
• Beskrivelse av handlinger entreprenøren har tatt for å unngå eller minimere andre forsinkelser
• Alternative løsninger presentert for kontraktsadministratoren
• Kommunikasjon mellom byggeteamet knyttet til mulige forsinkelser og problemer relatert til en spesifikk situasjon

Ytterligere elementer du bør vurdere under forespørselen om tidsforlengelse

Et tidsforespørsel om forlengelse skal være kortfattet og må referere til kontraktsklausulen som tillater forespørselen og oppgi bevis på forsinkelsesgrunnene og en foreslått gjenopprettingsplan. Det bør også omfatte skader (hvis noen), mengden kalender eller arbeidsdager som blir bedt om, og aktivitetene som blir påvirket av endringene. Tilleggshensyn når du kommer med forespørselen kan omfatte:

• Kalenderdager er ikke de samme som arbeidsdager.
• Forsikringer og obligasjoner må utstedes på nytt for å dekke lengre perioder.
• Vinterdagene er kortere og vanligvis mindre produktive enn sommerdager.
• Forespørsel av utvidelser bør være tilstrekkelige til å dekke alle forsinkelser, inkludert flere varer som kan bli berørt.
• Ingen ekstra tid vil bli gitt for samme vare når den er godkjent.
• I tilfelle av en kontinuerlig forsinkelse er det bare ett krav som er nødvendig.

Et godkjenningsbrev for en tidsforlengelse inkluderer grunnleggende entreprenør og kontraktsinformasjon og en klart definert forlengelse av tid.

Eksempel på godkjenningsbrev

Entreprenørnavn
Entreprenøradresse
Kontraktsnavn
Kontrakt nummer

Forlengelse av tiden

Jeg henviser til utvidelsen av tidskrav datert [innsett dato for kravet] I samsvar med leddet [sett inn den aktuelle kontraktsbestemmelsen] for de generelle kontraktsbetingelsene, forlengelsen (e) til hovedstipendet/s tid: [Innsats Antall etterspurte dager og årsaker til tidsforlengelsen].

Kontraktsmessige fullføringsdato (som tidligere utvidet) var [Sett inn fullføringsdato for kontrakten, inkludert godkjenninger fra tidligere tidsforlengelse]. Denne utvidelsen av [antall dager] dager gjør [Sett inn ny fullføringsdato] Kontraktsmessig fullføring

Dato.

Signert av
Autorisert person