Hvordan balansere et kassaapparat til

Selv med dagens moderne salgspoeng (POS), trenger du fortsatt en prosedyre for å gjøre rede for en butikks kontantmottak. Disse interne kontrollene er nødvendige for å forhindre feilbehandling av penger og for å ivareta eiendeler mot tap eller tyveri.

Ikke bare fremmer sterke internkontroller driftseffektivitet, men de sikrer også pålitelige regnskapsregister som vil være nødvendig, kommer skattetid. En av de vanligste årsakene til krymping eller tap i butikken din er gjennom feilbehandling av kontanter. Når den undersøkes, kommer den vanligste årsaken ned på mangel på riktige prosedyrer eller kontroller.

Dette kontantstyringssystemet kan opprettes samtidig. Mange av dagens POS-systemer har trinnvise instruksjoner for stenging (også kjent som balansering) kontantskuffen for å veilede den ansatte.

Forretningsintelligens

Butikkstyring eller kasserere kan når som helst trekke en salgsrapport under et skifte. Ved å legge til begynnelsen kontanter i skuffen til det daglige salgstallet, vil en forhandler vite nøyaktig hvor mye penger som skal være i kassaapparatet eller POS -systemet til enhver tid.

Det er flere grunner til at dette er nyttig:

• Det unngår å holde for mye penger på salgsgulvet.
• Det beskytter mot tap hvis butikken er ranet.
• Det forhindrer situasjoner der en kunde klager over for lite forandring.
• Det avslører hyppige overskudd eller mangel for bestemte kasserere.
• Det fjerner fristelsen til å ta kontanter uten dokumentasjon fra kontantskuffen.

Hvordan og når du skal implementere

Balansering av et kassaapparat foregår vanligvis på slutten av dagen eller på slutten av en kasserer skift. Kontantskuffen og innholdet bør tas til et kontor eller et annet bortgjemt område for å utarbeide rapporten. Hvis du balanserer skuffen etter stenging, må du sørge for at salgsgulvene er av og døren er låst. For mange selgere kommer de i en hast og har en tendens til å begynne å stenge før butikken faktisk er stengt. Dette er ikke en trygg praksis. Imidlertid, hvis du har flere ansatte i butikken, er det mulig å lukke et av registerene i åpne timer.

Eventuelle overskudd eller mangel bør undersøkes. Menneskelig natur bør tas med i betraktningen for mindre feil og små beløp, men hyppige avvik kan være et tegn på tyveri av ansatte eller kan indikere at videre opplæring er nødvendig for en bestemt kasserer. Som regel vil du sikre at avvik ikke overstiger $ 2 innen slutten av dagen.

Start-kontant-på-hånden blir satt tilbake i kontantskuffen og lagres for kvelden mens innskuddet er forberedt for banken. Alle kredittkortglipper, terminalrapporter og andre registerkvitteringer kan stiftes til den daglige kontantskufferapporten og arkiveres etter dato.

Separasjon av plikter

For mer ansvarlighet, bør du vurdere å bruke to personer til å balansere kassaapparatet. Den ene personen vil telle skuffen og opprette den daglige kontantrapporten, mens den andre personen forbereder et bankinnskudd. Begge ansatte bør signere rapporten som indikerer at de er ansvarlige for tallene som er vist. Selv om ikke noe system kan forhindre svindel, vil denne revisjonssporet bidra til å motvirke samvirke blant ansatte.

I begynnelsen av neste skift skal hver kasserer tildeles sin egen kontantskuff. La kassereren fortelle kontantene i skuffen for å bekrefte begynnelsesbalansen. Hvis du er en liten butikk med bare ett register, holder kontantene mest sannsynlig i skuffen over natten. Hvis dette er din situasjon, er prosedyren den samme.

En siste merknad: Siden menneskelig feil er en del av spillet, må du sørge for at du inkluderer avvik i kontantene dine som en del av resultatene dine. Legg til en linje i resultatene dine. Dette er en annen måte du kan revidere og administrere tapet på.