Hvordan løse konflikter om prosjekter

Konflikt om prosjekter er helt normalt. Du bør forvente at folk er uenige. Vi er alle forskjellige, og det er forskjellene som gjør teamene våre svært utførende.

Diskusjonene som skjer når folk er uenige kan resultere i noen utrolig kreative og inspirerende løsninger på problemer. Tvister hjelper folk å plukke ut de virkelige problemene og grave ned til roten til det som skjer når de prøver å ramme sine egne personlige argumenter.

Med andre ord, la oss ikke begynne med å tro at vi skal vike unna konflikt. Det kan være svært gunstig under visse omstendigheter, men det trenger å administreres aktivt. Tvister kan ødelegge lag når de blir igjen til fester. Disse tipsene forklarer konflikthåndtering og hvordan du aktivt kan hjelpe parter som er forskjellige for å oppnå en posisjon med gjensidig forståelse, selv om du erkjenner at de aldri virkelig vil være enige.

Hva er konflikthåndtering?

La oss starte med noen definisjoner. Å håndtere konflikt på arbeidsplassen er noe vi alle gjør, enten vi er bevisst klar over det. Konflikt skjer når to eller flere individer (eller grupper) har forskjellige mål, holdninger eller meninger om det samme.

"Konflikthåndtering" er begrepet vi gir til hvordan vi takler det. Det er hva vi gjør for å identifisere problemet, for å avdekke forskjellene og finne ut hvordan vi kan ta opp hva som skjer.

Mange konflikter kan løses med diskusjon, spesielt hvis behovene og målene for prosjektet eller virksomheten vurderes, men noen ganger er andre faktorer involvert.

Hvorfor trenger vi konflikthåndtering?

I mange arbeidsplassmiljøer i dag, og på mange prosjektgrupper, er oppsettet av en matriksstruktur. Dette betyr at menneskene på teamet ikke fungerer direkte for deg. Dette kan være den perfekte situasjonen på mange måter: du administrerer oppgavene deres, men du trenger ikke å takle alle de andre menneskelige ressursene som lønn, fordeler, ferietid og så videre. Det gir deg mer tid til å fokusere på å flytte prosjektet ditt til det endelige målet.

Når det er sagt, er matriksstrukturer rik på lojalitetskonflikter, tid, prioritet eller team. Å vite hvordan man plukker ut alle disse er en nyttig ferdighet.

Prosjektledelse er en jobb som forårsaker konflikt:

• Vi ser etter hva som ikke er gjort, jager folk og plukker gjennom feilene deres.
• Vi dirigerer arbeidet til mennesker som rapporterer til andre.
• Vi jager ned svar og beslutninger, og dette innebærer ofte eskalerende problemer som kan få andre til å se dårlig ut for prosjektsponsoren din.

Hovedpoenget er at hvis du ikke vet hvordan du skal løse konflikter på jobben, vil teamet ditt lide av mer konflikt enn det som er sunt. Debatter vil ikke bli moderert. Fraksjoner oppstår. Konflikter hindrer oppgaver fra å bli fullført når argumenter ikke blir løst. Å håndtere vanskelige interessenter blir din dagjobb. Hvis du ikke løser problemer, påvirker det til slutt din evne til å levere dine mål. I verste fall kan det bety at de beste menneskene dine trekker seg, og at teamet ditt helt imploderer.

Mange konflikter krever bare at du setter deg ned og letter en samtale mellom mennesker med forskjellige meninger. Andre ganger kan det hende du må anerkjenne når konflikt vil ha stor innvirkning på prosjektet og handle deretter, kanskje ta opp problemet med prosjektstyret.

Konfliktløsning på arbeidsplassen

Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument (TKI) er en måte å trene din foretrukne stil for å håndtere konflikt i enhver situasjon, ikke bare på jobb. Det brukes ofte i arbeidsplassinnstillinger. Som et verktøy er det virkelig nyttig for å forstå hvilke alternativer som er tilgjengelige for deg når du har et problem som må håndteres.

TKI er et spørreskjema som spør hvordan du naturlig reagerer når du blir møtt med en situasjon der meningene eller bekymringene til to personer ikke stemmer overens. Det hjelper deg å beskrive din egen reaksjon og respons når du kommer opp mot noen som ikke deler utsiktene dine.

Selvsikkerhet og samarbeidsevne

TKI ser på to forskjellige aspekter av din tilnærming til å håndtere konflikt:

• Selvsikkerhet: Hvor langt tar du dine egne bekymringer på bekostning av andre?
• Kooperativitet: Hvor langt går du for å tilfredsstille den andre personens bekymringer?

Dette er to viktige vurderingsområder. Du må forstå hvor langt du er forberedt på å gå for å beskytte og vinne din egen posisjon, og hvor mye det betyr noe for deg å hjelpe den andre personen med å oppnå det han vil. Spør HR-teamet ditt om de har tilgang til Thomas-Kilmann-vurderingen, slik at du kan ta den. Finn ut din egen personlige stil.

Etter at du har identifisert stilen din, kan du tenke på den neste delen av TKI: de fem forskjellige modusene for å svare på konflikt:

• Konkurrerer
• Imøtekommende
• Unngå
• Samarbeid
• Kompromitterende

Den konkurrerende konfliktmodus

Den konkurrerende modusen kalles noen ganger også "tvang."Det er en veldig selvsikker stil som også er samarbeidsvillig. Det er akkurat det du forventer: du pålegger din mening om den andre personen. Han taper.""

Å konkurrere er egentlig bare noe du kan gjøre når du har en slags legitim makt i situasjonen: 

• Du er i en lederrolle og er mer senior enn den andre personen.
• Du kontrollerer noe i situasjonen, for eksempel budsjettet eller ressursen.
• Du har ekspertkunnskap om situasjonen som den andre personen ikke deler. 

Tenk på helse- og sikkerhetsproblemer der du må tvinge bruk av sikkerhetsutstyr selv om noen på teamet ikke vil overholde. Konfliktoppløsningsteknikker i denne modusen vil innebære: 

• Fortelle noen andre hva de skal gjøre.
• Utsteder et mandat eller direktiv.

I stedet for å "løse" konflikten, har du klemt den og gjorde det mulig for prosjektet å komme videre. Du har en beslutning, men du har sannsynligvis mistet noen venner ved å gjøre det. Bruk den med forsiktighet eller når situasjonen virkelig krever det av juridiske eller sikkerhetsmessige årsaker. Aldri gå ned i mobbing på jobben.

Den imøtekommende konfliktmodus

Imøtekommende er det motsatte av å konkurrere. Det er uassertivt og samarbeidsvillig ved at interessene dine blir oversett og du overholder den andre personens vilje.

Du skal ikke alltid se dette som "å miste" eller være selvoppofrende. Noen ganger er argumenter ikke verdt tiden din eller interessen. Se opp om du bruker dette for ofte, fordi du kanskje ser deg som "for myk" hvis du kapitulerer for ofte.

Unngå konfliktmodus

Det er her du ikke i det hele tatt engasjerer seg i konflikt. Det er uassertivt fordi du ikke deltar i diskusjonen, og det er samarbeidsvillig fordi du heller ikke hjelper den andre personen. Faktisk gjør du ingenting. Dette høres kanskje forferdelig ut, men det kan faktisk være effektivt når det brukes i moderasjon og under de rette omstendighetene.

Du har faktisk ikke klart problemet, bare den første manifestasjonen av konflikten. Du må fremdeles finne tid til å ta opp problemene. Det er en risiko for at problemet vil bli større og større hvis du venter for lenge. 

Se for deg at to kolleger krangler høyt og at det forstyrrer arbeidet til andre mennesker på kontoret. Du griper inn og forteller dem at du vil hjelpe dem til å komme til en oppløsning når de begge har roet seg. Du tilbyr en av dem sjansen til å avkjøle seg på kontoret til den tid. 

Konfliktoppløsningsteknikker i denne modusen:

• Utsetter diskusjonen til en bedre tid eller situasjon.
• Gå bort fra en truende situasjon.

Collaborating Conflict -modus

Samarbeid er en selvsikker måte å løse problemer på, og det er svært samarbeidsvillig. Du unngår ikke konflikten - du dykker rett inn, jobber sammen for å plukke ut problemene og for å komme til et punkt der begge kravene dine er oppfylt. Å nærme seg situasjonen på en virkelig pragmatisk måte kan bidra til å bygge tillit med teamet ditt.

La oss si at markedsføring vil at produktet skal lanseres i mars. Den vil at en ny startpakke skal bli med i teamet før de begynner å jobbe med produktlanseringen. De går over Gantt -diagrammet og bruker planleggingsteknikker for å sikre at den nye starteren fullt ut kan være en del av teamet og fremdeles få produktet lansert i tide. Konfliktoppløsningsteknikker i denne modusen inkluderer diskusjon og mekling. 

Den kompromitterende konfliktmodus

Kompromitterende er moderat selvsikker og moderat samarbeidsvillig. Det er en halvveis stilling som ofte brukes, og selvfølgelig har du kompromittert med situasjoner i fortiden. Du får ikke akkurat det du vil, og heller ikke den andre personen. I stedet kommer du til en minnelig løsning som dere begge kan bli enige om.

Teamet sier at den smidige sprinten skal være to uker lang. Du vil at det skal være fire uker. Du kompromitterer og er enig i at sprints vil være tre uker. Konfliktoppløsningsteknikker i denne modusen inkluderer:

• Diskusjon
• Forhandlinger 
• Utveksling av innrømmelser - dere gir begge opp noe

Hva er din konfliktløsningsstil?

Det flotte med å forstå hvor du sitter på TKI er at du forstår din preferanse for å løse konflikt på arbeidsplassen - og også andre steder. Dette gir deg et forsprang i å identifisere hva som kan være den beste tilnærmingen du kan bruke for den spesielle situasjonen du befinner deg i. Du har en personlig preferanse, men du sitter ikke fast og svarer på samme måte i alle situasjoner. Å gå bort er kanskje det mest passende handlingsforløpet i noen tilfeller, så du velger å unngå det. I andre kan et kompromiss være den raskeste veien til en akseptabel vei rundt forbannelsen. Du kan velge å bruke andre teknikker andre ganger. 

Det viktigste å huske er at konflikten på arbeidsplassen kommer til å skje, så å ha noen få teknikker å trekke på gir deg alternativer når du blir møtt med en vanskelig situasjon. Å kjenne alternativene dine gir deg selvtillit og det kan hjelpe deg med å ordne opp tvister slik at alle kan komme tilbake til jobb.