Hvordan sette opp en virksomhets telefonsvarer hilsen

Meldingen som hilser innringere når du ikke kan ta samtalen er viktig. En skikkelig hilsen kan enten gjøre et positivt inntrykk på innringere, eller det kan fremmedgjøre dem før du selv snakker.

3 eksempler på gode telefonsvarerhilsener

Hva du skal inkludere i en skikkelig telefonsvarer

Meldingen din skal ikke være lenger enn 20-25 sekunder, og du bør holde hilsen kort og unngå å gi ut for mye informasjon. Her er noen av de grunnleggende elementene du vil være sikker på å ta med når du registrerer din utgående melding:

• Oppgi navnet ditt og stave det ut hvis du ber innringere om å følge opp skriftlig korrespondanse
• Oppgi firmanavn og avdelingsnavn 
• La innringere beskjed om at du ikke kan ta samtalen deres akkurat nå
• Be dem legge igjen en melding
• La innringere beskjed når de kan forvente en returanrop
• La innringere vite hvem de kan kontakte for øyeblikkelig assistanse (hvis aktuelt)

Gode ​​telefonsvarereksempler

• Hei, dette er Jim Smith. Jeg kan ikke ta samtalen din akkurat nå, men jeg vil gjerne returnere den så snart jeg kan. Så legg igjen en detaljert melding etter tonen. Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, kan du ringe min sekretær, Suzy Jones på Extension 6336. Takk for samtalen.
• Hei, du har nådd regnskapsavdelingen. Vi er for øyeblikket stengt. Våre normale driftstimer er mandag til fredag, fra 8 a.m. til 6 s.m. Legg igjen en melding etter tonen, og noen vil returnere samtalen din så snart som mulig. Takk skal du ha.
• Hei, dette er Jim Smith. Jeg vil være ute av kontoret til torsdag 24. juli, og jeg vil sjekke telefonsvareren min av og til. Hvis du vil legge igjen en melding, kan du gjøre det etter tonen, så vil jeg returnere samtalen din så snart som mulig. Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, kan du ringe min sekretær, Suzy Jones på Extension 6336. Takk for samtalen.
• Du har nådd skrivebordet til Jim Smith. Jeg er for tiden på telefonen akkurat nå, men jeg vil gjerne returnere samtalen din. Legg igjen en melding etter tonen. Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, kan du ringe min sekretær, Suzy Smith på Extension 6336. Takk for at du ringte.

Dårlig telefonsvarer hilsen eksempler

• Hei, dette er Jim. La meg være en melding.
• Musikk som spiller i en lengre periode hei! Snakk med meg.
• Hei, du har nådd XYZ Company. Legg igjen en melding.
• Hei, du har nådd kontoret til Jim Smith på XYZ.com. Jeg vil være ute av kontoret med en vasektomi og kommer tilbake torsdag 26. august klokka 08:30. Jeg vil oppleve mye ubehag, så jeg vil ikke sjekke telefonsvareren min i det hele tatt. Hvis du vil legge igjen en melding, kan du gjøre det etter tonen. Jeg vil returnere samtalen din så snart jeg kan. Hvis du trenger øyeblikkelig hjelp, kan du ringe min sekretær, Suzy Jones på Extension 6336. Takk for samtalen din, og jeg kommer tilbake til deg når jeg kommer tilbake, og jeg føler meg bedre.
• Kontoret er stengt. Legg igjen en melding etter tonen.

Ulike typer telefonsvarer hilsenalternativer

Avhengig av telefonsystemet du har i selskapet ditt, kan det være forskjellige alternativer for typen telefonsvarer du kan komponere. De inkluderer følgende eksempler.

• Generell telefonsvarer Hilsen Eksempler: Generell telefonsvarer hilsen brukes som standard telefonsvarerhilsen hvis ingen annen hilsen er satt.
• Intern telefonsvarer Eksempler: Dette brukes til å hilse på folk som ringer deg fra selskapet ditt (jeg.e. fra en annen utvidelse).
• Eksternt telefonsvarer Eksempler: Denne hilsenen vil bli spilt for folk som ringer utenfra selskapet ditt. Telefonsystemets automatiserte ledsager kan spille et generelt selskap som hilser som alle eksterne innringere vil høre. Hvis firmaets navn er nevnt i den hilsenen, trenger du ikke si det igjen i hilsenen din.
• Midlertidig eller "ut av kontoret" telefonsvarer hilsen eksempler: den midlertidige eller ut av kontoret telefonsvarer hilsen er satt når du vil være ute av kontoret i en forhåndsbestemt tid. De fleste telefonsvarersystemer lar deg angi en utløpsdato og tid, slik at du ikke trenger å huske å slå den av når du kommer tilbake.
• "På telefonen" eller "opptatt" telefonsvarer hilsen eksempler: Denne hilsenen brukes til å informere innringere om at du er på kontoret, men du kan ikke ta samtalen deres akkurat nå fordi du er på telefonen med en annen innringer.