Hvordan sette opp en vertskomité for dine ideelle organisasjoner

Hendelser er en kritisk komponent i innsamling og oppsøking. De fleste ideelle organisasjoner er en "alle hender på dekk" -saken som krever at alle i en nonprofit skal samarbeide. Noen ideelle organisasjoner har til og med en samlet planleggingsutvalg og dedikerte frivillige som hjelper til med å planlegge og stille opp for arrangementet.

Imidlertid, mens hendelsesplanlegging er kritisk hvis du vil at hendelsen skal gå greit, vil du også ha resultater fra all din innsats. Det er grunnen til at organisasjonen din skal rekruttere en "vertskomité.”

Hva er en vertskomité?

En "vertskomité" er forskjellig fra et tradisjonelt arrangementsplanutvalg. I stedet for at folk som aktivt planlegger, planlegger eller stiller opp for dagens eller kveldens arrangementer, bruker vertskomiteen sine nettverk for å sikre at arrangementet blir en hit. Vertsutvalgsmedlemmer kan velge å:

• Oppmuntre sine venner, familie eller kolleger til å kjøpe billetter
• Samler elementer fra lokale virksomheter
• Lage leverandørforbindelser for dørpremier eller catering

Selvfølgelig er det utallige måter en vertskomité kan gjøre veldedige arrangementer bedre enn noen gang. Tenk på en vertskomité som den faktiske verten for en part; Noen som inviterer de beste gjestene, vet hvem du skal ringe etter mat eller dekor og kan koble deg til mennesker som gjør arrangementet til en total suksess.

Fordi en vertskomité kan øke midlene mottatt ved et arrangement eller få mer oppmerksomhet i media, er det viktig å finne og rekruttere de rette personene.

Hvem du skal velge for vertskomiteen din

En virkelig nyttig vertskomité vil ikke omfatte betalte markedsførere eller profesjonelle arrangementplanleggere. I stedet bør de være sterkt engasjerte medlemmer av ditt eksisterende team, giverbase eller frivillige med forbindelser og vilje til å nå ut.

Vertskomiteen din kan variere fra bare noen få mennesker til dusinvis. Jo flere mennesker i komiteen din, jo mer innvirkning kan de gjøre samlet på suksessen med arrangementet ditt.

Du kan finne vertskomiteens medlemmer nesten hvor som helst, inkludert:

• Et styremedlem eller styreleder i organisasjonen din
• Frivillige som er veldig engasjert i samfunnet
• En giver som har forbindelser til lokale virksomheter
• En giver eller styremedlem som har omfattende kontakter i din ideelle donordemografiske
• Frivillige som kjenner leverandører eller arenaeiere
• Lokale eller nasjonale kjendiser som ofte tar til orde for din sak

Når du har funnet enkeltpersoner du vil bli medlem av vertskomiteen, er det på tide å rekruttere dem.

Hvordan rekruttere en vertskomité

Søk og få kontakt med enkeltpersoner som vil lage utmerkede vertsutvalgsmedlemmer. Imidlertid, ikke bare be noen om å være i en vertskomité. En formell invitasjon er den beste måten å rekruttere komitémedlemmer.

I en vertskomiteens invitasjon er det viktig å inkludere:

• Fullfør informasjon om arrangementet og din organisasjon (dato og sted)
• Informasjon om formålet med arrangementet (innsamling for en spesifikk årsak)
• Eksempler på hvordan et vertsutvalgsmedlem kan bidra
• En dato for å svare eller få kontakt med teamet ditt
• Et "fremskritt" takk for at du ga beskjed om at du er spent på å invitere dem
• Ditt navn/kontaktperson og kontaktinformasjon

Forsikre deg om at potensielle medlemmer vet at deres engasjement vil bli anerkjent og verdsatt og at de kan ha en betydelig innvirkning ved å bli med.

Hvis du lurer på hvordan du utarbeider vertsutvalgets invitasjonsbrev, kopier og lim inn malen nedenfor og sett inn informasjonen din i hvert av parentesene.

[Dato]

Kjære [sett inn navn]:

Jeg skriver for å gi deg beskjed om et spennende arrangement som [organisasjonsnavnet] planlegger å [måned] i [Sett inn City].

I [måned + år (hvis annerledes enn det nåværende)], bringer [organisasjonen] [hendelsesnavnet] til [City] for å øke bevisstheten om [årsak/sosialt problem/problem organisasjonen din adresserer] og for å bygge støtte for [ programmer/initiativer/innsats]. [Legg til relevant informasjon om hendelsen/målet/temaet].

Arrangementet vil bli holdt i [City] på [Event Venue (hvis du har det)] på [Dato og tid].

[Fornavn], vi vil gjerne ha din hjelp til å lage denne hendelsen-og andre akkurat som IT-A-suksess. Hvis du ønsker å være en del av dette arrangementet, så vel som fremtidige hendelser, vil vi være mest takknemlige hvis du vil godta denne formelle invitasjonen til å være en del av vertsutvalget vårt.

Det er noen få enkle måter å engasjere seg på:

1. Del navnet ditt, eller organisasjonens navn, som medlem av vertsutvalget vårt
2. Inviter kollegene, vennene og naboene dine til å kjøpe en [bord/billett] til vårt arrangement (er)
3. Bli med på arrangementet
4. [Sett inn spesifikk forespørsel basert på personens status, tilkoblinger.]

Vi ville også elsket det hvis du vurderte å være vertskap for ditt eget bord og invitere venner og kolleger til en kveld med moro. Din sjenerøse støtte vil hjelpe oss å spre ordet om [årsak] og påvirke.

Et medlem av [organisasjonen] vil kontakte deg innen [sett inn tidsrammen] for å diskutere detaljene i vertsutvalget og for å diskutere ditt engasjement, hvis du er interessert.

Vi ser frem til å samarbeide med deg for å gjøre [hendelsesnavn] og fremtidige hendelser til en suksess! Takk for din sjenerøse vurdering og støtte.

Vennlig hilsen,

[Navnet ditt]

[Posisjon i organisasjonen]

[Organisasjonsnavn]

[Kontakt nummer]

Etter at du har rekruttert vertskomiteen din

Når du har invitert dine utvalgte komitémedlemmer, vil du motta noen akseptbrev eller samtaler. Før du kommer inn på detaljene i arrangementet eller hva du vil at de skal gjøre, kan du planlegge et kort møte med komiteen. Uten å be om noe fra dem, la dem:

• Bli kjent med hverandre
• Diskuter hvordan de er involvert i organisasjonen din
• Gjennomgå materiale eller presentasjoner om din sak/arbeid
• Brainstorm ideer om hvordan de ønsker å bidra

Derfra kan du gi beskjed om dine innsamlingsmål, og hvordan du ønsker å se dem jobbe sammen (invitere kontakter eller nå ut til auksjonsartikler). De kan også dele seg i "underutvalg" hvis du har en stor gruppe

Selvfølgelig er det ikke vertsutvalgets jobb alene å planlegge og utføre arrangementet ditt. En vertskomité skal jobbe med Dine frivillige eller arrangementsplanleggingsutvalg for å selge billetter, sørg for at sponsing av nye arrangementer blir hevdet, auksjonsartikler er rikelig, og at natten vil bli en hit for de fremmøtte.

Anerkjenner vertsutvalgets innsats

Når arrangementet er over, bør vertsutvalgets medlemmer være noen av de første menneskene du takker, både på arrangementet og med en skriftlig takk dagen etter. Jo mer du engasjerer vertskomiteen, jo mer vil de være villige til å være vertskap for fremtiden.

Finn menneskene i organisasjonen eller samfunnet ditt som kan hjelpe deg med å være vertskap for ditt neste arrangement. De kan gjøre en enorm forskjell i hvor mye penger du skaffer deg og programmene du kan støtte.