Hvordan sette opp en årlig lønnsskattekalender

Å holde oversikt over rapportering og betalinger for lønnsskatt krever nøye oppmerksomhet på detaljer. Å sette opp en årlig lønnsskattekalender kan hjelpe deg med å unngå bøter og straffer og holde deg på sporet.

Selv om du har en CPA- eller bokføringstjeneste gjør lønnsskatten din, må du vite når disse skattene og rapportene forfaller. 

Hva er inkludert i lønnsskatt? 

Lønnsskatter inkluderer disse rapportene og betalingene, basert på lønnsbeløp for ansatte:  

• Føderale inntektsskatter
• FICA -skatter (Social Security and Medicare skatter)
• Føderale arbeidsledighetsskatter

Føderale inntektsskatter og FICA -skatter kalles noen ganger "941 skatter", fordi de er inkludert i IRS -skjema 941, kvartalsvise lønns- og skatterapporten.

Statlige inntektsskatter holdes også tilbake fra ansattes lønn og rapportert til staten din, hvis staten har inntektsskatt. 

Lønnsskatt for uavhengige entreprenører

Hvis du betaler ikke-ansatte, er du ikke pålagt å holde tilbake inntektsskatter eller FICA-skatter fra betalingene du foretar til dem.

Du må fullføre en årsrapport for entreprenører og arkivere den med skattemyndighetene. 

Når skal jeg lage føderale lønnsinnskudd

Før du begynner å bruke denne kalenderen, må du bestemme hvilken lønnsskatteskattplan som gjelder virksomheten din for 941 skatter. Innskuddsplanen du må bruke avhenger av størrelsen på lønnen din. 

Semi-ukentlig

Hvis du har en stor lønn, må du foreta lønnsinnskudd på betaling (to ganger i uken). 

Hvis den datoen er en helg eller ferie, er forfallsdato neste virkedag. Så hvis slutten av måneden faller på en lørdag, er forfallsdato påfølgende mandag.

Lær mer om den semi-ukentlige innskuddsregelen for å se om du må foreta disse betalingene.

Månedlig

Lønnsskatteinnskudd må gjøres innen 15. i hver måned for forrige måned med mindre den semi-ukentlige regelen gjelder. (Se ovenfor.)

Kvartalsvis

Kvartalsvise lønnsskatterapporter på skjema 941 forfaller i slutten av måneden etter slutten av hvert kvartal. Hvis du har gjort alle lønnsinnskudd i tid og i sin helhet, har du til 10. i den påfølgende måneden til å sende inn skjema 941.

Føderale arbeidsledighetsskattinnskudd forfaller ved utgangen av måneden etter hvert kvartal hvis virksomhetens skatteplikt overstiger $ 500.

Årlig

Årlige lønns- og skatteregler til ansatte (på skjema W-2) og kontraktsarbeidere (på skjema 1099-MISC og skjema 1099-NEC) forfaller i slutten av januar for året før.

Føderal arbeidsledighetsskattsrapport på skjema 940 og skattemessige innskudd forfaller innen utgangen av januar for året før. Hvis alle skatteinnskudd er gjort i sin helhet og i tide, er fristen den 10. neste måned.

Overføring av trygd på skjema W-3 (sammen med alle W-2) og på skjema 1096 (sammen med alle 1099-tallet) skyldes begynnelsen av februar for året før.

Bruke EFTPs for lønnsinnskudd

Lønnsskatteinnskudd må gjøres ved hjelp av det elektroniske føderale skattebetalingsanlegget (EFTPS). Innskuddskuponger (skjema 8109) aksepteres ikke lenger av skattemyndighetene.

Generell betalingsskattedatoer (varierer etter år)

Skattebetalings- og rapportplanen nedenfor er for føderale lønnsskatter. Konsulter statens skattemyndighet (inntektsdepartementet eller annet) for statlige og lokale lønnsskattekrav. Forfallsdatoene for semi-ukentlige betalinger for 941 skatter er ikke inkludert i denne planen. 

Disse forfallsdatoene er satt av skattemyndighetene, men de kan endre seg i et bestemt år. Hvis en forfallsdato faller på en helg eller ferie, forfaller rapporten eller innskuddet neste virkedag etter. Så hvis en rapport forfaller 15. januar, og det er en lørdag, forfaller rapporten 17. januar. Se denne forretningsskattekalenderen for spesifikke forfallsdatoer for inntektsskatt og lønnsskatt for inneværende skatteår.

januar

15. januar: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for desember (hvis du betaler månedlig).
31. januar: Innskudd føderal arbeidsledighetsskatt (FUTA) skyldes gjennom desember hvis $ 500 eller mer.
31. januar: Gi ansatte foregående års lønns- og skatterapporter (skjema W-2 for ansatte.
31. januar: Fil kvartalsvis lønns- og skatterapport på skjema 941 for kvartalet som avsluttes 31. desember.
31. januar: Fil årlig arbeidsledighetsskattapport på skjema 940 for året før.

februar

1. februar: Send inn årsskiftingskjemaer (skjema (skjema W-3) til Social Security Administration, sammen med alle W-2s.

15. februar: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for januar (hvis du betaler månedlig).

mars

15. mars: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for februar (hvis du betaler månedlig).

april

15. april: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for mars (hvis du betaler månedlig).
30. april: Innskudd føderal arbeidsledighetsskatt (FUTA) skyldes gjennom mars, hvis $ 500 eller mer.
30. april: Fil kvartalsvis lønns- og skatterapport på skjema 941 for kvartalet som avsluttes 31. mars.

Hvis virksomheten din er i Texas eller et annet område der FEMA utstedte en katastrofedeklarasjon på grunn av vinterstorm i 2021, har skattemyndighetene utvidet innleverings- og betalingsfrister for kvartalsvise lønnsskatt som skulle forfalle 30. april 2021. Du har nå til 15. juni 2021 for å arkivere og betale disse skatten. Skattemyndighetene har forlenget fristen for skatteinnlevering for enkeltpersoner, inkludert personer som betaler selvstendig næringsdrivende, ikke lokalisert i disse statene, men denne utvidelsen gjelder ikke for virksomhetens lønnsskatt.

Kan

15. mai: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for april (hvis du betaler månedlig).

juni

15. juni: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for mai (hvis du betaler månedlig).

juli

15. juli: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for juni (hvis du betaler månedlig).
31. juli: Innskudd Federal arbeidsledighetsskatt (FUTA) skyldes gjennom juni hvis $ 500 eller mer.
31. juli: Fil kvartalsvis lønns- og skatterapport på skjema 941 for kvartalet som avsluttes 30. juni.

august

15. august: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for juli (hvis du betaler månedlig).

september

15. september: Lag månedlig lønnsinnskudd for august (hvis du betaler månedlig).

oktober

15. oktober: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for september (hvis du betaler månedlig).
31. oktober: Innskudd føderal arbeidsledighetsskatt (FUTA) skyldes gjennom september hvis $ 500 eller mer.
31. oktober: Fil kvartalsvis lønns- og skatterapport på skjema 941 for kvartalet som avsluttes 30. september.

november

15. november: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for oktober (hvis du betaler månedlig).

desember

15. desember: Lag månedlig lønnsskattinnskudd for november (hvis du betaler månedlig).

Det kan også være lurt å gjennomgå denne måneden for månedskattekalenderen. som inkluderer forfallsdatoer for inntektsskatt for forretningsinntekter.