Hvordan du kan administrere ditt første prosjekt

Du har nettopp blitt ansvarlig for et viktig nytt prosjekt. Det er klart at sjefen din tilbyr denne muligheten som en tillitsstemme i ferdighetene dine. Og mens du er spent, er dette første gang du er ansvarlig for et helt prosjekt.

Å komme i gang for første gang er utfordrende. Imidlertid er det måter å hjelpe deg med å bli føttene våte. Prosjektledelse har utviklet seg til en prosess med definerte stadier og trinn for å veilede de som er nye i prosjektledelsen mot et vellykket prosjekt.

5 stadier av prosjektprosessen:

1. Initiering: Et prosjekt initieres når et behov for endring blir identifisert
2. Planlegging: Planlegging av prosjektets arbeid
3. Utførelse: Utfører arbeidet
4. Administrere og kontrollerende: Alt arbeidet du gjør under prosjektet for å overvåke fremgangen
5. Lukking: Fullføring og levering av prosjektet og formidler teamet 

Disse trinnene er identiske for hvert prosjekt. Og husk at du er prosjektleder, ikke en leder for frontlinjen. Jobben din er å styre prosjektet, ikke folket.

Grunnleggende trinn for prosjektets nybegynner:

I løpet av initieringsstadiet er prosjektet opprettet, og det blir utarbeidet et charter som autoriserer deg til å være programleder og etablere en rapporteringskjede. Planleggingsfasen er der du:

Definere omfanget 

Det første og viktigste trinnet i ethvert prosjekt er å definere omfanget av prosjektet. Hva er det du skal oppnå eller lage? Hva er prosjektmålet? Like viktig er å definere det som ikke er inkludert i omfanget av prosjektet ditt. Hvis du ikke får nok definisjon fra sjefen din, kan du avklare omfanget av deg selv og sende det tilbake oppe for bekreftelse.

Selv om dette eksemplet er litt utenfor forretningsemnet, kan vi alle forholde oss til bryllupsmottakelse. Når du planlegger en bryllupsmottakelse, kan det hende du har som ditt omfang: Forbered en bryllupsmottakelse for 100 gjester komplett med middag, åpen bar, bryllupskake og et liveband for å danse på en viss dato til en pris for ikke å overstige 20 000 dollar. 

Bestem tilgjengelige ressurser

Hvilke mennesker, utstyr og penger vil du ha tilgjengelig for å oppnå prosjektmålene? Som prosjektleder vil du vanligvis ikke ha direkte kontroll over disse ressursene, men vil måtte administrere dem gjennom Matrix Management. 

Matrix Management refererer til bruken av det faste hierarkiet i selskapet for å oppnå det du trenger gjort. Hvis Joe jobber for prosjektet ditt, og også for avdelingen hans, må han høre på to sjefer. Som prosjektleder kan du prøve å holde kontakten med veilederne til menneskene eller eierne av utstyret du lånte, slik at du kan løse konflikter.

Forstå tidslinjen

Når må prosjektet fullføres? Når du utvikler prosjektplanen din, kan du ha en viss fleksibilitet i hvordan du bruker tid i løpet av prosjektet, men frister er vanligvis faste, som i tilfelle av bryllupsmottaket. Hvis du bestemmer deg for å bruke overtidstimer for å oppfylle timeplanen, må du veie det mot begrensningene i budsjettet.

Detaljer arbeidet

Hva er de viktigste brikkene eller komponentene som må opprettes for å fullføre prosjektet? For eksempel krever en bryllupsmottak på et høyt nivå: en mottakshall, mat, drikke, en kake, gjester og underholdning. Selvfølgelig kan hver av de større varene deles inn i mange ekstra varer. Det er neste trinn. 

I eksemplet på bryllupsmottaket ovenfor har du sannsynligvis et team eller person som har ansvar for forskjellige komponenter. Arbeid med teammedlemmene dine for å uttale detaljene som er nødvendige for å oppnå hvert hovedartikkel.

Personen som har ansvaret for mat må forstå alternativene, kostnadsbegrensningene og gjøre valg som støtter å oppnå omfanget. Liste over de mindre trinnene i hvert av de større trinnene. Hvor mange nivåer dypt du går i detaljerende trinn vil avhenge av størrelsen og kompleksiteten i prosjektet ditt.

Utvikle en foreløpig plan

Sett sammen alle trinnene dine inn i en plan. En god måte å gjøre dette på er å bruke en precedence -tabell som identifiserer hvilke elementer som må gå foran andre elementer. Formell prosjektstyringspraksis krever å utvikle det som kalles et nettverksdiagram og identifisere den kritiske banen. Selv om dette kan være utenfor dine behov eller kunnskapsnivå, er kjernespørsmålet å sekvensere aktivitetene i riktig rekkefølge og deretter tildele ressurser til aktivitetene.

Spørsmål å stille inkluderer: hva som skjer først? Hva er neste trinn? Hvilke trinn som kan fortsette samtidig med forskjellige ressurser? Hvem skal gjøre hvert trinn? Hvor lang tid vil det ta? Det er mange gode programvarepakker tilgjengelig som kan automatisere mye av denne detaljene for deg. Spør andre i lignende stillinger hva de bruker.

Lag din grunnlinjeplan

Få tilbakemeldinger på den foreløpige planen din fra teamet ditt og fra andre interessenter. Juster tidslinjene og arbeidsplanene for å passe prosjektet inn i tilgjengelig tid. Gjør nødvendige justeringer av den foreløpige planen for å produsere en grunnlinjeplan.

Be om prosjektjusteringer

Det er nesten aldri nok tid, penger eller talent tildelt et prosjekt. Jobben din er å nøye seg med de begrensede ressursene du har. Imidlertid er det ofte grenser plassert i et prosjekt som ganske enkelt er urealistiske. Du må lage saken din og presentere den for sjefen din og be om at disse urealistiske grensene blir endret. Be om endringene i begynnelsen av prosjektet. Ikke vent til det er i trøbbel å be om endringene du trenger.

Når du har begynt å skaffe ressurser og anskaffe nødvendig materiale, er du i utførelsesfasen. I denne fasen er du også:

Montering av prosjektgruppen din

Få folk på teamet ditt sammen og start en dialog. De er de tekniske ekspertene. Derfor tildelte deres funksjonelle veileder dem til prosjektet. Jobben din er å administrere teamet.

Arbeid planen din

Å lage planen er viktig, men planen kan endres. Du har en plan for å kjøre til jobb hver morgen. Hvis ett kryss er blokkert av en ulykke, endrer du planen din og går på en annen måte. Gjør det samme med prosjektplanene dine. Endre dem etter behov, men husk alltid omfanget og ressursene i tankene.

Når planen din utspiller seg og arbeidet blir utført, går du inn i overvåknings- og kontrolleringsfasen. I denne fasen jobber du for å kontrollere kostnader, ressurser og kvalitet så vel som:

Overvåk teamets fremgang

Du vil gjøre lite fremskritt i begynnelsen av prosjektet, men begynn å overvåke hva alle gjør uansett. Det vil gjøre det lettere å få problemer før de blir problemer.

Dokumentere alt

Holde oversikt. Hver gang du endrer baseline -planen, skriver du ned hva endringen var og hvorfor det var nødvendig. Hver gang et nytt krav legges til prosjektet, skriver du ned hvor kravet kom fra og hvordan tidslinjen eller budsjettet ble justert på grunn av det. Du kan ikke huske alt, så skriv dem ned, så kan du slå dem opp ved ende-av-prosjektgjennomgangen og lære av dem.

Hold alle informert

Hold alle prosjektets interessenter informert om fremgang hele tiden. Gi dem beskjed om suksessen din når du fullfører hver milepæl, men informer dem også om problemer så snart de kommer opp.

Hold også teamet ditt informert. Hvis endringer blir vurdert, fortell teamet om dem så langt fremover du kan. Forsikre deg om at alle på laget er klar over hva alle andre gjør.

Følg stegene

Du trenger ikke å være en formell prosjektleder for å lede et prosjektinitiativ. Imidlertid bør du bruke verktøyene, logikken og trinnene i prosjektledelsen for å avklare målene dine, detaljere arbeidet og bygge et team som skal utføres mens du administrerer det hele.