Hvordan ta møteprotokoller

Møtedommer er de detaljerte merknadene som fungerer som en offisiell skriftlig oversikt over et møte eller konferanse. Personen som har ansvaret for samlingen ber vanligvis en av deltakerne om å ha en tendens til denne oppgaven. En dag, at noen kan være deg. Selv om det ikke er en veldig vanskelig jobb, er det viktig å ta minutter. Siden møteprotokoll er en offisiell oversikt over hva som skjedde, er nøyaktighet avgjørende. Du må ta grundige møtesedler som folk må kunne henvise til senere om nødvendig.

Her er noen tips for å hjelpe deg med å håndtere denne oppgaven med finesse. Finn ut hva du skal gjøre før, under og etter møtet for å sikre at du tar virkning av minutter.

Før møtet

• Velg innspillingsverktøyet ditt. Vil du gå old school og bruke en penn og papir, eller vil du gå høyteknologisk og bruke en bærbar datamaskin, nettbrett eller smarttelefon? Ta kontakt med sjefen din for å se om de foretrekker at du bruker en bestemt metode.
• Forsikre deg om at det valgte verktøyet ditt er i fungerende stand, og ha en sikkerhetskopi i tilfelle din originale mislykkes. Hvis du for eksempel tar med en bærbar datamaskin, har du en penn og papir som er praktisk. Du vil ikke måtte stoppe møtet mens du søker etter noe å skrive om hvis datamaskinen krasjer.
• Les møteagendaen før møtet starter. Det vil tillate deg å formulere en oversikt for minuttene. Legg igjen litt plass under hvert element på den og skriv notatene dine der. Å gjøre dette vil gjøre jobben din litt enklere, så lenge personen som kjører møtet, holder seg til dagsordenen.

Under møtet

• Pass rundt et oppmøteark og sørg for at alle signerer inn. Du må ta med en liste over alle deltakere i det offisielle møteprotokollen.
• Forsikre deg om at du vet hvem alle er. På den måten vil du kunne identifisere hvem som snakker og registrerer den informasjonen riktig.
• Legg merke til tiden møtet begynner.
• Ikke prøv å skrive ned hver eneste kommentar. Det er greit å bare inkludere hovedideene. Vær veldig forsiktig med å ikke utelate gjenstander du er uenig i. Dine skjevheter skal ikke påvirke deg. Husk at dette er en offisiell konto, ikke din mening om hva som skjedde.
• Skriv ned alle bevegelser, som gjorde dem, og resultatene av stemmer, om noen; Du trenger ikke å skrive ned hvem som sekunderte en bevegelse. Selvfølgelig kan reglene i organisasjonen din avvike slik at de først er med sjefen din.
• Hvis stemmer på noen bevegelser eller diskusjoner blir utsatt til neste møte, må du notere det.
• Registrer slutttiden for møtet.

Etter møtet

• Skriv opp minuttene så snart som mulig etter møtet mens alt fremdeles er friskt i tankene dine. Hvis du finner en feil i møtesedlene dine, eller du har et spørsmål, kan du fjerne det raskt ved å snakke med andre deltakere.
• På den endelige kopien av protokollen, inkluder navnet på organisasjonen, komiteens type, type møte (daglig, ukentlig, månedlig, årlig eller spesiell), og dens formål.
• Gi tidene det begynte og endte.
• Gi listen over deltakere og et notat om hvem som kjørte møtet. Inkluder navnet ditt på listen over deltakere og i parentes etter navnet ditt, si at du tok minuttene. Alternativt, på slutten av dokumentet, kan du melde deg av ved å skrive "henholdsvis sendt av" etterfulgt av navnet ditt.
• Korrekturlest protokollen før du sender dem inn. Spør noen andre som deltok om å se dem over også. De vil kunne gi deg beskjed hvis du ved et uhell forlot noe.
• Sende dem til personen som drev møtet med mindre det ble bedt om å gjøre noe annet.