Hvordan ordne invitasjoner til spesielle arrangementer

Arrangementsplanleggere er ofte avhengig av for å hjelpe kundene sine med å håndtere sine spesielle invitasjoner. Å skape den perfekte invitasjonen kan være en vanskelig kunst. En invitasjon skal samsvare med kundens behov og personlighet.

Du kan påvirke hele tonen i en samling med riktig format og ordlyd. For eksempel kan det være lurt å bruke dristige farger og lyse ordlyd hvis du planlegger et bryllup for et morsomt par, men invitasjonen skal være mer formell og beroligende hvis du jobber med en bedriftsklient for en stor innsamlingsaksjon.

Invitasjonsformatet

En formell invitasjon er et viktig element i den totale pakken som brukes til å markedsføre en begivenhet. Det kan presenteres i mange forskjellige formater, inkludert e-post, brev, håndskrevet skrivesaker og formelle invitasjoner.

En formell invitasjon skal være enkel og formatert på et kort- eller skrivesaker, på størrelse med et gratulasjonskort eller mindre. De fleste invitasjoner bruker en skrift som samsvarer med organisasjonens standardfonter, eller et manus som designeren liker. Nøkkelen er å sørge for at du følger vertens merkevarestandarder mens du skaper en følelse av formalitet.

Det er verdt å vurdere å samarbeide med en grafisk designer for å lage en tilpasset layout som kan få arrangementet til å virke mer særegen og passe til kundens personlighet. Det kan også være lurt å ansette en kalligrafer for å skrive invitasjonene manuelt hvis du jobber med en privat samling, for eksempel et bryllup. Kalligrafi ser mye mer elegant og personlig enn typiske invitasjoner.

Et eksempel på formell invitasjon

Den beste tilnærmingen for hendelsesplanleggere er å etablere et standardformat, og deretter oppdatere detaljene avhengig av den faktiske hendelsen. Invitasjonen skal inneholde følgende informasjon:

[Sett inn logo]
[Sett inn vertsnavn, tittel]
ber gleden av bedriften din
på
[Sett inn formelt navn på arrangementet]
[Sett inn plassering]
[Sett inn hendelses tagline hvis det er aktuelt]
[Sett inn dag, dato (er), år]
RSVP.
[Sett inn navn]
[Sett inn telefonnummer]
[Sett inn e -post hvis det er aktuelt]
Detaljer å følge

Det er viktig for designeren å formatere de enkelte linjene slik at de passer til den tilgjengelige plassen. Planlegg å samarbeide tett med designeren for å sikre at all nødvendig informasjon passer på invitasjonen på en visuelt tiltalende måte.

Viktig informasjon

Du kan finpusse prøven til din egen unike hendelse, men å inkludere noe av følgende informasjon er avgjørende:

• Verten
• Typen arrangement
• Dato og klokkeslett
• Plasseringen, inkludert adresse
• Omtale av hvem fordeler

At RSVP er selvfølgelig også integrert i planleggingen din, men du vil også svare på alle potensielle gjesters spørsmål utenfor mansjetten. Da kan RSVP gå på slutten.

Ikke unnlater å se etter feil i stavemåte, grammatikk og tegnsetting!

Valgfri info

Vurder å inkludere en plan, eller i det minste et sammendrag av timeplanen, hvis du har nok plass i invitasjonen til å gjøre det. Det kan også være lurt å nevne om det er en kleskode og om inviterte kan ta med gjester.

Ordlydalternativer

Du kan erstatte "æren av selskapet ditt blir bedt om" eller "du er hjertelig invitert" for "forespørsler gleden av firmaet" hvis en av dem er mer passende for arrangementet ditt eller organisasjonen. Det kan også være lurt å legge til en fengende linje for å fange leserens oppmerksomhet, noe i retning av "århundrets parti!"Eller" du vil ikke gå glipp av dette!""

Bunnlinjen

Arrangementsplanleggere kan bidra til å påvirke arrangementets sjanser for å lykkes lenge ved å hjelpe klienten din med å velge riktig invitasjon og formulere den nøye for å sikre at samlingen er pakket og alle vet hva de kan forvente.