Hvordan skrive et bedre innsamlingsbrev

Selv om direkte post er en levedyktig innsamlingsstrategi for ideelle organisasjoner, har den nå mer effektivitet som del av en flerkanals tilnærming. Basert på en "svarprosent" -rapport fra Association of National Advertisers/Data & Marketing Association, gir nonprofit direkte post vanligvis en svarprosent på 5%-9%. Men når den kombineres med digital oppsøking inkludert e -post og annonser, går denne prisen opp til 28%.

Mange givere kan svare på et brev i postkassen, men donerer deretter online. Også online innsamling og direkte postinnsamling forsterker hverandre.

I sine "40 innsamlingsaksjon. Arrangementer vil være trege med å komme seg, så det må være mer vekt på post og online oppsøking til givere.

Å skrive gode innsamlingsbrev tar imidlertid dyktighet. Mens bedrifter ofte har råd til å betale godt for god tekstforfatter, er ideelle organisasjoner ofte avhengige av interne ansatte for å skrive det viktige brevet og sette sammen en direkte postpakke.

Fortvil ikke, skjønt. Du kan gjøre det selv om du bare er en enmannsbutikk. Her er de vanligste reglene for å skrive et innsamlingsbrev eller pakke for direkte e -post.

Bruk personlige pronomen som "jeg" og "du"

Glem hva du har lært om å skrive en pressemelding eller en brosjyre, og tenk på hvordan du ville skrevet et brev til en annen person, som din tante eller naboens nabo.

Legg til menneskelig interesse og understreke det personlige preget ved å bruke personlige pronomen. For eksempel "du" og "jeg" humaniserer brevet ditt.

I psykologi, ved bruk av "du" og "jeg" kalles "jeg språk."Å bruke personlige pronomen oppmuntrer til empati, senker motstand og etablerer intimitet. Et innsamlingsbrev kan på sin side være en intim samtale med en giver.

Å adressere en person ved navn bygger også en forbindelse, ifølge forskning. Hvis mulig, bruk giverens fornavn i hilsen og et par ganger i bokstaven av bokstaven.

Mest bruker imidlertid "deg."Mange organisasjoner snakker om seg selv altfor mye. Gjør giveren til sentrum for samtalenes innsamlingsbrev.

I dette eksemplet, her er hvordan bruk av "You" kan jobbe i et brev fra en matbank:

"I fjor forpliktet du deg til å stoppe sult i samfunnet vårt. Vil du hjelpe oss med å gjøre det igjen i år? Du og dine naboer har bidratt til å skaffe frukt, grønnsaker og hyllestabile dagligvarer som hjalp familier med å komme seg gjennom sesongen.""

Snakk om fordeler, ikke behov

Givere gir for å få noe til gjengjeld, som de gode følelsene som kommer fra å hjelpe andre eller en mulighet til å glede seg over en flott opplevelse. De er ikke interessert i budsjettunderskuddet ditt eller hvor administrerende direktør sist dukket opp på TV.

Mens kjøpere av et produkt ønsker å vite hvordan de vil bli lykkeligere, mer effektive eller oppnå høyere status, er giverrelevante fordeler livene reddet, menneskelig verdighet gjenopprettet eller lindring av en annens smerte.

Slik kan det høres ut i et innsamlingsbrev:

"På vårt hestesenter for funksjonshemmede barn har 8 år gamle Sally oppnådd mange mål som foreldrene hennes bare kunne drømme om. Sally, nesten helt stille for et år siden, snakker nå. Hun har faktisk hele samtaler med sin favoritthest og hjelpere. Resultatet er en ung jente som er mye mer selvsikker og lykkelig.""

Vær spesifikk, ikke vag

Vær spesifikk når du ber om penger. Å be om "støtte" er for generell og abstrakt. Selv om du ikke ber om et bestemt beløp, for eksempel $ 100, ber om en forpliktelse. For eksempel, i stedet for å be om et bestemt beløp som en engangsgave, kan du invitere giveren til å gi månedlig eller løfte over en bestemt periode.

Vær tydelig og gjenta en viss variant av oppfordringen til handling gjennom hele brevet. Ikke vær sjenert, og ikke vær vag.

Slik kan det være spesifikt å se ut i et innsamlingsbrev:

"Bli med oss ​​i sommer med et spesielt tre-måneders engasjement som vil gå langt i å hjelpe en ung person, som ikke kunne delta på ellers, gå til Pine Bluff Camp. Du kan sende en gave i dag og løfte om å gjøre det samme i juli og august eller lage en enkelt gave som dekker hele sommeren. Bedre ennå, registrer deg for månedlig å gi og gjøre en forskjell hele året.""

Skriv en pakke, ikke et brev

Selv om det ofte er passende at et innsamlingsbrev er en eller to sider, kan en pakke være verdt investeringen for en mer ambisiøs kampanje.

Brevet er fremdeles det viktigste elementet i pakken din, men det er bare en del av en enhet med flere stykker som alle må fungere sammen.

I det minste skal pakken din inneholde en ytre konvolutt med en teaser, en svarkonvolutt og en svarenhet, så vel som bokstaven. Tenk på hvordan hver av disse varene kan overtale givere til å iverksette tiltak nå. Bruk et samlende tema, symboler, farger og skrifttyper, så pakken er minneverdig og tilgjengelig.

Fortell for eksempel en historie om et bestemt individ eller dyr med pakken din som beveger giveren følelsesmessig. Folk reagerer bedre på ett individ enn en gruppe fordi de lettere kan forholde seg til den personen.

Her er noen viktige historiefortellingstips:

• Bruk mye tid på den historien.
• Bruk emosjonelle, beskrivende ord.
• Ikke vær redd for å gjøre leseren ubehagelig, redd eller overveldet.
• Forklar hvordan giveren kan bidra til å endre den skremmende historien til en av lettelse, takknemlighet og triumf.

Veldedighetsorganisasjoner som gjør dette godt inkluderer bestevenner Animal Sanctuary med historier om individuelle dyr og operasjon Smil med historier om barn som får smilene sine gjenopprettet.

Skriv enkelt og sikre lesbarhet

Generelt sett skal ordene dine være kraftige og setningene dine korte og punchy. Alt dette vil selvfølgelig avhenge av publikum. Et universitet kan for eksempel kreve skriving på et høyere nivå enn en annen veldedighet. Du kan enkelt bestemme karakternivået på skrivingen din med Gunning Fog Index -lesbarhetsformelen. Her er noen nøkler for å sikre lesbarhet:

• Bruk adjektiver og adverb sparsomt.
• Unngå forkortelser eller akronymer.
• Stave ut navn.
• Gjenta og til og med understreke nøkkelord og uttrykk.

Leserne skummet, så gjør det enkelt å finne kjøttet av meldingen din uten å lese hele brevet.

Donorer er også veldig forskjellige. Noen er intuitive og kan svare på emosjonelt språk, mens andre er mer rasjonelle og ønsker fakta og tall.

Ofte vil en giver innlemme alt dette samtidig, så skriv brevet ditt med tanke på disse forskjellige tankemåtene. Inkluder både følelsesmessig språk og rasjonelt språk for å tilfredsstille så mange av giverne dine som mulig.

Gjør brevet ditt enkelt å lese

Blackbaud, en markedskonsulent for ideelle organisasjoner, finner at gjennomsnittsalderen for en giver er 64. Selv om eldre givere elsker å lese, trenger de spesiell vurdering for å hjelpe dem med å gjøre det.

Her er noen tips for eldre lesere som også holder for alle lesere:

• Innrykk hvert avsnitt.
• Unngå avsnitt som er mer enn syv linjer lange, men varierer lengden.
• Bruk kuler for å gjøre poengene dine dynamiske.
• Bruk underhoder. Hvis brevet er langt, kan du prøve å sentrere og understreke underhodene.
• Understrek sparsomt, men konsekvent for å vekke oppmerksomhet til nøkkelord og uttrykk.
• La rikelig med hvitt rom, bruk en lettlest font litt større, og lag kontrast med mørk type på lett papir.

Legg til en følelse av press

Skape en følelse av haster ved å sette en frist for en matchende donasjon, som kanskje kan være slutten på regnskapsåret ditt, eller en bestemt ferie. Gjenta argumentet ditt for haster i teksten til bokstaven, i din P.S., Og på svaretheten din.

Vær forsiktig med å bruke faktiske datoer som tidsfrister for en matchende gave eller en hendelse i brevet ditt hvis du bruker bulk -post. Brevet kan komme etter den nevnte datoen.

Her er et fiktivt eksempel på å bruke haster i et innsamlingsbrev:

"Vi er så veldig takknemlige for din støtte til museet vårt. I år vil Howard Banks Foundation og en anonym giver matche gaven din opp til $ 40.000 for de neste to ukene, slik at den vil gå dobbelt så langt for vårt nye utstillingsplass.""

Gjør din innsamlingsappell lang eller kort

Det har vært mange sterke meninger om lange kontra korte innsamlingsbrev. Mange mennesker vil lese hvert ord i brevet ditt, mens andre bare kan skanne det. Prøv å gå litt lenger, men sørg for at leseren fremdeles raskt kan skanne bokstaven.

Du tror kanskje at du gjentar deg selv, men mange givere må bli påminnet om oppdraget ditt, hva du prøver å oppnå, og til og med at de er støttespillere.

Noe forskning har indikert at noen givere ikke kommer tilbake til veldedighet fordi de kanskje ikke husker at de en gang støttet det.

Tenk på brevet ditt som enda en mulighet til å utdanne giveren din om hva organisasjonen din gjør og hvorfor det fremdeles er viktig. Leseren vil sannsynligvis være takknemlig for informasjonen i stedet for irritert eller forvirret av den.