Hvordan skrive en rapport om forretningskostnader

Hvis du eier en liten bedrift, før eller senere, trenger du å spore bedriftens hverdagsutgifter når du bygger satsingen din fra grunnen av.

Det kan virke unødvendig når du først starter, ettersom dine mindre kapitalutgifter kan virke uvedkommende og har liten innvirkning på virksomheten din. Men jo før du begynner.

Hva er en rapport om forretningskostnader?

Hvis navnet er noen indikasjon, virker rapporter om forretningskostnader som om de vil spore hvert øre du bruker mens du driver selskapet ditt, men selv om det er sant til en viss grad, er det ikke akkurat det de er. Utgiftsrapporter er i hovedsak former som stemmer overens.

Skjemaet eller rapporten fylles ut regelmessig (typisk månedlig eller kvartalsvis), og deretter sendt til selskapets bokholder, kontoer som skal betales eller eier. Når utgiftene er berettiget med en kvittering for kjøp og selskapsgodkjenning, blir personen som sendte inn rapporten sendt en sjekk for refusjon av utgifter påført.

Årsaker til at du må bruke en rapport om forretningskostnader

Utgiftsrapporter kan være en kjedelig oppgave, men til slutt tjener de selskapets beste for en økonomisk tvist eller revisjon. Ved å arkivere disse rapportene regelmessig, kan du sikre at du og dine ansatte budsjetterer ordentlig for utgifter som er nødvendige for å holde virksomheten økonomisk sikker, samt opprettholde selskapets moral og velvilje.

Ingen ansatte (eller bedriftseier) vil noen gang ønske å bruke sine personlige midler til å gjøre jobben de er ansatt for å gjøre for en lønn. Så å holde og inngi en utgiftsrapport lar alle parter involvert i en bedre økonomisk situasjon enn å la slike kostnader antas av den ansatte eller eieren i stedet for av selskapet.

Hvis du er en solopreneur, eller hvis du driver en mikrobesetning, kan utgiftsrapporter virke tåpelige, men igjen, de er like viktige for selskapet ditt som for en ansatt i et selskap som Apple eller Disney. Sporing der du bruker midlene dine for å delta i din småbedrifters profesjonelle aktiviteter er en del av virksomhetens finanspolitiske kontroll og bør brukes når du arkiverer skatt for å nøyaktig gjøre rede for hvor mye penger selskapet ditt har brukt hele året.

Hvordan lage en utgiftsrapport som er skreddersydd for din virksomhet

Individuelle bransjer kan diktere hva din småbedrifters utgiftsrapportskjemaer må inneholde basert på hvilke kostnader som er standard for selskapet ditt for å gjøre forretninger. For eksempel, hvis en rekke av dine ansatte er i salg, og det forventes at de av og til tar potensiale og etablerte kunder ut til lunsj eller middag, bør virksomhetens utgiftsrapportskjema gjenspeile muligheten for salgsteammedlemmet til å sende inn en kvittering for mat og underholdning og detaljene om kostnadene enkelt, slik at de kan bli refundert for beløpet som er brukt på å vinne og spise en klient. Derfor bør oppføring eller kode for måltider være standard på bedriftens utgiftsrapportskjema.

Et annet eksempel på effektivt å skreddersy din småbedrifters utgiftsrapporter for dine behov er å tillate en kode eller oppføring dedikert til opplæring eller konferanseavgift. I mange bransjer i dag er det nødvendig å holde seg på toppen av ny teknologi, tenketanker eller sertifiseringsfornyelser for å forbli konkurransedyktige. Hvis selskapet ditt ikke regelmessig står for slike hendelser og workshops i det årlige budsjettet, er det et praktisk og fornuftig valg å inkludere det alternativet på en tilpasset utgiftsrapport for refusjon. 

Maler eller prøver av generelle rapporter om forretningskostnader finner du enkelt på nettet, men enhver liten bedrift er unik, og du bør prøve å endre alle maler for å speile dine spesifikke forretningsbehov. Noen ganger er disse malene bare i et trykt papirformat, og andre er alle digitale. Uansett, husk å sørge for at alle kostnader som blir bedt om refusjon støttes av en faktura eller kvittering. Dette er ikke bare et godt tiltak for bokføringsfilene dine, men kan også være nødvendig hvis en skatterevisjon er nødvendig.

Hvis du aldri har brukt en utgiftsrapport før og ikke kan finne ut om du vil bruke et papirskjema eller et online alternativ, kan du starte med en papirrapport før du kommer til vane å fylle en ut før du flytter til en skybasert service eller digital applikasjon.

 Et eksempel på en grunnleggende rapport om småbedrifter er inkludert nedenfor: 

Denne malen kan være forenklet, men den fanger minimum av hva selskapets utgiftsrapporter skal spore, og kan enkelt endres for å inkludere flere kategorier eller en rekke hendelser. Ansatte som ofte reiser til konferanser, underholder kunder eller driver med flere treningsverksteder og økter hvert år, skal kunne legge inn all sin informasjon i for måneden (eller lenger) på hvert skjema.

Hvis malen ovenfor er for rudimentært, kan et enkelt online søk avsløre et stort utvalg av papir- og digitale utgiftsrapportalternativer å velge mellom. Hvis du er interessert i skybaserte utgiftsrapportsporingstjenester, tilbyr selskaper som Procurify, Zoho-utgifter og Rydoo populære systemer som gjør kostnadsopptak enkel og intuitiv.

Hvordan ta finanspolitisk kontroll over din lille bedrift

Eiere av små bedrifter vil være lurt å begynne å bruke utgiftsrapporter så snart de er i stand til å få selskapet sitt fra bakken. I tillegg til å gi deg muligheten til å holde rede på hvor småbedrifters penger går til enhver tid, lar de deg forberede deg på skattesesongen og holde seg foran en revisjon, samt forsikre ansatte at de føler seg verdsatt å kjenne selskapet sitt dekker utgiftene som ble påløpt mens de var fokusert på å gjøre jobben sin.

Et vellykket selskap er et der finanspolitisk kontroll er fast sikret i bedriftseierens hender, og et etablert system for forretningskostnader kan hjelpe deg med å oppnå det.