Hvordan skrive en stillingsbeskrivelse som dine frivillige vil elske

Hvorfor frivillige stillingsbeskrivelser er så viktige

Ingen virksomheter eller ideelle organisasjoner ville begynne å ansette folk før de fant ut hva de trengte dem til å gjøre. De skriver stillingsbeskrivelser i detalj fordi de er tegningene for å rekruttere, administrere og beholde ansatte.

Det samme prinsippet gjelder frivillige.

Et utrolig nyttig verktøy, den frivillige stillingsbeskrivelsen hjelper din frivillige rekrutteringsinnsats, styring av den frivillige, og å beholde ham eller henne. Å sette forventninger med en stillingsbeskrivelse bør være jobb nummer én for enhver frivillig leder.

Du kan komme til dette kravet, og tenker at du kanskje trenger å skrive mange stillingsbeskrivelser. I virkeligheten trenger du ikke stillingsbeskrivelser for noen av dine frivillige, spesielt de som gjør en engangsoppgave med begrenset kompleksitet. For eksempel, frivillige du verver deg for å registrere deltakere på din årlige veldedighetsoppgave, trenger sannsynligvis ikke noe utover muntlig instruksjon på dagen for arrangementet. Heller ikke frivillige trenger mye mer for din årlige opprydningsdag for å samle søppel eller trekke ugress.

Imidlertid har veldedigheten din sannsynligvis også flere komplekse langsiktige frivillige jobber der spesialisert opplæring kan være nødvendig. I disse tilfellene er det fornuftig å håndtere disse stillingene som du ville gjort en betalt stilling. Det inkluderer en detaljert stillingsbeskrivelse som du kan bruke til å rekruttere de frivillige. Stillingsbeskrivelsen kan også være nyttig når du evaluerer frivillige, og hjelper dere begge til å huske hva jobben handler om.

Hver stillingsbeskrivelse skal forklare oppgaven, pluss ferdighetene, evnene og interessene som er nødvendige for å utføre frivillighetsoppgaven med hell. 

Klarhet er det enhver frivillig foretrekker. Før du selv begynner. 

En frivillig stillingsbeskrivelse er ikke veldig forskjellig fra en som du forbereder deg til en betalt ansatt. Tydelige forventninger kan bidra til å unngå en rekke problemer, inkludert lovlige.

Hva du skal inkludere i en frivillig stillingsbeskrivelse

Det er mange måter å skrive posisjonsbeskrivelsen på, men her er noen områder den skal dekke:

1. Jobbtittel
   En beskrivende tittel gir den frivillige en følelse av identitet og hjelper funksjonær og andre frivillige å forstå denne spesielle rollen. Styr bort fra beskrivelser som har med lønn å gjøre. For eksempel hvorfor kalle resepsjonisten en "frivillig" resepsjonist? Du sier ikke "betalt" resepsjonist for en medarbeider.
2. Arbeidssted
   Hvor skal individet jobbe? Kan arbeidet gjøres hjemme eller et bestemt nettsted? Er det offentlig transport i nærheten av arbeidsstedet ditt, slik at du kan rekruttere folk som kanskje ikke har personlig transport?
3. Formålet med stillingen
   Hvordan vil frivillighetens arbeid påvirke prosjektets utfall, klienter eller oppdrag? Oppgi forventet innvirkning for både direkte tjeneste og administrative oppgaver, slik at frivillige forstår hvor viktig de er for organisasjonen.
4. ansvar og plikter
   Forklar frivillig stillingens spesifikke plikter og forpliktelser. Si tydelig hva som forventes.
5. Kvalifikasjoner
   Det lønner seg å være veldig tydelig og konkret når du viser kvalifikasjoner for enhver frivillig stilling. Inkluderer utdanning, personlige egenskaper, ferdigheter, evner og erfaring som kreves.
6. Forpliktelse forventet
   Hvor mye tid forventer du av frivilligheten? Inkluder lengde på service, timer per uke og timer per dag. Inkluder eventuelle spesielle krav som helgearbeid.
7. Opplæring
   Liste hvilken opplæring frivillig vil motta. Inkluder generell trening som alle stillinger krever pluss enhver posisjonsspesifikk trening for denne oppgaven.

Inkluderer datoen for beskrivelsen eller datoen den ble oppdatert. Liste opp frivillighetens veilederens navn og hans/hennes kontaktinformasjon. Inkluder informasjon om hvordan du får mer informasjon og hvem du skal ringe hvis du er interessert. 

Eksempel på en frivillig stillingsbeskrivelse 

Jobbtittel: Dagsstol

Hensikt: Dagsstolen fungerer som resepsjonist for Charles County Agency on Aging, og støtter byråets oppdrag om å støtte den eldre befolkningen i Charles County. Dagsstolen representerer byrået for publikum som besøker kontorene mandag, Weds og fredag ​​fra 9 a.m. - 4 s.m.

Plassering: Dagsstolen jobber i det offentlige mottaksområdet til byråets sentralkontor på 567 N. Oak St i Tulsa, ok. 

Hovedansvarsområder:

• Dagsstolen svarer på telefonen og leder samtaler.
• Hilser gjester og leder dem til andre kontorer eller steder.
• Svarer på spørsmål om byrået og gir skjemaer når det er nødvendig.
• Skriver ut en liste over aktiviteter som finner sted den dagen på byråets kontorer og satellittsteder.
• Foretar påminnelsessamtaler til andre frivillige som tildelt prosjekter for dagen etter.
• Åpner posten og distribuerer den.
• Angir donasjoner mottatt per post i databasen.
• Korrekturleser brosjyrekopi når tiden tillater det.
• Hjelper til med utarbeidelse av bulk -utsendelser.
• Forbereder korrespondanse etter behov.
• Andre plikter som tildelt.

Rapporter til assisterende direktør for Charles County Agency on Aging

Utnevnelseslengden: Dagsstolen serverer en dag per uke i tre måneder. Etter tre måneder kan dagstolen utnevnes i ytterligere tre måneder etter veilederens skjønn. Etter seks måneder kan personen som fungerer som dagstol rotere til en annen stilling i byrået.

Tidsforpliktelse: En dag per uke (M, W eller F) i seks timer (9-12 am og 13-4 pm), i minimum tre måneder.

Kvalifikasjoner: Grunnleggende kunnskap om datamaskin- og datainnføring. Hyggelig måte, tålmodighet, problemløsningsevne, pålitelighet.

Brukerstøtte: Opplæring for denne stillingen vil bli gitt. Assisterende direktør vil også være tilgjengelig for spørsmål og assistanse.

Alderskrav: Ingen

Kleskode: Forretningsinformasjon

Andre kategorier du kanskje vil inkludere i en frivillig posisjonsbeskrivelse er:

• Sertifiseringer/lisenser som kreves, for eksempel HLR -sertifisering eller kommersiell førerkort.
• Utviklingsmuligheter, for eksempel trening og promotering til andre stillinger. 
• Sikkerhetskontroller som kreves, for eksempel kriminell historiekontroll eller fingeravtrykksjekk.
• Fordeler, for eksempel et sertifikat for tjeneste, gratis parkering eller undervisningsoppgivelse.

Frivillige stillingsbeskrivelser er ikke bare til beste for frivilligheten, men for å sørge for at det ikke er noen juridiske problemer også. Frivillige elsker klare forventninger, opplæring og konsistens fra frivillige ledere.

Å skrive gode stillingsbeskrivelser er bare en del av å gjøre din ideelle organisasjon klar til å motta og jobbe med frivillige.