Hvordan du skriver et undersøkelsesbrev til et stiftelse

De fleste stiftelser i dag foretrekker at du sender et forslagsbrev (aka undersøkelsesbrev, eller LOI) i stedet for et fullt tilskuddsforslag, spesielt når din ideelle organisasjon først nærmer seg det for finansiering.

Et undersøkelsesbrev er litt som audition for en del i et skuespill. Hvorfor bruke både tiden din og finansierer hvis det viser seg at du ikke er en god passform? Selv når du har gjort en utmerket jobb med å forske på hvilke stiftelser du bør henvende deg til finansiering, er det vanskelig å være sikker på at organisasjonen din og det grunnlaget passer godt. Forslagsbrevet kan være en annen test av om du og finansieringen er en god kamp.

Fra stiftelsens synspunkt er det raskere å gjøre det første kuttet av mulige finansieringsideer med et to- til tre-siders brev i stedet for en full forslagspakke. Når stiftelsen bestemmer seg for at prosjektet ditt kan være en god passform for sine mål og finansieringsprioriteringer, kan det be deg om å sende et fullverdig forslag.

Et undersøkelsesbrev kan være mye enklere for ideelle organisasjoner også. Men akkurat som for en audition, må du ikke ta en loi for gitt eller bare strikke noe raskt av. En loi kan være din beste sjanse til å gjøre et godt førsteinntrykk.

Hva bør du inkludere i en loi? 

Forslagsbrevet er veldig likt et forslag bortsett fra at det er kort - et mini -Proposal. Forslagsbrev eller Lois er bare en av flere typer forslag en tilskuddsforfatter bruker.

Du kan trekke elementene i LOI fra et tilskuddsforslag som du allerede har skrevet, til og med en som allerede er delvis finansiert. Eller du kan bruke informasjonen du er i ferd med å sette sammen for et potensielt forslag.

Å sende en loi før du fullfører et forslag er en måte å få verdifulle tilbakemeldinger som du kan bruke til å revidere forslagene dine.

Elementer av en typisk etterforskningsbrev

Introduksjon

Introduksjonen skal være et kort sammendrag. Det inkluderer navnet på organisasjonen din, hvor mye penger som er bedt om og en beskrivelse av prosjektet. Du vil forklare hvordan prosjektet passer med finansiererens retningslinjer og finansieringsinteresser.

Organisasjonsbeskrivelse

Vær kortfattet og konsentrer deg om organisasjonens evne til å imøtekomme behovet du har sagt. Gi en kort historie om din ideelle organisasjon og gi en oversikt over programmene dine. Sørg for å koble direkte hva du gjør for øyeblikket og hva du vil oppnå med den forespurte finansieringen.

Behov for behov

Forklar behovet som kan oppfylles av prosjektet ditt. Beskriv målpopulasjonen og geografisk område. Gi noen få betydelige statistiske fakta og flere eksempler.

Metodikk

Hvordan vil du løse behovet? Beskriv prosjektet kortfattet og inkluder de viktigste aktivitetene, navnene og titlene til viktige prosjektpersoner, og prosjektets mål.

Andre finansieringskilder

Hvis du nærmer deg andre byråer eller ideelle organisasjoner for støtte til dette prosjektet, må du nevne dem i et kort avsnitt. Inkluder uansett hvilken finansiering du allerede har fått og forklar hvordan du forventer å støtte prosjektet etter oppstartsperioden.

Sammendrag

Gjenta intensjonen til prosjektet ditt, inviter flere spørsmål og takk finansierer for hans eller hennes tid og omtanke. Inkluder alle vedlegg som blir bedt om i finansiererens retningslinjer. 

Det kan hende at et budsjett eller ikke er nødvendig for undersøkelsesbrevet. Sjekk finansiererens retningslinjer. Noen retningslinjer er presise, og det er viktig å følge dem nøyaktig.

Men også Mim Carlson, forfatter av "Vinnende tilskudd: trinn for trinn", antyder at du gjennomgår LOI -en din med disse spørsmålene i tankene:

1. Angir jeg navnet på prosjektet og hvor mye penger jeg søker i første ledd?
2. Gjør mitt andre avsnitt utdypelig tilstrekkelig med prosjektet og eventuelle relaterte prosjekter?
3. Inkluderte jeg oppdragserklæringen vår?
4. La jeg ut behovet for prosjektet?
5. Har jeg vært tydelig på resultatene prosjektet vil oppnå?
6. Er implementeringen av prosjektet klart?
7. Har jeg gjort en sak for en god passform mellom dette prosjektet og stiftelsens prioriteringer?
8. Inkluderte jeg informasjon om enhver finansiering som allerede er forpliktet?
9. Har jeg tatt med kontaktinformasjonen for en bestemt person som kan svare på spørsmål?

Gjennomgå elementene i et fullstendig forslag før du prøver undersøkelsesbrevet. Du kan se flere undersøkelsesbrev i stiftelsessenterets utmerkede bok, "The Foundation Center's Guide to Winning Proposals".

En prøve loi

John Hunter
Programoffiser
Hvor som helst fellesskap
625 Smith st.
Enhver by, xn 28905

Kjære MR. Jeger:

Takk for at du leste dette undersøkelsesbrevet til hvor som helst samfunnsstiftelse. Vi håper å bestemme din interesse for å motta et fullstendig forslag for vårt City Senior Center's Women's Outreach Pilot -program. Vi ber respektfullt om din vurdering av et tilskudd på $ 35 000.

Dette prosjektet er vår første oppsøking til eldre kvinner i hjemmene sine. Vi finner flere og flere seniorkvinner i hjemmene sine når de ikke kan komme seg ut for å besøke fasiliteter som seniorsenteret vårt. 

Vi planlegger å gi sosialiseringsmuligheter, helse- og velværeinformasjon og sosiale tjenester når det er nødvendig for kvinner som er isolert fra samfunnet.

 Vårt pilotprogram passer til å være i fundamentets interesseområder: helsetjenester for eldre; Økende oppsøking til de hjemmebundne eldre; og hjelpe leverandører av eldste tjenester med å oppnå større rekkevidde i et samfunn.

Ethvert City Senior Center, opprettet i 1985, er det største seniorsenteret i vårt fylke, og serverer mer enn 400 eldre hver dag på vårt nylig ombyggede anlegg. 

Vårt oppdrag er å hjelpe eldre med å forbedre og opprettholde sunn, uavhengig livsstil gjennom forbedringer i livskvaliteten deres. 

Vår tilfredshetsgrad blant de eldste vi betjener er veldig høye 95 prosent, ifølge vår siste undersøkelse. Vi tilbyr næringsrike lunsjer, sosiale muligheter, fysiske treningsmuligheter og pedagogiske arrangementer gjennom året.

Seniorbefolkningen i fylket vårt forventes å øke med 30 prosent i løpet av de neste to tiårene. Mange av disse eldre er på eller under inntektsnivået for fattigdom og blir fysisk utfordret til en viss grad. 

Vi kan transportere noen av disse eldre til vårt samfunnshus med vår eksisterende flåte på fem varebiler som for tiden betjener 25-35 klienter hver dag.

Å utvide transportsystemet er imidlertid kostbart og vil ikke tillate oss å utvide nok til å betjene det økte antallet hjemmebundne eldre, hvorav noen i det hele tatt kan forlate hjemmene sine.

Følgelig foreslår vi ethvert sentrums senter for kvinner for å teste muligheten for å bringe tjenester til enkeltpersoner i hjemmene sine. 

Vi tror at ved å bruke frivillige, overvåket av en profesjonell medarbeider (en sosionom), at vi kan utvide horisonten til et betydelig antall hjemmebundne senior kvinner.

Vi har begrenset piloten vår til kvinner på grunn av overvekt av enslige kvinner seniorer i samfunnet vårt. Hvis piloten viser seg å være vellykket, vil vi selvfølgelig utvide programmene våre til å omfatte homebound menn og par.

Våre ettårige pilotprogrammål inkluderer:

 1) å etablere en gang ukentlig besøk til 50 hjemmekvinner; 

2) rekruttere 100 frivillige til å gjøre disse besøkene på roterende basis (mange av de frivillige kan rekrutteres fra våre nåværende eldste som besøker anlegget vårt); og 

3) Forbedring av helse- og aktivitetsnivået til de eldre som ble besøkt som målt av flere tilgjengelige undersøkelsesverktøy, brukt med forhåndsinnstilte intervaller gjennom året.

Noen av aktivitetene som vi planlegger å inkludere i hjemmebesøkene våre inkluderer: 

• Matlagingstimer som inneholder enkel å prepare og næringsrik mat; 
• Undervisning av enkle treningsrutiner som er egnet for hver eldres fysiske tilstand; 
• Introduksjonen av sosialisering gjennom spill av brett- og kortspill; 
• Enkle tester av mentale kapasiteter, 
• Og standardmetoder for å bekjempe ensomhet og depresjon, tap av hukommelse og mangel på mental stimulering.

Den totale kostnaden for pilotprogrammet vårt i ett år er $ 70 000. Halvparten av det er allerede begått fra både fylkeskommunen og andre finansierere. 

Investeringen din på $ 35 000 vil fullføre finansieringen vi trenger for å implementere pilotprosjektet fullt ut. Styret vårt er begeistret for prosjektet, og vi har allerede mange frivillige som har uttrykt interesse.

Vi ser frem til å samarbeide med grunnlaget ditt om dette spennende prosjektet. 

Hvis du har spørsmål eller ønsker å motta et fullstendig forslag, kan du gjerne kontakte meg på 490-982-1157 (eller via e-post på [email protected]). 

Vi setter stor pris på din vurdering av forespørselen vår og ser frem til å høre fra deg snart.

Vennlig hilsen,

Janet f. Feelgood
Daglig leder
Ethvert byens sentrum

P.S. Jeg vedlegger vår siste årsrapport og katalog over aktiviteter som tilbys på seniorsenteret vårt.

Ressurser

Basert på prøver av brev, med tillatelse, fra """Vinnende tilskudd: trinn for trinn, Mim Carlson, og Tori O'Neal-McCelrath. (Jossey-Bass 2013)