Hvordan skrive et nytt velkomstbrev

Et nytt kundens velkomstbrev er en verdifull del av å skaffe nye kunder, spesielt hvis virksomheten din er en som fokuserer på personlige forhold. Å ta seg tid til å skrive et nytt kundens velkomstbrev har mange fordeler, hvorav noen er:

• Viser kundene dine at du verdsetter virksomheten deres
• Offisielt introduserer selskapet ditt for nye kunder
• Betrukne nye kunder med at de tok den rette beslutningen når de valgte bedriften din
• Gir viktige kontaktinformasjon

Et nytt kundens velkomstbrev er ganske enkelt å generere, og legger til et personlig preg på et nytt forretningsforhold.

01 av 08

Firma brevhode

Et eksempel på grunnleggende selskapsbrevhode.

Det nye kundens velkomstbrev skal skrives ut på firmaets brevhode, eller i det minste ta med kontaktinformasjonen din.

Å ha profesjonelt brevhode med firmaets merkevarebygging er en utmerket måte å forsterke merkevaren din gjennom velkomstbrevene og all klientkommunikasjon. Men hvis du ikke har et brevhode for det nye kundens velkomstbrev, bør du ta med:

• Selskapsnavn
• Returadresse
• Telefonnummer
• Epostadresse

Det kan også være lurt å inkludere et faksnummer, selskapets nettsted og andre kontaktmetoder du har tilgjengelig.

02 av 08

Dato og mottakerens adresse

Et eksempel på hvordan datoen og mottakerens adresse skal formateres på et nytt kundens velkomstbrev.

Begynnelsen på velkomstbrevet ditt skal inneholde datoen for brevet og mottakerens postadresse, alt sammen til venstre kant.

Mottakerens adresseboks bør vanligvis inkludere:

• Fullt navn (med prefiks)
• Tittel
• Selskap
• Postadresse

03 av 08

Hilsen

Et eksempel på hilsenen på et nytt kundens velkomstbrev.

I denne delen av det nye kundebrevet ditt, vil du vanligvis hilse på mottakeren ved navn, etterfulgt av komma eller tykktarm.

Enten du hilser mottakeren med fornavnet (jeg.e., Jane), eller mer formelt, et prefiks og etternavn (i.e., Kjære fru. Doe), avhenger av forholdet ditt til kunden. Generelt, siden dette er et formelt brev, bør du være formell med hver klient uavhengig av forholdet ditt.

04 av 08

Velkomstmelding

Et eksempel på hva du kan inkludere i åpningssetningen til det nye kundens velkomstbrev.

Åpningssetningen til brevet kommer etter hilsenen og bør inneholde en velkomstmelding til kunden.

Her er et eksempel på en åpningssetning i et nytt kundens velkomstbrev:

På vegne av hele Smith Consulting Staff, vil jeg benytte anledningen til å ønske deg velkommen som ny kunde. Vi er glade for å ha deg med oss.

05 av 08

Introduksjon til selskapet

Et eksempel på riktig formatering for kroppen til et nytt kundens velkomstbrev.

Liket av det nye kundens velkomstbrev skal inneholde en introduksjon til selskapet ditt, samt gjenta dine evner.

Her er et eksempel på et selskaps introduksjon:

Hos Smith Consulting er vi stolte av å tilby våre kunder responsive, kompetent og utmerket service. Kundene våre er den viktigste delen av vår virksomhet, og vi jobber utrettelig for å sikre din fullstendige tilfredshet, nå og så lenge du er kunde.

I denne delen vil du også presentere deg selv, og la kunden få vite hvilken rolle du vil spille i hans eller hennes omgang med selskapet ditt.

Her er et eksempel på en personlig introduksjon:

Jeg er også glad for å informere deg om at jeg vil være ditt primære kontaktpunkt hos selskapet, og jeg oppfordrer deg til å kontakte meg når som helst med spørsmålene, kommentarene og tilbakemeldingene dine.

06 av 08

Kontaktinformasjon

Et eksempel på hvordan du kan liste opp selskapets kontaktinformasjon i det nye kundens velkomstbrev.

En av de viktigste delene av et dette brevet er seksjonen som inkluderer forskjellige andre kontakter de måtte trenge i selskapet ditt, og metoder for å kontakte dem. Denne delen av velkomstbrevet ditt skal liste opp hvordan og når kunden din kan komme i kontakt med deg når de har spørsmål eller bekymringer.

07 av 08

Beroligelse

Et eksempel på hvordan du kan avslutte det nye kundens velkomstbrev ved å berolige klienten.

Denne siste delen av det nye kundens velkomstbrev skal nok en gang takke kunden for hans eller hennes virksomhet, forsterke din forpliktelse til dem og la dem få vite at du er klar til å gjøre alt som trengs for å sikre at deres behov blir oppfylt.

Tanken er å avslutte brevet på en positiv tone og la den nye kunden din føle seg velkommen, verdsatt og viktig.

Her er et eksempel på den siste setningen i det nye kundens velkomstbrev:

Jane, takk igjen for at du overlater Smith Consulting med dine viktigste forretningsbehov. Vi er beæret over å tjene deg.

08 av 08

Lukking

Et eksempel på riktig formatering av den avsluttende delen av et nytt velkomstbrev.

Avslutningen av det nye kundens velkomstbrev inkluderer en valediksjon (oppriktig, hilsen, vennlig hilsen, din virkelig osv.), din skriftlige signatur, og ditt navn og tittel.

Det er viktig å alltid inkludere din faktiske signatur og ikke en datamaskingenerert signatur eller stempel for å tilpasse brevet. Din signatur bør gå inn mellom valediksjon og navn, så du vil legge igjen noen ekstra mellomrom for det.