Hvordan skrive et effektivt tilskuddsforslag følgebrev

Selv om hoveddelene av tilskuddsforslaget ditt vil ta mesteparten av tiden og energien din, ikke kortvarig følgebrevet ditt. Oppmerksomhet til de subtile punktene for å sette forslagspakken sammen kan gjøre eller bryte en finansieringsforespørsel. Ikke slå av finansiereren med et slurvete følgebrev.

Mim Carlson og Tori O'Neal-McCelrath, forfattere av Vinnende tilskudd, trinn for trinn,påpeke at følgebrevet skal:

• Introdusere organisasjonen din for riktig person.
• Forsikre finansierer at dette prosjektet har støtte fra styret ditt.
• Oppgi hva du ber om - hvor mye og for hva.

Når inkluderer du et følgebrev?

Bruk et følgebrev til forslag til selskaper og stiftelser, men ikke for føderale eller statlige tilskuddssøknader. Disse finansiererne vil bare ha det de ber om, og de ber sjelden om et følgebrev.

Attributter til et godt følgebrev

Følgebrevet ditt skal:

• Vær kort
• Komme til poenget raskt
• Gjentar ikke informasjonen som er i forslaget
• Fortell leseren hvor godt du forstår finansiereren og hvordan tilskuddet ditt oppfyller finansiererens krav

Beverly a. Browning, forfatteren av Gi skriving for dummies, antyder at du skriver følgebrevet etter at du har fullført hele forslaget, og når du er i reflekterende humør. Browning sier:

"Når du vurderer din store prestasjon (den ferdige finansieringsforespørselen), la den kreative, høyre siden av hjernen din sparke inn og koble dine følelser av prestasjoner til personen som vil bidra til å gjøre planene dine i oppfyllelse.""

Formatering av følgebrevet

1. Bruk organisasjonens brevhode. Sett samme dato på følgebrevet som er på den fullførte tilskuddssøknaden. Det er datoen du sender tilskuddsforslaget til bevilgeren. Ved å bruke samme dato gjør alle dokumentene i forslagspakken konsistent.
2. For den indre adressen (går øverst i brevet), bruk stiftelsen eller bedriftens kontaktpersonens navn og tittel, etterfulgt av finansieringskildens navn, adresse, by, stat og postnummer. Dobbeltsjekk denne informasjonen med en telefonsamtale eller en e-post. Slik informasjon endres ofte, så sørg for at du har gjeldende navn og adresse.
3. Bruk "kjære" pluss den personlige tittelen i hilsen., MS., Fru., Dr., Mr., etc.), etterfulgt av etternavnet. Det er viktig at du adresserer brevet til en bestemt person. Ring stiftelsen eller bedriftskontoret for å sikre at du har riktig person og riktig personlig tittel. Disse detaljene kan virke uviktige, men de betyr noe.
4. Første avsnitt skal være kort og fokusert. Introduser organisasjonen din (dets juridiske navn, som vil være firmaets navn) og fortelle finansierer hvor mye penger du ber om og hvorfor. Inkluder en setning eller to om hva organisasjonen din gjør, og ta deretter med ett forskningsbasert punkt som viser at det er behov for hva organisasjonen din gjør.
5. Skriv en eller to korte avsnitt. Oppgi prosjektets formål og hvordan det passer med finansieringens oppdrag eller finansieringsprioriteringer. Inkluder det faktum at styret ditt støtter prosjektet fullt ut.
6. Avslutt brevet ditt med et oppsummerende avsnitt. Legg til hva dette finansieringspartnerskapet kan bety for prosjektets målgruppe. Det kan være lurt å ta med en invitasjon til et nettstedbesøk også.
7. Bruk en lukking som "oppriktig.""
8. Brevet skal signeres av administrerende direktør eller styrets president, eller begge deler. Under signaturen skriver du signerens fornavn, midtinitial, etternavn og stillingstittel. Selv om ED- eller styrets president skal signere brevet, må du ta med kontaktinformasjonen for den beste personen til å svare på spørsmål på slutten av siste avsnitt.
9. I bunnen av bokstaven, inkluderer ordet, "kabinett" (i alle caps).

Hvor lenge skal følgebrevet være?

Begrens følgebrevet til en side med tre eller fire avsnitt. Det skal være en rask lesning.

Tonen og spesifikasjonene til følgebrevet ditt kan variere avhengig av om du har blitt invitert til å sende inn et fullstendig forslag etter å ha sendt et undersøkelsesbrev (LOI), eller om dette prosjektet er organisasjonens første tilnærming til dette spesielle grunnlaget.

Eksempel på følgebrev

Mary Smith, PhD

Programoffiser

Community Foundation

4321 Common Lane

Noen by, YZ 55555

Kjære dr. Smith:

Noen byens seniorsenter ber respektfullt om et tilskudd på $ 50 000 for vårt senior Latino Community Outreach Pilot Project.

Som det største seniorsenteret i ethvert fylke, som serverer over 450 eldre hver dag, er vi klar over den skiftende demografien i vårt serviceområde. Og vi er opptatt av å vokse og tilpasse senteret vårt for å imøtekomme nye behov. Senior Latino Community Outreach Pilot Project vil tillate oss å pilotere en ett års innsats for å avgjøre om vårt senter effektivt kan:

Gi omfattende tilgang til helse- og sosiale tjenester til eldre i Latino -samfunnene som serveres av vårt senter, og

 Heve og integrere den kulturelle kompetansen til styret, personalet og frivillige i noen City Senior Center.

Styret vårt er begeistret for dette programmet og ivrig etter å lansere det slik at vi kan bli det mest inkluderende og kulturelt kompetente senteret for eldre i alle våre samfunn som trenger disse tjenestene. Skulle vi finne på slutten av vårt pilotår at dette programmet faktisk er vellykket, har styret vårt forpliktet oss til å inkludere en del av prosjektets årlige utgifter til vårt årlige driftsbudsjett, slik at programmet blir en integrert del av våre kjernetjenester.

Gjennom dette prosjektet vil senteret bli den primære henvisningen gitt av helsetilgang Latinos, familier i ethvert fylke og tre samfunnsklinikker innen en femten mils radius av vårt senter. Vi vil også godta henvisninger fra spansktalende eldre fra ethvert annet samfunnsbyrå i vårt umiddelbare serviceområde.

Takk for din vurdering av forespørselen vår. Jeg vil følge opp deg i løpet av neste uke for å svare på spørsmål du måtte ha, samt å lære om vi kan møte deg for å diskutere fordelene med vårt forslag. I mellomtiden, hvis du har spørsmål, kan du gjerne kontakte Connie Jones, vår utviklingsdirektør, på (555) 555-5555, X555 eller [email protected].

Vennlig hilsen,

Jane nydelig

Daglig leder

INNHEGNING

*Brev skrevet på nytt (med modifikasjoner) med tillatelse fra å vinne tilskudd, trinn for trinn, andre utgave, Tori O'Neal-McCelrath, Jossey-Bass, 2008.

Feil å unngå i følgebrevet

1. Skrive for mye. Et følgebrev er ikke en avhandling, og det er heller ikke et fullt forslag. Hold det kort og til poenget: La noen andre lese den. Forstår de det?
2. Bruke store ord. Hvis du har gått på forskerskolen, lærte du å skrive på en komplisert måte. Ikke gjør det her. Du prøver ikke å imponere noen med erudisjonen din. Du vil bare oppgi saken din så naturlig som mulig. Hvis du ikke vet når du overkompliserer skrivingen din, kan du bruke en app som Hemingway. Det vil fortelle deg når setningene dine er vanskelig å lese, og når du er for ordentlig.
3. Gjør grammatiske feil. Hvis du ikke er sikker på grammatikken din, ikke ta sjanser. Bruk Grammar Check In Word, og kjør også utkastet ditt gjennom en app som Grammarly. Det er en gratis versjon, men den betalte versjonen går langt utover den nødvendige grammatikksjekken.

Gjør følgebrevet til å skille seg ut

Trist å si, men tilskuddsforslaget ditt kan være blant hundrevis eller tusenvis som et typisk fundament vil se i løpet av et gjennomsnittlig år. Om følgebrevet kan utgjøre en forskjell i å komme til neste trinn mot finansiering. Men hvordan kan du få det til å skille seg ut?

Ikke prøv noe "søtt", da stiftelsesfunksjonærer ikke vil bli imponert.

Følgebrevet vil ikke være passende for en historie om en klient, selv om du bør ha en historie for andre deler av forslaget ditt, for eksempel beskrivelsen av problemet. Inkluder et avsnitt om hvorfor organisasjonen din er den som best kan utføre dette oppdraget. Undersøk dine konkurrerende organisasjoner og vurder hvordan og hvor du utmerker deg. Det kan være i styrken til dine ansatte og frivillige, din erfaring med akkurat dette problemet, eller samfunnet støtter du liker.

Du trenger ikke å nevne navnene på konkurrenter eller kritisere dem. Bare fremhev styrkene dine. Dette ville være et godt tidspunkt å rådføre seg med andre rundt kontoret. Trekk noen få mennesker sammen og idédugnad hvordan din ideelle organisasjoner utmerker seg. 

I utgangspunktet skal følgebrevet være fremover i bevegelse, lett å lese og tvinge leseren til det større forslaget. Ikke legg noen hindringer i veien for leseren som kan avskrekke dem fra å lese videre.