Hvordan du skriver et forslag om planleggingstjeneste

Arrangementsforslaget ditt er først og fremst en refleksjon av klienten din. Fordi planlegging av en hendelse krever å tilpasse den hendelsen for å passe til kundens behov og budsjett, bør forslaget ditt gjenspeile en hendelse som er personlig og unik. Du kan bruke en mal som en generell guide for å komme i gang med å skrive arrangementets forslag, men deretter skreddersy det og inkludere de individuelle tjenestene som tilbys for hver klient.

Et notat før du begynner

Det første trinnet er å møte din potensielle klient for å diskutere hva de har i tankene for denne hendelsen, hva formålet er, antall gjester og hva de håper å oppnå. I tillegg til dags dato, tid og ønsket sted, må du merke ideer om tema, catering, generell estetikk, farger eller atmosfære som ble diskutert under dette møtet.

Komme i gang med arrangementets forslag

Hvert forslag skal skrives med klienten i tankene. Arrangementsplanlegging er en servicevirksomhet, og at tjeneste, personlig berøring og kreativ tilnærming er det som gjør en begivenhet vellykket og minneverdig, to egenskaper som går langt i å generere nye kunder for din virksomhet. Forslag skal være godt skrevet og grundig undersøkt, og gir de nødvendige detaljene slik at klienten kan se for seg hva du har i tankene.

1. Presentere deg selv og prosjektet. Begynn med en kort introduksjon til deg og din planleggingsvirksomhet. Inkluder spesifikasjoner som hvor lenge du har vært i virksomhet og din profesjonelle bakgrunn. Noen planleggere legger denne delen på slutten, omtrent som en bokforfatters biografi på en støvjakke eller bakdeksel.
2. Skriv en attraktiv hendelsesbeskrivelse. Oppsummer den faktiske hendelsen, inkludert detaljene som ble diskutert under møtene dine, for eksempel målet med arrangementet, generell tidsramme, antall gjester og mulige arenaer. Hvis du ikke er en dyktig forfatter, finner eller ansetter noen dyktige med ord for å gi denne delen så mye appell som mulig.
3. Liste opp alle leverte tjenester. Denne delen er spesielt viktig. Klienten trenger å vite spesifikt hvilke tjenester du vil tilby for denne begivenheten. En sjekkliste med kulepunkter viser tydelig de forskjellige tjenestene som er inkludert. Denne tilnærmingen fungerer bra for mindre funksjoner som brudebusser eller festlige middager og er lett for klienten å se hva du vil gjøre og alle leverandører du vil bruke. For større hendelser med flere funksjoner, for eksempel en cocktailtime eller lunsj, kan det være lurt å lage seksjoner for hvert aspekt av arrangementet og deretter liste opp de spesifikke tjenestene som leveres for hver enkelt.
4. Vis ditt tidligere arbeid. Hvis du har planlagt lignende hendelser i det siste, må du ta med bilder av disse hendelsene for å vise frem arbeidet ditt. Visuelle representasjoner kan hjelpe klienten med å se hva du kan gjøre, og er en stor forsikring for deg om at stilen din samsvarer med deres visjon. Å ha ting å sammenligne mot kan virkelig hjelpe med å effektivisere hendelsen når det er på tide å bryte bakken.
5. Innlemme monetær informasjon gjennom hele. Mens klienten kanskje leser forslaget ditt og tar inn alle detaljer og bilder av hendelsen du ser for deg, forskyver dette tankesettet vanligvis gir når det gjelder seksjonen som snakker om penger. Du vil ikke at prosessen skal komme til et brått stopp, så unngå plutselige endringer i språket eller tonen for all virksomhet og fakta. Tittel A -seksjon “Foreslåtte kostnader” og fortsett å veilede klienten gjennom aspektene ved denne hendelsen ved å nøye artikulere kostnadene, mens pepperpriser gjennom hele forslaget. Hjelp kunden din til å se forslaget ditt som en serie trinn, hver med forskjellige tjenester og relaterte kostnader. Gi et detaljert sammendrag som viser prisen for hver vare og dens formål, slik at klienten kan se for seg hendelsen og forstå de tilhørende kostnadene.

Et siste ord

Den siste delen av forslaget ditt er en takk for deres vurdering. Gi kontaktinformasjon-inkludert nettstedet ditt, e-postadressen og telefonnummeret-så at potensielle kunder kan komme i kontakt med deg med spørsmål eller, enda bedre, for å ansette deg for jobben.