Hvordan skrive ansattes ytelsesbrev av irettesettelse

Brev av irettesettelse er brev skrevet av lederen for å gi en offisiell uttalelse om et resultatproblem som en ansatt må forbedre. Reprimands bokstaver er ofte et skritt i den formelle disiplinære handlingsprosessen som kan føre til ytterligere disiplinærbehandling for den ansatte frem til og inkludert ansettelsesoppsigelse hvis den ansatte ikke klarer å forbedre.

Reprimandbrev er en betydelig komponent i dokumentasjonen av et ansattes resultatproblem for arbeidstakeren og arbeidsgiveren. Skriftlige irettesettelsesbrev angir tydelig og spesifikt ytelsen som må forbedre seg og konsekvensene hvis ytelsen ikke forbedres.

Disse formelle forretningsbrevene følger vanligvis etter noen forsøk på verbal coaching av en veileder. Imidlertid kommer de ofte før en verbal korreksjon til den ansattes kalte en verbal advarsel eller formell verbal advarsel. Alle trinn skal fokusere på ytelsesproblemet eller relaterte ytelsesproblemer.

Komponenter av irettesettelsesbrev

Effektive brev av irettesettelse har flere komponenter til felles. De bør ha en klar uttalelse om problemet eller resultatproblemet som den ansatte må forbedre. Brevet kan oppregne flere eksempler på måter den ansatte kan endre ytelsen til å overholde resultatforventningene. Å gi eksempler gir den ansatte en delt bildedelt mening rundt lederens og selskapets forventninger.

Hvis det er relevant, må du ta med en tidslinje som den ansattes ytelse må forbedre seg. Denne referansen kan være i form av forfallsdato eller sluttdato da lederen vil evaluere ansattes ytelse på nytt.

Forklar hvordan ikke-ytelsen påvirker ikke bare de ansatte, men arbeidsplassen og organisasjonens suksess. Reprimand -brevet skal også gi en klar uttalelse om konsekvensene en ansatt kan forvente hvis ytelsen deres ikke klarer å forbedre seg som beskrevet i irettesettelsesbrevet.

Viktigheten av underskrifter

Signaturen til veilederen eller den ansattes leder er viktig når det gjelder irettesettelse. Brevet inneholder vanligvis en uttalelse om at den ansattes signatur representerer at de har mottatt brevet. Det indikerer ikke nødvendigvis at de er enige i innholdet. Du må være spesifikk i ordlyden slik at den ansatte forstår at de erkjenner mottak av brevet, ikke urett.

Gi en mulighet for ansattes svar

Du bør gi den ansatte en sjanse til å svare på problemene som ble reist i irettesettelsesbrevet. Innvendingen skal være skriftlig, datert og signert av den ansatte. Den ansatte kan være enig, uenig, uttrykke kontrasjon og så videre. Avvisninger skrevet av den ansatte er knyttet til de opprinnelige brevene til irettesettelse.

Eksempel på irettesettelsesbrev

Dette er et eksempel på et irettesettelsesbrev. Last ned bokstaven til irettesettelse (kompatibel med Google Docs og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Eksempelbrev av irettesettelse nr. 1 (tekstversjon)

Til: Jeffery Jones

Fra: George Peterson

Dato: 1. september 2018

Re: Brev av irettesettelse

Dette er et formelt irettesettelsesbrev for å varsle deg om at ytelsen din ikke oppfyller forventede bidragsnivåer. I jobben din som teknisk ekspert for kundesupport ble jobbforventningene utviklet av hele gruppen av tekniske supporteksperter og deres leder. Dette betyr at de er den aksepterte standarden for hver teknisk supporteksperts ytelse.

Du klarer ikke å utføre på følgende måter.

• Antall kunder du betjener i løpet av en uke er 30% under standarden som resten av teknisk supporteksperter møter.
• Graden av vanskeligheter med problemene du velger å svare på er 40% under standarden som resten av personalet oppnår.
• Hvor lang tid kundene bruker på telefonen med deg, overstiger resten av personalet med 25%.

Som du kan se, i de tre viktigste ytelsesmålingene for jobben din, lykkes du ikke. Veilederen din har snakket med deg flere ganger, og du fikk ekstra opplæring. Følgelig tror vi at du ikke er villig til å opptre. Dette påvirker arbeidsmengden til resten av teknologipersonellet negativt.

Vi må se en øyeblikkelig forbedring i alle tre ytelsesområder eller ytterligere disiplinærhandling frem til og inkludert ansettelsesavslutning vil skje. Vi har tro på at du kan forbedre. Vi må se øyeblikkelig forbedring.

George Peterson, veileder

Marian Demark, Human Resources Manager

Eksempelbrev av irettesettelse #2 (tekstversjon)

Til: Linda Rodriguez

Fra: Mary Wilmont

Dato: 1. september 2018

Re: Brev av irettesettelse

Hensikten med dette brevet med irettesettelse er å legge deg til varsel formelt om at ditt oppmøte påvirker din evne til å fullføre jobben din negativt til å fullføre jobben din. Mens funksjonær, unntatte ansatte ikke er pålagt å jobbe spesifikke timer, er en førti timers arbeidsuke standard og forventet.

Du har ikke klart å dukke opp for jobb minst en dag i uken siden du startet den nye jobben og jobber bare trettito timer i uken. Lederen din har informert deg om tilgjengeligheten av FMLA fri for personlige eller familiemedisinske problemer. Han har også spurt deg om du trenger overnatting, slik at du effektivt kan utføre jobben din.

Han har antydet at du besøker personalavdelingen for å diskutere disse spørsmålene og ditt oppmøte. Du har nektet alle tre mulighetene som vi tilbød for å hjelpe deg med å forbedre denne dårlige ytelsen.

Realiteten er at du ikke kan utføre jobben din på mindre enn førti timer. Du mangler frister for arbeidsoppgavene dine, og din forsinkelse påvirker arbeidet med markedsavdelingen kolleger negativt. De mangler frister som følge av at du unnlater å utføre. 

I tillegg er det uferdige arbeidet ditt når du blir tildelt dine kolleger i arbeidsmengden i overbelastning, siden de allerede har jobber som krever førti timers arbeid i uken. Dette er urettferdig, og vi tåler ikke disse negative innvirkningene på arbeidsplassen som starter nå. 

Vi må se en umiddelbar forbedring i ditt oppmøte, eller vi vil avslutte din ansettelse. Dette betyr at du må delta på jobb fem dager i uken. Hvis du ikke klarer å delta på jobb fem dager i uken, kan du ikke oppfylle målene du har vært ansatt.

Vår standard betalt tidsavgift gir deg seks betalte sykedager og to personlige permisjonsdager som du må bruke over ett år. Du må søke på feriedager i forveien.

Du har allerede brukt fire av sykedagene dine og alle dine personlige dager med dine nåværende fravær. Vi planlegger ikke å gi deg mer tid. Dette etterlater deg bare to sykedager og din betalte ferietid som du må be om på forhånd.

Hvis du har et fravær over din tilgjengelige betalte fri, vil vi avslutte ansettelsen din. Vi håper at du forstår hvor nær du er å miste jobben. Du vil ikke motta flere advarsler.

Hilsen,

Mary Wilmont, manager

Thomas Credence, Human Resources Director

Ansattes bekreftelse av mottakelse

Det er viktig å lage et papirspor av ansattes irettesettelse. Denne prosessen gir mulighet for å opprette bevis for at den ansatte fikk tilstrekkelig varsel om problemer og trinnhav for å ha råd til å avhjelpe situasjonen.

En enkel erkjennelse av mottakelse for veiledning tydeliggjør at den ansatte fikk en irettesettelse.