Hvordan du kan dra nytte av en prosjektrevisjon

Hvert prosjekt kan dra nytte av en revisjon fra tid til annen. Men ikke bekymre deg, det er ikke så skummelt som det høres ut. En prosjektrevisjon er der en upartisk person gjennomgår prosjektet ditt og gir veiledning om hva som kan gjøres annerledes for å forbedre sjansene for å lykkes. Denne artikkelen forklarer alt og tar deg gjennom hvordan du forbereder deg til en prosjektrevisjon.

Hvor formell en prosjektrevisjon er

En prosjektrevisjon er normalt en formell øvelse. Den uformelle ekvivalenten kalles normalt en fagfellevurdering. Det er her en kollega ser over prosjektet ditt og den tilhørende dokumentasjonen og gir deg tilbakemelding på hvor du bør bruke litt mer tid.

Prosjektrevisjoner er formelle ved at de vanligvis har et definert sett med spørsmål og blir utført av noen som gjør den slags ting regelmessig.

Som utfører prosjektrevisjoner

Personen som gjør prosjektrevisjonen din kan være en annen prosjektleder (sannsynligvis noen med mye erfaring med å kjøre prosjekter), men det er mer sannsynlig å være noen fra prosjektkontoret som driver revisjoner ofte.

Det kommer til å være noen som kan betrakte seg som upartisk, så det vil ikke være din linjeleder eller prosjektsponsor. Det kan til og med være et team av mennesker, avhengig av størrelsen på prosjektet.

Hvordan forberede seg på en prosjektrevisjon

Den første, og hovedtingen å bli organisert er å ha kopier av prosjektdokumentasjonen din for revisoren å gjennomgå. Hvis du har en prosjektkoordinator, kan du be dem om å samle en pakke med dokumenter (helst elektronisk). Du bør ha all informasjonen din lett tilgjengelig, men selv om du gjør det, kan dette trinnet fortsatt ta litt tid. Som et minimum, må du sørge for at du har prosjektplanen, risikotog, utstedelseslogg, budsjett og planlegging tilgjengelig for revisor.

Som trenger å være involvert

Dette avhenger av hva slags ting som revisor vil se på. Du som prosjektleder vil måtte tilbringe litt tid med dem. Forvent at teammedlemmene dine også blir kalt inn for å chatte med revisor.

Husk at jo lenger de bruker på å jobbe på revisjonsrelaterte oppgaver, jo mindre tid har de til prosjektarbeid, så du må kanskje planlegge noen aktiviteter og jobbe saktere i løpet av revisjonsperioden.

Hvor lang tid en prosjektrevisjon tar

Det er ingen fast tidsperiode for en prosjektrevisjon. På store prosjekter vil du finne at det tar mye lenger tid. På små prosjekter kan revisor gjøres i løpet av noen timer. Så snart du vet at prosjektet ditt kommer til å bli revidert, kan du spørre revisjonsteamet ditt hvor lenge de forventer at arbeidet deres tar.

Hva revisjonen ser etter

Hvis revisjonen ble kalt på grunn av en spesiell bekymring, for eksempel å ikke treffe kvalitetsmål, kan du forvente at det skal undersøke det området dypt. En rutinemessig revisjon vil se bredt på de forskjellige områdene for prosjektledelse og leveransene som prosjektet jobber med. Det vil dekke tid, kostnad og kvalitet på prosjektet ditt, og interessentengasjement.

Målet med tilsynet er å finne ut om prosjektet kommer til å oppfylle sine mål eller ikke. Hvis revisor føler at basert på nåværende ytelse vil prosjektet ikke treffe disse målene, vil han eller hun fremføre anbefalinger for handling.

Anbefalinger avhenger av hva som er funnet

Anbefalingene i revisors rapport vil avhenge av hva de har funnet. Forvent at de skal være positive og formulert på en måte som skal tillate deg å adoptere dem enkelt. De skal være praktiske.

På det ene ekstreme kan revisor anbefale at prosjektet ditt er stengt, selv om dette bare ville skje hvis de følte at det ikke var noen sjanse for at noe prosjektarbeid fra dette punktet fremover ville levere noen form for verdi for organisasjonen.

Se på prosjektrevisjonen din som en positiv opplevelse. Det skal gi deg tidlig advarsel om tegn på at prosjektet ditt er i trøbbel, og det er en mulighet til å jobbe med en erfaren prosjektprofesjonell. Implementering av anbefalingene bør gjøre deg, teamet ditt og prosjektet ditt mer vellykket, og det kan bare være en god ting.