Viktigheten av cateringtall

Tall betyr noe når du driver en vellykket cateringvirksomhet. Hvis du er ny på planleggingsplanlegging, kan denne erkjennelsen komme som en overraskelse for deg, men faktum er at tallene driver med cateringverdenen tungt.

Gjestetall, porsjonsstørrelser og leveringsdato all faktor i lønnsomheten til matservering, og til og med små antall endringer kan utgjøre en stor forskjell når det gjelder servering av middag til hundrevis av gjester.

På grunn av alt dette trenger møteplanleggere et godt grep om cateringtall for å sikre matkvalitet og unngå straffeavgift.

Estimert telling

Det er antall gjester du opprinnelig bygger begivenhetsprognosene dine rundt. Det er ingen reell forpliktelse med den estimerte tellingen, da det er mer et "arbeidsnummer" som brukes til å estimere kostnader og bemanningsbehov. Disse tallene vil også drive valg av sted og kanskje servicestilen du velger.

Forventet telling

Det forventede antallet sendes inn to eller tre uker i forkant av en begivenhet. Det representerer et mer nøyaktig antall forventede gjester, og det er knyttet kontraktuelt til den endelige tellingen.

Hver cateringoperasjon har retningslinjer for forventede tellinger, men generelt sett bør den ikke avvike med mer enn 15% av den endelige tellingen.

Endelig telling eller garantert telling

Det endelige antallet er antall gjestemåltider du betaler. Det representerer også antall stedsinnstillinger og størrelsen på cateringteamet for rommet.

Eventuelle endringer i dette nummeret etter forfallsdato kan pådra seg straffer eller sene gebyrer. Dermed er det viktig at planleggeren setter en RSVP -dato som faller før garantifristen.

Slipp prosentandel

Det er to vinkler som slipper prosenter. Den første beregnes ved å catering for å se hvor mye av den endelige tellingen din som har falt fra forventet telling. Hvis prosentandelen er for stor (over 20%), kan det utstedes et straffeavgift for å dekke utgifter relatert til bemanning og forsyningsordrer.

Planleggere bruker slippsprosenter for å estimere hvor mange "ingen-show" å forvente. En slippsrate på 2% er omtrent gjennomsnittet for betalte eller billetterte arrangementer. Det gjennomsnittet kan klatre til over 5% for hendelser som er gratis. Som du kan forestille deg, er det mer sannsynlig at deltakere viser når de har investert i et arrangement.

Måltidskort

Noen planleggere tilbyr mer enn en hovedrett på formelle måltider, og dette skaper et annet beregningskrav. Hotell og bankettsentre vil ikke sitte fast og gjette hvor mange gjester som vil velge biff eller kylling, så det er opp til planleggerne å få nøyaktige tellinger av hvert valg gjennom RSVP -systemet.

På arrangementsdagen skal hver deltaker få et farget måltidskort de kan plassere på bordet, så servere vet automatisk hvilken rett de bestilte.

Drikk billetter

Arrangementsplanleggere kan bruke drikkebilletter for å kontrollere kostnadene ved å drive en åpen bar. Det oppnås ved å gi hver gjest en eller to drikkebilletter ved registrering. Bartenderen vil godta billettene i bytte mot en drink. Gjester som velger å drikke utover billettgodtgjørelsen, kan betale kontanter.

En ting å merke seg om drikkebilletter er at spillestedet vil belaste deg den høyeste priset drinken per billett. Av denne grunn er det fornuftig å bruke dette systemet med en øl- og vin- eller husbar siden valgene vil bli priset nærmere sammen.

Arbeid med systemet

Til syvende og sist er det opp til hendelsesplanleggeren å gi nøyaktige tellinger til cateringavdelingen. De planleggerne som ignorerer retningslinjene og tidsfrister utstedt av leverandørene sine, kan ende opp med å betale mer enn de burde i form av straffer og andre gebyrer.

Den beste måten å unngå dette på er å lese gjennom cateringpolitikken før du planlegger arrangementet. Etter dette vil en enkel regel hjelpe deg med å velge de mest passende datoer og kostnader for å overføre gjestene.