Ledelsestips når du bygger et hendelsesbudsjett

Balansering av et hendelsesbudsjett er en av de største utfordringene planleggerne står overfor, og roten til de fleste pengeproblemer kan spores tilbake til de første diskusjonsstadiene. Det er alltid best å begynne å designe en begivenhet rundt mengden økonomiske ressurser som er tilgjengelige og ikke omvendt. Å bruke bare noen få minutter på å gå gjennom et budsjett vil ikke bare spare deg for penger eller bedre tildele det, men det vil spare god tid ved å eliminere dyre variabler.

Konturutgifter for hendelsesplanlegging

Utgifter kan komme fra et bredt utvalg av kilder når du tenker på alle komponentene som er involvert i å iscenesette en funksjon. De mest åpenbare er catering- og spillutgifter, men listen vokser bare derfra. Saken er, med utsikt over en utgiftskategori kan ha en katastrofal innvirkning på utgiftene til per person. 

Spørsmål om kundene dine

Som hendelsesplanlegger er din rolle å gi eksperthjelp både koordinering og økonomisk styring av arrangementet. Husk at kundene dine drømmer om perfeksjon, og dette kan lett skye deres vurdering av hva som er finanspolitisk mulig. Tiden for å bygge bro mellom budsjettet og forventningene er helt fra begynnelsen. Ofte er det så enkelt som å stille de riktige spørsmålene og utarbeide et budsjett under ditt første møte.

Bygg et grunnleggende arrangementsbudsjett

Når du har en visjon om hendelsen og et estimat på hvor mye penger du må jobbe med, er det endelig på tide å strukturere budsjettet. Et viktig skritt her er å fortelle kundene dine at hendelsesbudsjetter er "arbeidsutkast" som sannsynligvis vil endre seg etter hvert som flere detaljer kommer inn. Husk at svært få kunder har erfaring med kostnadene og gebyrene forbundet med deltakelsessvingninger, så det er best å bygge i en buffersone på 10% for å unngå å gå tom for midler. 

Beregn avgifter for hendelsesplanlegger

Selvfølgelig må du innlemme planleggingsgebyrene dine i budsjettet, og dette kan være et berørt emne for noen. Arrangementsplanleggere har flere måter å ta betalt for sine tjenester på, alt fra rette gebyrer til prosentvis provisjoner. Til slutt handler det om å finne et medium begge sider kan bli enige om. Forsikre deg om at gebyrstrukturen din er dokumentert i en kontrakt, og inkluder den som en utgift i alle utkast til budsjettet.

Trim hendelseskostnader

Sjelden vil du jobbe med en begivenhet som har et ubegrenset budsjett. Mer enn sannsynlig vil du nå et punkt i planleggingsprosessen der beslutninger om kuttekostnader må tas. Det er her en erfaren hendelsesplanlegger virkelig kan skinne i å hjelpe sine kunder. Målet er å identifisere hvilke alternativer som har størst inntrykk på gjestene. Skulle du for eksempel bruke mindre på midtstykker for å bevare gourmetdesserten? I noen tilfeller kan en planlegger gå gjennom utgiftene og reforhandle eller kutte ned i områder der gjestene aldri vil legge merke til. 

Kontroller lyd- og visuelle utgifter

Belysning og lydutstyr har stor innvirkning på presentasjonen av arrangementet ditt, men det har også en tendens til å ha stor innvirkning på budsjettet. Når du tegner på andre AV -utgifter som projektorer, internettilgang og videotjenester, tar det ikke lang tid før denne kategorien blir et av de største tallene på budsjettet. 

Finn rimelige markedsføringsalternativer online

Markedsføring er en annen utgift som kan vokse eksponentielt hvis du ikke får resultater med en gang. Fangsten er selvfølgelig at med mindre du markedsfører det, vil det ikke være nok deltakere til å støtte kostnadene ved arrangementet. Dette er grunnen til at det er fornuftig å bruke så mange gratis eller rimelige alternativer for å spre det første ordet om en kommende anledning.