Måling av kjøpsytelse for å optimalisere forsyningskjeder

Å måle innkjøpsresultater er viktig, ettersom innkjøpsavdelingen spiller en stadig viktigere rolle i forsyningskjeden under en økonomisk nedtur.

En reduksjon i kostnadene for råstoff og tjenester kan tillate selskaper å konkurrere med prisen på sine ferdige varer for å vinne virksomhet. Et åpenbart resultatmål på suksessen til enhver innkjøpsavdeling er mengden penger som er spart av selskapet. Imidlertid er det en rekke resultatmålinger som bedrifter kan bruke når de måler kjøpsytelse.  

Innkjøpseffektivitet

Administrasjonskostnader er grunnlaget for å måle kjøpseffektivitet. Denne ytelsesmålingen er ikke relatert til antall kjøpte varer som avdelingen har anskaffet. Målingen angår hvor godt innkjøpsavdelingen utfører i aktivitetene de forventes å utføre mot budsjettet som er på plass for avdelingen.

Hvis kjøpskostnadene er innenfor budsjettet, vil effektiviteten til innkjøpsavdelingen overgå forventningene. Hvis avdelingen bruker midler utover budsjettet, er ikke kjøpsfunksjonen effektiv.

Kjøpe effektivitet

Prisen som innkjøpsavdelingen betalte for en vare er ikke nødvendigvis en god måling av kjøpsytelsen.

Prisen på en vare kan svinge på grunn av markedsforhold, tilgjengeligheten og annet etterspørselspress. Derfor kan det hende at kjøpsavdelingen ikke kan kontrollere prisen. En populær metode for å vurdere kjøpseffektivitet er å gjennomgå varelagerets omsetningsgrad. Forholdet måler antall ganger, i gjennomsnitt at varelageret brukes, eller dreid i perioden.

Forholdet som ble brukt for å måle likviditeten til varelageret. Dette er imidlertid ikke alltid et stort mål for kjøpseffektivitet ettersom sesongmessige krav til å ha varer på lager kan gjøre denne målingen unøyaktig.

Innkjøpsfunksjonalitet

Innkjøpsytelse kan måles mot funksjonelle krav i kjøpsfunksjonen.

Avdelingenes primære funksjon er å gi riktig vare på ønsket tid til lavest mulig kostnad. Resultatmåling kan ta hensyn til disse elementene, men den tar ikke hensyn til faktorer som kan ha sammenheng med leverandørstabilitet, materialkvalitetsproblemer og leverandørrabatter.

Ytelsesmålinger

Ytelsen til kjøpsfunksjonen kan måles ved hjelp av en rekke målinger. Et selskap kan bestemme hvilken av disse målingene av effektiviteten som er relevante for utførelsen av deres innkjøpsavdeling. Målingene kan omfatte:

Kostnadsbesparende

Hvis innkjøpsavdelingen anskaffer en vare til en lavere pris enn de gjorde tidligere, er det en kostnadsbesparende. Dette kan oppstå når en ny leverandør blir funnet, en rimeligere erstatningsartikkel brukes, en ny kontrakt er signert med leverandøren, en billigere transportmetode er funnet, eller kjøpsavdelingen har forhandlet frem en lavere pris med den eksisterende leverandøren.

Økt kvalitet

Når en vare har forbedret kvaliteten enten ved å bruke en annen leverandør eller ved å forhandle med den eksisterende leverandøren, vil forbedringen gjenspeiles i en reduksjon av avfalls- eller produksjonsressurser.

Kjøp av forbedringer

Effektivitet i metodene som brukes i innkjøpsavdelingen vil øke effektiviteten. Disse kan omfatte introduksjon av EDI, e-anskaffelsessystemer, leverandørstyrt varebeholdning og betale på kvitteringsprosesser.

Transportforbedringer

Når en innkjøpsavdeling forhandler med en transportør eller antall transportører for å redusere kostnadene for å transportere varer fra leverandøren til produksjonsanleggene, vil enhetskostnadene for varen reduseres. Denne kostnadsbesparelsen kan brukes som en måling av effektiviteten.

Innkjøpsytelse

En rekke studier er utført på kjøpsytelse, og resultatene har bemerket at det ikke er noen metode som vil dekke hver kjøpsavdeling. Imidlertid er det en rekke viktige tiltak som viser seg å være vanlige for å evaluere ytelsen. Nemlig kostnadsbesparende, leverandørkvalitet, leveringsmålinger, pris effektivitet og lagerstrømning.  

Selv om disse viktige tiltakene er vanlige, er vekten som er lagt på disse tiltakene på ingen måte ensartet og vil variere mellom bransjer og bedrifter. I tillegg vil viktigheten av disse tiltakene for den generelle effektiviteten til en innkjøpsavdeling endres over tid og må derfor vurderes og modifiseres med jevne mellomrom.