Måling av verdien av hendelser og møter

Det er ikke nok å planlegge og utføre et flott forretningsarrangement eller møte. Forretningsarrangementer blir hyppigst sett på som en investering for et gitt formål, og på grunn av dette bør hendelsesplanleggere forstå hvordan de skal måle verdien av programmene sine.

Hendelsesmåling for avkastning på investeringen (ROI) eller Return on Mål (ROO) kan være et nytt territorium for noen planleggere, men det er den typen innsats som vil bidra til å utvide deres engasjement og generelle bidrag til en organisasjon, forklarer Tony Lorenz, grunnlegger av Headsail , et strategisk og hendelsesbyrå som fokuserer på erfaringsmarkedsføringstjenester.

Strategisk hendelsesmålingstaktikk

Lorenz forklarer at møte ROI kan sees på to forskjellige nivåer: organisering og deltaker. ROI på organisasjonsnivå finner du ved å samle alle kostnader og sammenligne dem med en verdi som er estimert av organisasjonen. ROI på deltakernivå kan måles på individnivå og estimerer verdien per deltakerbasis.

Lorenz råder klienter til å følge en strategisk prosess for å måle ROI:

Oppdagelse: Oppdagelse bør skje tidlig i prosessen, slik at planleggere kan involvere sentrale interessenter for å til slutt definere møteinnhold, foredragsholdere osv. Planleggere bør involvere viktige interessenter som kan definere strategiske mål for både organisasjonen som er vert for arrangementet og møtedeltakerne. Det kan oppnås ved å be dem om å fullføre seks til åtte åpne spørsmål.

Pre-eventundersøkelse: Dette er tiden da møtet eller hendelsesplanleggeren kan definere noen kvantifiserbare tiltak for ROI og ROO. De bør kartlegge et bredt utvalg av inviterte til å identifisere problemene, bekymringene og behovene sine på flere nivåer, noe som vil hjelpe planleggeren med å definere måling av benchmarks for å møte deltakere.

Forhånds-Core-7 baseline. Dette trinnet gir mål for møtet deltakerens psykologiske og atferdsmessige oppfatninger om elementene som er identifisert under oppdagelsen.

1. Kunnskap/forståelse (“Jeg vet”)
2. Meninger/oppfatninger/tro (“Jeg er enig”)
3. Følelser/holdninger (“Jeg vil”)
4. Evner/ferdigheter (“Jeg kan”)
5. Intensjoner/engasjement (“Jeg vil”)
6. Atferd (“Jeg gjør”)
7. Forretningsresultater/påvirkninger - ROI (“Jeg leverer verdi”)

Møtedesign: Med en forståelse av interessenters mål og deltakers oppfatninger, kan planleggere nå definere sentrale mål for selve møtet og hvordan disse meldingene vil bli presentert.

Undersøkelsesundersøkelse/benchmarks: Etter arrangementet er det viktig å måle hvor godt programmet leverte på de benchmarks som ble definert basert på resultatene fra oppdagelsen og undersøkelsen før arrangementet. Forfølgte programmet i endringer i holdninger, oppfatninger, tro osv.? Vil deltakerne handle på disse endringene?

Oppfølging av virksomhetens innvirkning: Strategisk måling krever fokus på langsiktig innvirkning på å møte deltakeratferd. Dette er også et godt tidspunkt å bestemme den økonomiske og ikke-økonomiske virkningen av programmet.

Forslag for å optimalisere møtemålingsprosessen

Lorenz tilbyr seks retningslinjer for å hjelpe til med å møte planleggere med å måle verdien av hendelsene sine:

• Bruk prosess/post-møtekontrollprosess
• Mål psykologiske, atferdsmessige og økonomiske dimensjoner
• Bruk ROI -måling for store, viktige møter
• Måle og spore resultater fra år til år
• Etablere faglige standarder og ansatte ferdigheter
• Forbedre over tid

Forslag til måling av mindre hendelser

For å være sikker, vil et formelt måleprogram for et individuelt program være nyttig for store, dyre hendelser. Men hva med resten av forretningsbegivenhetene som er planlagt gjennom året?

Lorenz antyder at organisasjoner identifiserer fem eller seks referansepørsmål som er avgjørende for organisasjonen. Mål deretter de forskjellige hendelsene for å avgjøre om de gjorde en psykologisk, atferdsmessig eller økonomisk innvirkning. Deretter samle resultatene.

For eksempel, hvis en organisasjon holder 30 lignende hendelser gjennom året i forskjellige markeder med lignende benchmarks, kan dette absolutt gi kvalitative og kvantitative tiltak.

"Isoler suksessen og bygg tiltak derfra," råder Lorenz.