Møteplanlegging - Organisering av stevner og konferanser

01 av 15

Tips: Innarbeide nye nye teknologier i hendelser

MPI WEC -deltakere gikk gjennom en tåkeskjerm av MPI -logoen for åpningsmottak MPI WEC 2008 deltakere gikk gjennom en tåkeskjerm av MPI -logoen da de først ankom MPI WEC 2008 velkomstmottaket på Cæsars Las Vegas. Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

Arrangementsplanleggingstips bak arrangementet på MPI WEC 2008

Møte- og begivenhetsplanleggere søker alltid etter nye tips om planlegging av arrangementer, enten det er å bruke til deres neste møte eller bare vite hva andre gjør, slik at de kan validere noen av sine tilnærminger.

Det er fordi møte- og begivenhetsplanleggere organiserer mange møter, og den årlige konferansen eller kongressen er et utmerket program som også krever mange møteplanleggingsideer.

Med dette i bakhodet virker det som passende å gjennomgå noen av møteplanleggingene og tipsene om planlegging av arrangementer som brukes av et av yrkes ledende foreninger: Meeting Professionals International (MPI) organiserer mange stevner gjennom året. Følgende tips om planlegging av arrangementer er basert på MPI World Education Congress som ble holdt i Las Vegas, august 2008.

Når du planlegger en stevne, vurderer møteplanleggere hvordan du kan innlemme en rekke nye nye teknologier for programmet. MPI brukte en tåkeskjerm.

De forestilte mulighetene for tåkeskjermteknologi, en ny ny teknologi, inkluderer projeksjon av bedriftslogoer, meldinger og andre bilder. Arrangement og møteplanleggere bør vite om fremtidige teknologier og hvordan/når du skal bruke dem i forskjellige programmer.

Som en del av MPI WEC, 2008 åpningsmottak sponset av møter av Harrahs på Cæsars palass, Las Vegas, gikk deltakerne gjennom en tåkeskjerm av MPI -logoen da de kom inn i åpningscocktailmottakelsen. Cæsars palassets mål var å vise frem hvordan de kan endre miljøet i et statisk rom, forklarte Reina Herschdorfer, administrerende direktør for catering/konvensjoner og arrangementer for Cæsars palass.

Tåkeskjermteknologi er en ny teknologi som er tørr, så deltakere og gjest vil ikke gå gjennom tåken og bli våt.

02 av 15

Tips: sjekkliste for hendelsesplanlegging for å inkludere møter før arrangementet av alle parter

Caesars utøvende kokk holder et kokkemøte før åpningsmottaket for MPI WEC 2008 åpningsmottaket, holdt utøvende kokk et møte med arrangementskokker for å gå over sine roller og ansvar 3 timer før arrangementet. (c) 2008 Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Steders sjekkliste for arrangementplanlegging for å sikre glatte aktiviteter for spesielle arrangementer og møter før utførelsen av et program.

Som en del av hendelsesplanleggingssjekklisten, har hendelses- og møteplanleggere en endelig gjennomgangs- eller pre-konferanse ("pre-con") møte med konferanseledere, inkludert cateringtjenester. Det er en tid hvor hendelsesplanleggere vil se produksjonen og oppsett, mat og drikke, og komme med forespørsler om endringer før arrangementet.

Lokalet i seg selv holder også møter med sine ansatte og enkeltpersoner som er ansvarlige for utførelsen av arrangementet. Executive Chef i Ceasar's Palace, Las Vegas, holdt sitt møte med kokker som var ansvarlige for Catering Services -aktivitetene på MPI WEC 2008 åpningsmottakelse.

Fire stasjoner ble satt opp for å servere seks forskjellige varme gjenstander, og en isskulptur som serverer bar ble satt opp for å servere syv forskjellige typer sushi.

03 av 15

Tips: Convention Cocktail -mottakelser skal wow sansene

Caesars palass forvandler plass med bilder, musikk, mat og naturlige elementer av Harrahs vert for MPI WEC 2008 åpningsmottaket på Cæsars Las Vegas. Kveldens tema var "Be", og det viste frem deres evne til å transformere et statisk rom gjennom teknologi, bilder, musikk, glass, stål, naturlige materialer og mat. Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

Det er viktig for hendelsesplanleggere å lage spesielle arrangementer - inkludert cocktail -mottakelser - som inkluderer elementer som engasjerer de fem sansene.

Cocktail -mottakelsen på Cæsars palass, Las Vegas, forvandlet en ballsal til et rom som ble forandret seg gjennom kvelden. Med et budsjett på 2 millioner dollar jobbet planleggere på Cæsars og møter av Harrahs, Las Vegas, med produksjon, design, cateringeksperter og andre for å demonstrere deres evne til å endre ethvert miljø.

"Vi hadde 180 minutter med bilder og musikk som endret seg hvert tredje eller fjerde minutt," sa Reina Herschdorfer, administrerende direktør for catering/stevner og arrangementer for Cæsars palass. Hun gjorde også elementene i rommet interaktivt med det visuelle på skjermen. Da rosenblader var på skjermen, fylte rosenblader også rommet. Det var også tilfelle med bruk av andre spesielle hendelseselementer, for eksempel bobler. Det forsterket ideen om hvordan naturen og det abstrakte fungerer sammen for å skape en psykedelisk effekt (et av Herschdorfers mål).

Herschdorfer la også vekt på Cæsars intensjon om å vise frem mat som et arrangementselement. "Mat er kunst. Det handler om kokkene og skjønnheten i maten, "la hun til.

04 av 15

Tips: Få deltakere og gjester til å føle seg unike og spesielle ved ankomst

Personalet ved Mandalay Bay opprettet en røde løperlinje for å hilse på MPI -deltakere MPI WEC 2008 Deltakere ble ønsket velkommen av mer enn 200 ansatte i Mandalay Bay da de gikk seg inn i konferansesenteret og mot åpningskonferansesesjonen. Med tillatelse fra Mandalay Bay, Las Vegas

En rød teppelinje er en flott måte å få deltakerne til å føle seg unike og spesielle når de ankommer for møter og andre spesielle arrangementer.

En rød teppelinje ble opprettet av ledelsen og personalet i Mandalay Bay, Las Vegas, for å ønske deltakere velkommen da de nærmet seg åpningsgeneraløkten.

Det var tydelig at den timelange jubeløkten ble verdsatt av deltakerne. Og å skape et element som behagelig overrasker hendelsesplanleggere er en uttalelse i seg selv.

Å lage en rød teppelinje er enklere enn de fleste tror kanskje. Det er ganske enkelt å ha nok individer som er tilknyttet arrangementet til å være tilgjengelige i løpet av tiden når gjestene ankommer. Mandalay Bay satte ganske enkelt samtalen til forskjellige avdelinger via e -post, og personalet var glade for å delta.

05 av 15

Tips: Organisasjonsledere satte scenen for å møte agenda ved å åpne kommentarer

MPIs Bruce Macmillan skisserte fremtiden for møter på MPI WEC 2008 Bruce Macmillan, president og administrerende direktør i MPI, åpnet MPI WEC 2008 -konferansen, temaet "Din fremtid viser."". (c) 2008 Rob Hard / Rh Communications, Inc.

For å starte av stevner, forventes det at ledere leverer en melding om arrangementets møteagenda under åpningsanmerkninger under den første generelle sesjonen.

Når du etablerer møteagendaen for en kongress eller en konferanse, må du møte planleggere å bruke åpningsgeneraløkten for å få ledere til å forsterke målene og nøkkelmeldingene i programmet.

For MPI WEC 2008 holdt i Mandalay Bay, Las Vegas, i august 2008, fremhevet MacMillan kongressens vektlegging av profesjonell kunnskap, bruk av teknologi for å berike møter (ikke erstatte den), og hans syn på at bransjens fremtid vil fortsette å vokse.

Det er viktig å sørge for at meldingen passer for de som deltar på arrangementet, og at den er målrettet mot interessene til de som deltar - inkludert hvor de bor. Mer enn 4500 deltok på MPI WEC, det største oppmøtet i MPIs historie. Macmillan refererte til MPIs globale initiativer og ga eksempler på globale trender.

06 av 15

Tips: Styreledere bør fremheve prestasjoner i åpningsøkter

MPI 2007-2008 styreleder Angie Pfeiffer fremhever MPIs strategiske imperativer MPI 2007-2008 Styreleder Angie Pfeiffer adresserer MPI WEC 2008 deltakere når hun stenger sitt lederskap for foreningen. Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

For årlige konvensjoner og kongresser er det viktig å få styreledere til å fremheve tidligere prestasjoner og mål.

Organisasjonsledelse forventes å fremheve tidligere prestasjoner når de setter scenen for året fremover. Angie Pfieffer, 2007-2008 styreleder for MPI, fremhevet strategiske imperativer som ble opprettet for MPI i løpet av hennes periode.

MPI omdefinerte sine strategiske imperativer for møterindustrien i løpet av året før, og Pfeiffer fremhevet følgende:

• Utvikle seg til et globalt samfunn
• Reimagine forretningsforhold til kapitler
• Løft medlemssamtalen og opplevelsen
• Bygg en flott organisasjon

Ved å presentere organisasjonens prestasjoner, gir det medlemmer og andre interesserte en mulighet til å forstå sentrale initiativer og mål. Det er relevant i alle bransjer og møter.

07 av 15

Tips: Innarbeide elementer av bedriftsunderholdning i konferansens agenda

MPI ansatt Nathan Burton for å underholde deltakere og introdusere Larry Luteran New MPI 2008-2009-styreleder Larry Luteran ble magisk introdusert for MPI WEC 2008-deltakere av Las Vegas Magician Nathan Burton. Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

Det er viktig for å møte planleggere å innlemme bedriftsunderholdning i stevne -agendaen - dette hjelper til med å bryte opp formelle presentasjoner.

Når du planlegger en stevne, er det viktig å innlemme elementer i lokalsamfunnet i temaet når det er mulig. Fordi kongressen var i Las Vegas, hadde arrangører bak MPI WEC 2008 et komplett spekter av alternativer.

Åpningsgeneraløkten var planlagt i to timer, så for å bidra til å bryte opp formaliteten til presentasjoner, ble lokale temaer og underholdning innlemmet i dagsordenen.

Las Vegas-tryllekunstner Nathan Burton underholdt deltakerne og avsluttet bedriftsunderholdningen ved å ha 2008-2009-styreleder Larry Luteran magisk vises foran publikum for sin presentasjon.

08 av 15

Tips: Åpning av generelle økter bør la deltakerne være energisk

MPI WEC 2008 ansatt Drum Cafe for å begeistre deltakere for Congress Drum Cafe underholdt deltakere på MPI WEC 2008 Opening General Session (stenging Act). Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

En effektiv generell åpningsøkt bør omfatte en rekke foredragsholdere og underholdning for å holde oppmerksomheten til deltakerne, spesielt for lengre økter.

Avslutningsanmerkninger for åpningsgeneraløkten ble fulgt av en forestilling av Drum Cafe, kjent for å tilby teambuilding og interaktiv trommesultater.

Drum Cafe bruker afrikanske trommer og perkusjon for å gi publikum energi. Og selv om MPI innlemmet ytelsen, innlemmer noen hendelsesplanleggere denne typen ytelser som en praktisk opplevelse for grupper (gir deltakerne trommer).

Drum Cafe opptrådte i mer enn en time, mens noen mennesker ble værende for å lytte og andre hørte energien fra det generelle sesjonsrommet da de passerte dørene gjennom hovedgangen.

09 av 15

Tips: Hver stevne inneholder en Expo med messeboder

MPI WEC 2008 Incorporated en utstilling med nesten 600 utstillere MPI WEC 2008 -utstilling. Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

Nesten hver kongress eller stevne inneholder et messe eller utstillingshall som en del av agendaen.

Expo gir en mulighet for bransjelyper og sponsorer til å møte konferansedeltakere.

Tradisjonelle utstillinger kan sees mer som en "markedsplass", hvis konferanser og konferanser begrenser timene når en utstillingshall er åpen - og unngå å planlegge utdanningsøkter i løpet av denne tiden - slik at utstillere kan maksimere tiden sin med viktige deltagere.

En Expo vil bidra til å underskrive kostnadene for den samlede konvensjonen og gi driftsinntekter for foreningsarrangører.

10 av 15

Tips: Bestem fagutviklingsemner etter ferdighet og publikumsnivå

MPI WEC 2008 Strukturerte breakout-økter med 13 ferdigheter og 3 nivåer Andrea "Sid" Curtis, kunstdirektør for Freeman AV Services, co-presentert med Bob Walker, visepresident for Creative Services, AVW-Telav, Inc., om effektiv bruk av naturskjønn design, belysning og lyd for å forbedre møteopplevelsen på MPI WEC 2008. Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

Konferansearrangører bestemmer seminaremner for fagutvikling som vurderer deltakernes ferdighetsnivå og utviklingsinteresser.

MPI bestemte seminaremner etter publikumsnivå, inkludert nybegynner, mellomliggende og avansert. Deretter organiserte MPI breakout -økter i 13 ferdighetsfamilier for å hjelpe deltakere med å optimalisere deres pedagogiske opplevelse:

• Analyse-prosess-beslutning
• Forretningsstyring
• Kommunikasjon
• Utdanning og innholdsutvikling
• Økonomistyring
• Mellommenneskelige forhold/forhold
• Internasjonale relasjoner
• Markedsføring
• Møteradministrasjon
• People Management
• Prosjektledelse/arbeidsplanlegging
• Strategi
• Teknologi

MPI ga deltakerne et alternativ for å planlegge økter på nettet, kategorisere økter etter ferdighetsfamilier og publikumsnivå.

11 av 15

Tips: Innsamlingsideer skal utvikle seg rundt årlige møter

MPI Foundation holder innsamlingsarrangement på House of Blues, Las Vegas mer enn 1000 deltok på "Rendezvous" -innsamlingsarrangementet på House of Blues, Las Vegas, for MPI WEC 2008. Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

Møte- og begivenhetsplanleggere bør opprette innsamlingsarrangementer som en del av en årlig konferanse eller stevne for å maksimere innsamlingsverdien.

Kanskje den beste måten å gi energi til en innsamlingsbase å holde en spesiell innsamlingsarrangement under den årlige kongressen eller konferansen. Tross alt er dette tiden da folk har temaene og spørsmålene om innsamlingsaksjonen forårsaker sinnet.

For MPI WEC 2008 inkluderte innsamlingsarrangementet en kveld med mat, drikke og live musikk på House of Blues i Mandalay Bay, Las Vegas. Arrangementet inkluderte også Detroit Metro Convention and Visitors Bureau som tittelsponsor, samt flere andre medvirkende sponsorer for å hjelpe til med å tegne kostnader.

Forhåndsbillettprisene ble satt til $ 110 (USD), og billetter på stedet var $ 125 (USD). Mer enn 1000 deltakere ble med på arrangementet - omtrent 25% av alle deltakere.

12 av 15

Tips: Business Roundtable Diskusjoner tilbyr deltakere åpne endte emner

Deltakere Lead Workshop Facilitation Process for å diskutere bransjens emner MPI WEC 2008 organiserte kafésamtaler, runde borddiskusjoner der emner og moderatorer ikke er forhåndsbestemt. Deltakere oppfordres til å være vertskap for en diskusjon basert på et generelt tema, og de interesserte kan være med på. Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

Selv om kafésamtaler kan virke nye for noen i hendelsesbransjen, kom disse forretningsrundtable diskusjonene frem fra møter i høyteknologisk bransje.

Kafésamtaler er uformelle rundbordsdiskusjoner der temaene og moderatorene ikke er forhåndsbestemt, forklarte Brooke Bode, direktør for kunnskapsstyring for MPI, Dallas. "Det lar deltakere lære av sine jevnaldrende," la Bode til.

For MPI WEC 2008 ble seks forskjellige diskusjonstemaer for rundbordet identifisert kongressdeltakere for å registrere seg og/eller lede forretningsrundebord, inkludert:

• The Green Cafe (Green Meetings)
• Strategi spot cafe (møteformater og strategiske møter)
• Cafe Futura (fremtidige trender/teknologi)
• Bridge Cafe (generasjon/kulturelle forskjeller)
• Cafe Internationale (internasjonale møter)
• Cafe Potpourri (Diverse emner)

Workshop -tilrettelegging ledes av deltakere, og tilbyr deltakere et alternativ til det vanlige formatet for møte- og seminarøkter.

13 av 15

Tips: Oppmuntre neste års stevne vert for sponsor på årets stevne

MPI WEC 2009 Host Salt Lake Convention & Visitors Bureau Sponset 2008 Lunsj 2009 MPI World Education Host City Salt Lake City Sponset en MPI WEC 2008 Lunsj og promoterte byen og programmet deres. (c) Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Når du planlegger en stevne, er den beste tiden for å sikre at deltakeroppbevaring for fremtidige konvensjoner er ved å fremme den meldingen i løpet av dette året.

Møteplanleggere forstår viktigheten av å holde deltakere og/eller organisasjonsmedlemmer som føler at tiden deres blir brukt godt ved å delta på et stevne eller kongress. Et av målene er å sørge for at deltakerne kommer tilbake for neste års stevne.

MPI WEC 2008 -arrangørene ga førsteklasses synlighet til Salt Lake City, den valgte vertsbyen for MPI WEC 2009. En sittende lunsj ble servert på den siste dagen av stevnet, sponset av Salt Lake City Convention & Visitors Bureau. Det tillot Salt Lake City -turistfunksjonærer å fremheve konkurransestyrker for deres destinasjon, samtidig som de oppfordret deltakerne til å ville oppleve neste års arrangement.

Denne typen sponsing av stevner var også verdifull for Salt Lake City fordi de var i stand til å lage en uformell tonehøyde for alle møte fagfolk som tilfeldigvis også er viktige beslutningstakere i utvalget av arenaer og destinasjoner for en rekke programmer gjennom året.

14 av 15

Tips: Lukkende nattmottakelser skal være like minneverdige som åpningsmottakelser

MPI WEC 2008 inkluderte et strandfest på Mandalay Bay Mandalay Bay Beach Party på MPI WEC 2008. Med tillatelse fra MPI og Tkatchphoto.com

Konvensjoner bør innlemme en avsluttende nattmottak, og gi deltakerne en sjanse til å nettverk og diskutere emner fra arrangementet. Velg en morsom begivenhet.

Nettverksmuligheter er like viktige som profesjonelle utdannings- og utstillingshallelementer i en stevne eller kongress. Fordi de fleste har en tendens til å hoppe over lukkende hendelser, er det viktig at den avsluttende nattmottakelsen skal forlate deltakerne til å føle seg begeistret og energisk av prosessen -- Hvis du vil at folk skal være for det.

Hendelses- og møteplanleggere bør identifisere en hendelse eller tema som er relatert til destinasjonen og plasseringen der arrangementet holdes. MPI WEC 2008 holdt sin avsluttende nattmottakelse på stranden i Mandalay Bay, Las Vegas.

MGM Mirage og Mandalay Bay sponset den avsluttende nattmottakelsen for MPI WEC 2008, sammen med House of Blues. Arrangements- og møteplanleggere bør skape muligheter til å utnytte sponsing.

15 av 15

Tips: Kreative ideer kan engasjere deltakere for konvensjoner for lanseringer av nye produkt

MGM CityCenter Vegas opprettet en Sand Castle -replika for MPI -deltakere CityCenter Las Vegas, av MGM Mirage, brukte sin sponsing av MPI WEC 2008 Closing Night Reception at Mandalay Bay for å markedsføre sitt siste prosjekt. Med tillatelse fra MGM CityCenter, Las Vegas

Nye produktlanseringer skjer hele tiden på stevner. Nøkkelen til en vellykket produktlansering er å kreativt engasjere deltakernes fantasi.

Med hundrevis av utstillere og leverandører som deltar på stevner og kongresser, bruker mange dette som en mulighet til å markedsføre en ny produktlansering eller introdusere deltakere til sine produkter og tjenester.

MGM Mirage sponset den avsluttende nattmottakelsen for MPI WEC 2008 og brukte arrangementet som en mulighet til å vise frem MGM CityCenter Vegas Project. Med et lukkende nattmottakelse rundt "Beach Party", opprettet MGM CityCenter Vegas en Sand Castle -kopi av prosjektet som planlegger å åpne i slutten av 2009.