Rydelige kvitteringer gjennomgang

Når du kjøper de pene kvitteringene Scanalizer, får du en kompakt, lett skanner, sammen med programvare for å organisere digitale bilder, en USB -kabel og lagringstilbehør.

De pene kvitteringene Scanalizer spesialiserer seg på skanning og lagring av bilder og detaljer om kvitteringer, visittkort og eventuell papirdokumentasjon opp til 8.5 tommer bred. Skann en kvittering og programvaren vil trekke transaksjonsdatoen, beløpet og omsetningsavgiften inn i programvaren, og deretter kategorisere transaksjonen. Rydde kvitteringer kan til og med indikere om kvitteringsbeløpet er refunderbart eller skattedisk fradragsberettiget.

Skannede varer er organisert i mapper med separate arrangører for kvitteringer, skatterelaterte dokumentasjon, visittkort og diverse dokumenter. Kvitteringer kan skrives ut, sendes e -post eller eksporteres til en PDF eller en rekke andre formater.

Ryke kvitteringer er for folk som ønsker å holde papirdokumentasjon digitalt organisert, redusere mengden papir du fysisk lagrer i filer (eller hauger), eller eksporter kvitteringsdata til et regneark eller økonomisk programvare som TurboTax.

01 av 07

Nyte kvitteringsprogramvare

RYDDIG

Den pene kvitteringsprogramvaren er organisert i fire seksjoner:

Kvitteringsarrangør: Mapper i denne delen skiller forretningskvitteringer fra personlig. De kan også bryte ned kjøp etter kategori. Skannede dokumenter lagres som et bilde, og programvaren trekker automatisk datoen, kjøpsbeløpet og andre detaljer.

Skattearrangør: Denne delen inneholder 116 skattekategorier som gjør det lettere å organisere kjøp og rapportere dem i skattesesongen. Brukere kan samle inntektsskattinformasjon i programvaren, eller generere skattedokumenter inkludert skjema 1040 og planlegge vedlegg. Skattedataene kan eksporteres til TurboTax, Microsoft Excel og andre filtyper.

Visittkort og kontakter: Dokumenter som er lagt inn i denne delen, skannes automatisk for kontaktinformasjon. Når den er trukket fra dokumentet, er informasjonen organisert i en kontaktfane, der den kan søkes, synkroniseres med annen programvare eller eksporteres som en fil.

Dokumenterarrangør: Denne fanger-alt-delen lar deg opprette beskrivende mapper som tilpasser organiseringsopplevelsen din. Forsikringspolicyer, ansattekontrakter og andre diverse dokumenter kan lagres her, og lett tilgjengelig gjennom søkefunksjonen.

02 av 07

Rydde kvitteringer skanner

Med tillatelse av pene kvitteringer

Den kompakte størrelsen og 10.6-ounce vekt av de pene kvitteringene Scanalizer gjør det ideelt for forretningsreisende. Skanneren er i stand til å få fullstendige skanninger av uklare eller sammenkrøllet kvitteringer. For utslitte kvitteringer kan justere bildefunksjonen bidra til å mørke tekst og forbedre lesbarheten.

Kalibrering av skanneren er rask og enkel, bare skann det medfølgende prøvepapiret med svarte markeringer. Programvaren som følger med skanneren forklarer kalibreringsprosessen med trinn-for-trinns instruksjoner, selv om det kan være litt finsky å sette opp. Når den først er satt opp, trenger du imidlertid ikke å kalibrere igjen, og alle skannerens funksjoner vil bli fullt tilgjengelig. Disse funksjonene inkluderer automatisk størrelse, auto-beskjæring og auto-rotasjon.

03 av 07

Installere og komme i gang med pene kvitteringer

Med tillatelse av pene kvitteringer

Programvarenes spørsmål vil veilede deg gjennom installasjonsprosessen. Bare følg instruksjonene og ta noen snarveier under installasjonen av pene kvitteringer for å unngå potensielle problemer senere.

Når du først kobler til de pene kvitteringsskanneren, blir du bedt om å spesifisere om du bare vil bruke skanneren til personlig bruk (organisere personlige og husholdningsutgifter, administrere skattefradragsutgifter, spare dokumenter) eller også for forretningsbruk ((også ( organisere forretningsutgifter, lage utgiftsrapporter). Du kan endre denne preferansen hvis du senere bestemmer deg for å utvide eller redusere bruken av programvaren.

Rydelige kvitteringer lar deg se en rask opplæring som forklarer den generelle bruken av programvaren, skanneren og hvordan de best fungerer med kvitteringer, skatterapporter, visittkort og dokumenter.

Opplæringen forklarer også hvordan du kalibrerer skanneren ved hjelp av kalibreringsarket. Hver kalibrering av de pene kvitteringsskanneren tar mindre enn ett minutt, selv om det noen ganger er nødvendig med flere kalibreringer. Hvis du mister kalibreringsarket som følger med skanneren, kan du skrive ut din egen.

04 av 07

Eksporterer pene kvitteringsdata til andre applikasjoner

Neatreceipts

Kvitteringer, dokumenter og data skannet til pene kvitteringer kan lagres eller eksporteres i flere formater. Formatene er optimalisert for Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money eller hvilken som helst programvare som importerer QIF, OFX og CSV -dataformater.

Eksport til PDF, HTML og Microsoft Word er enkelt, men før du eksporterer til et Excel -regneark for første gang, må du kartlegge databasefelt mellom pene kvitteringer og regnearkkolonneoverskriftene. Tilsvarende, hvis du importerer kvitteringsdataene dine fra pene kvitteringer til finansiell programvare, setter du opp kategorier i pene kvitteringer som er identiske med dine økonomiske programvarekategorier for å unngå problemer.

Eksport av OFX -data fra pene kvitteringer til Microsoft -penger er ganske rett frem, men hvis du bruker raskere, må du huske at det bare vil importere QIF -data til kontantkontoer. Du må importere QIF -transaksjonene til Quicken Cash -kontoen, og deretter flytte transaksjonene til de aktuelle Quicken -kontoen.

05 av 07

Transaksjonsdelinger i pene kvitteringer

Transaksjonsdelinger i pene kvitteringer.

Quicken, Microsoft Money og andre typer økonomisk programvare bruker delte transaksjoner for å dele en transaksjon i flere kategorier. Ryke kvitteringer deler kvitteringer i flere kategorier, men den viser ikke transaksjonsselinger på samme måte som finansiell programvare gjør i kontostyret. I stedet vises en kopi av transaksjonen for hver kategori. For eksempel kan det hende du har kjøpt hundemat, is og en rulle med bånd i en butikk, og deretter delt kvitteringen i kategorier for kjæledyr, dagligvarer og kontorrekvisita. Du vil se kvitteringen oppført tre ganger i pene kvitteringer med samme dato og leverandør, men med forskjellige kategorier og dollarbeløp.

Delte transaksjoner importerer fra pene kvitteringer til økonomisk programvare med en transaksjon per kategori tildelt i splittelsen. Det er kanskje ikke den mest visuelt praktiske måten å vise informasjonen, men det vil ikke kompromittere nøyaktigheten av økonomisk rapportering.

Hvis du bruker Quicken eller Microsoft -penger og du vil ha alle delte transaksjoner til å dele samme utseende i kontoregistrene dine, bruk tradisjonelle metoder for å legge inn transaksjoner, og eksporter kvitteringer fra pene kvitteringer til digitale bildefiler. Disse filene kan legges til transaksjoner i Quicken (2007 og senere) og Microsoft Money Plus (2008 og senere).

06 av 07

Ryke kvitteringer hjelper funksjoner

Neatreceipts

Klikk på hjelp i pene kvitteringer for å se hurtigstartguiden og pene kvitteringer hjelp. Begge disse referansene er en rask lesning, og du kan spare deg selv tid og forvirring ved å lese dem før du kommer i gang, i motsetning til å prøve å lære mens du går. Avsnitt 2 i Help PDF vil for eksempel sikre at du setter opp programvaren riktig. Lagre PDF -ene på skrivebordet ditt for enkel referanse mens du først lærer hvordan du bruker programvaren.

Andre nyttige lenker i PDF inkluderer:

• Tradisjonelle, søkbare hjelpefunksjoner
• Skanning og avbildning av feilsøking
• Eksempel på datavisning
• IRS skatteinformasjon
• Rydelige kvitteringer online teknisk og kundesupport

07 av 07

Fordeler og ulemper

Walker og Walker/Stone/Getty Images

Rydelige kvitteringer Teknisk support er et høydepunkt i produktet. Teknisk team svarer på spørsmål raskt og grundig i online supportforum, og Tech Support Chat er en flott sanntidskilde for hjelp.

Programvaren forenkler dataregistrering, noe som gjør den perfekt for forretningsreisende og selvstendig næringsdrivende som trenger kvitteringer og utgiftsdata for skatterapportering. Rydelige kvitteringer er også nyttig for hjemmebrukeren som ønsker å lagre forsikringer, kontoutskrifter, regninger og annen dokumentasjon i tillegg til kvitteringer.

Den eneste store ulempen er hvordan pene kvitteringer eksporterer delte transaksjoner, og hvordan Quicken -brukere må håndtere flere trinn for å importere data til riktig konto. Brukere kan oppleve en forsinkelse når de lanserer pene kvitteringsprogramvare, siden databasen lastes inn hver gang programvaren åpnes (i stedet for å kjøre kontinuerlig i bakgrunnen).

Noen tilleggsfunksjoner på "Lite" -versjonen av programvaren inkluderer:

• Skann og organiser automatisk flere dokumenter samtidig
• Skann til PDF, velg og kopierer redigerbar tekst fra den PDF
• Smart sortering
• Nye skattesammendragsrapporter
• Forbedret minnestyring, applikasjonsytelse, OCR og analyseringsnøyaktighet
• Konverter til redigerbar tekst

Nyte kvitteringer skannere koster $ 134.99 og oppover. Et abonnement for "Lite" -versjonen av programvaren koster $ 89.99 per år.

Kan fremdeles ikke bestemme om de skal gå med pene kvitteringer? Lær flere detaljer på nettstedet Peat Cevits eller sjekk ut mer kvitteringsskanningsprogramvare.